Трудности организации контроля

Объектом контроля становится качество производимой продукции на всех стадиях производства и реализации, денежные расчеты в банках, финансовая деятельность организаций при независимых аудиторских проверках и т. д. Эффективно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить брак в работе или другие недочеты, но и по возможности предотвратить возникновение нежелательных ситуаций.

В то же время слишком жесткий контроль может вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей.

Отметим, что внедрение наглядной системы контроля нередко вызывает со стороны работников поведение, ориентированное на контроль. Работники стремятся добиться выполнения контролируемых показателей и получить поощрения либо избежать отрицательных последствий во взаимоотношениях с руководством, отодвигая порой на второй план истинные цели, к достижению которых стремится предприятие.

Так, если контролируемым объявляется объем выпускаемой продукции, то работник может стремиться к увеличению объема производства в ущерб своевременному ремонту оборудования, проведению профилактических работ, внедрению усовершенствований, позволяющих повысить качество изделия, и т. д.

При этом работник стремится, прежде всего, продемонстрировать успешное выполнение контролируемых показателей. Такое смещение акцентов в поведении работников не всегда способствует достижению целей, стоящих перед предприятием.

Еще одним отрицательным результатом наглядного контроля может стать внесение корректив в процесс планирования необходимых затрат, потребности в финансовых ресурсах, тактических целей, достижение которых представляется задачей структурных подразделений предприятия и отдельных работников.

Объем требуемых затрат может сознательно завышаться. Менеджер, запросивший более высокую сумму, оказывается в более предпочтительном положении. То же самое мы видим и при определении целей и задач, которые поручаются структурному подразделению или отдельному работнику.

Здесь при наглядном контроле имеется тенденция со стороны исполнителей к занижению своих возможностей. Компромиссные решения и соглашения между исполнителями и руководством предприятия дают конкретные преимущества тем исполнителям, которые больше занизили свои возможности.

Поэтому опытные руководители, как правило, располагают информацией об истинных возможностях исполнителей и исходя из этого разрабатывают свои планы и формируют кадровую политику предприятия.

Поведенческие аспекты контроля

Разработаны рекомендации в области управления качеством в части его поведенческих аспектов. Приведем основные из них.

1. Установление осмысленных стандартов, воспринимаемых сотрудниками. Устанавливаемые на предприятии стандарты должны полно и объективно отражать и регламентировать деятельность работников в процессе производства. Если работники будут понимать, что это не так, то стандарты не будут должным образом выполняться и вызывать чувство неудовлетворенности у работников. Разрабатываемые стандарты должны признаваться работниками справедливыми и вызывать внутреннее чувство удовлетворения и согласия с их требованиями.

Этому может способствовать привлечение работников к участию в формировании целей деятельности организации, способов и технологий исполнения работ, в разработке стандартов предприятия. Такие действия руководства организации, как правило, приводят к большему пониманию работниками своей миссии и более четкому исполнению своих производственных обязанностей.

2. Установление двустороннего общения. При введении системы контроля целесообразно открытое обсуждение ее с работниками. Должны быть обсуждены суть вводимого контроля, что ожидается руководством фирмы от его внедрения. Работники должны иметь возможность обсудить возникшие у них проблемы в связи с внедрением системы контроля.

Такое обсуждение может оказаться взаимополезным. С одной стороны, работники будут лучше представлять назначение и особенности вводимой системы управления качеством и чувствовать себя причастными к деятельности предприятия и более заинтересованными в результатах его деятельности. С другой стороны, менеджеры, возглавляющие разработку стандартов, могут лучше представить их реальные возможности и упущения, которые при разработке стандартов были незаметны.

3. Предотвращение чрезмерного контроля. Контроль должен осуществляться лишь в тех рамках, которые необходимы для эффективной реализации планов предприятия. Чрезмерный контроль может привести к тому, что затраты труда и времени работников, направленных на проведение контрольных мероприятий либо мероприятий, в той или иной степени связанных с контролем, будут превосходить действительно необходимые затраты. Такой контроль осуществляется в ущерб эффективной деятельности предприятия.

Эффективный контроль должен быть нацелен на недопущение существенных отклонений от принятых планов. Мелочный контроль, излишние неоправданные придирки к работникам мешают созданию благоприятной трудовой обстановки, которая, как правило, положительно сказывается на результатах производственной деятельности.

Эффективно действующая система управления качеством производимой продукции и услуг — стержень современного производства. Именно она, наряду с эффективным управлением деятельностью фирмы, позволяет добиваться успеха в жесткой конкурентной борьбе, характерной сегодня для борьбы за потребителя, за удержание и завоевание новых рынков сбыта.

Следует отметить, что система управления качеством на современной фирме распространяется и на качество принимаемых стратегических решений, на всю систему стратегического управления организацией.