Анализ эффективности использования трудовых ресурсов

Основным является учетно-вычислительный контур. В нем осуществляется первичный ввод и учет той информации, на основе которой в дальнейшем осуществляются мероприятия по управлению персоналом и анализ кадровых процессов.

Контур управления кадровыми процессами представляет собой совокупность задач, которые традиционно относятся к области управления персоналом. Управление производится на уровне отдельных должностей и работников, исходя из требований к этим должностям и компетенциям работников, их занимающих.

Контур анализа кадровых процессов позволяет подняться несколько выше. Он необходим, когда нужно произвести оценку ситуации и выработать управленческие решения не на уровне отдельных должностей, а в рамках предприятия или корпорации в целом.

«БОСС-Кадровик» позволяет планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику; производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров; вести административный документооборот по персоналу и учету труда, рекрутинг персонала на вакантные должности; ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

В состав «БОСС-Кадровик» входят модули: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Табельный учет рабочего времени», «Расчет заработной платы», «Учет для пенсионного фонда РФ», «Модуль администратора», «Модуль руководителя», «Модуль настройки распределенной работы».

В целом «БОСС-Кадровик» — это открытая система, снабженная документированными средствами доступа к информационной модели, к структурам БД, к прикладному коду. Кроме этого имеются функции по поддержке управления персоналом в крупных распределенных структурах. Имеется возможность обмена информацией о кадровом составе между филиалами и подразделениями корпорации. Количество уровней обмена данными — любой, а обмен — двунаправленный. Имеется возможность интеграции системы с системой электронного документооборота «БОСС-Референт».

Таким образом, проведенный анализ автоматизированной системы «БОСС-Кадровик» позволяет сделать вывод о том, что на текущий момент работа кадровой службы в определенной степени упорядочена, и потребность в автоматизированном управлении в первом приближении удовлетворена.

Практически все доработки АС «Босс-Кадровик» были направлены на то, чтобы поддержать существующие, зачастую уже неэффективные бизнес-процессы.

Руководители подразделений, являющиеся собственниками этих процессов, не понимали радикальные отличия старой системы от новой:

— пользователи работают в единой базе данных;

— все изменения проверяются системой на корректность, обязательность заполнения, согласованность со справочниками в момент ввода данных и сохраненные изменения сразу отражаются в режиме реального времени во всех выходных формах;

— данные с первичного документа в систему вносит не оператор Главного вычислительного центра, задача которого быстро ввести и отдать первичный документ без задержек, а сам пользователь, задача которого ввести правильно.

Для решения проблем внедрения можно применить следующие меры воздействия:

1. Проект внедрения АС «Босс-Кадровик» будет курироваться руководителями вышестоящего уровня. Проблемы, сроки внедрения регулярно должны обсуждаться на координационном совете директоров предприятия. Благодаря этому неизбежность внедрения системы осознают все участники процесса.

2. Разработать и подписать регламент выполнения работ специалистами на период опытной эксплуатации АС «Босс-Кадровик», четко устанавливающий ответственное подразделение и сроки ввода той или иной информации в систему.

3. С пользователями регулярно проводить консультации по работе в системе.

4. Написать дополнительные инструкции по работе с отдельными блоками системы.

5. Разработать и внедрить программы сверки данных АС «Босс-Кадровик» с данными задачи собственной разработки для облегчения поиска и исправления ошибок ввода.

Прежде всего, руководство принимает решение о выборе той или иной системы. Опыт зарубежных предприятий показывает, что этап выбора системы является одним из самых важных, и руководство предприятия должно быть крайне заинтересовано в выборе правильного решения. Акцент ставится не только на техническое решение, но и на удобство работы в системе всех пользователей.

Кроме того, руководство принимает решение о реорганизации бизнес-процессов, мерах мотивационного воздействия на персонал. Необходимо уделить большое внимание созданию высокой степени заинтересованности сотрудников в воплощении проекта как финансовой, так и эмоциональной, причем она должна быть привязана именно к повышению результатов компании в целом. Часто полезным, с точки зрения мотивации, является разъяснение сотрудникам возможности повышения их личной квалификации.

Правильно составленный договор с компанией, занимающейся внедрением системы, поможет в последующем минимизировать проблемы, связанные с эксплуатацией самой программы. В договоре обязательно четко должны быть прописаны все работы по внедрению системы, указаны исполнители, определена трудоемкость реализации работ. Кроме того, в условиях договора желательно закрепить возможность личного присутствия представителя разработчика на предприятии в течение всего периода внедрения системы. Это позволит максимально оперативно решать возникающие вопросы и снизит эмоциональную напряженность во взаимоотношениях типа внедренец-разработчик.

Остальные 20% успеха зависят от самой системы (при ее правильном выборе) и квалификации программистов. Здесь необходимо обратить внимание на организацию обучения программистов как языкам программирования, на которых разработана внедряемая АСУП, так и методам психологического воздействия на пользователей при проведении их обучения и последующих консультаций.

Рекомендуется начать внедрение с базовой версии программы. В базовую версию уже включены основные информационные разделы и сервисы, развертывание и обучение администраторов. Внедрение базовой версии позволит получить быстрый результат и подготовить платформу для дальнейшего развития.

Система должна быть предназначена для автоматизации деятельности менеджера по персоналу компании в части исполнения следующих процессов:

Хранение всех рабочих файлов в едином хранилище с обеспечением удобного быстрого поиска и надежной системы разграничения прав доступа к файлам.

Организация канцелярского, финансово-юридического и проектного документооборота.

Создание и контроль исполнения поручений, отчетность по исполнительской дисциплине.

Создание и контроль исполнения внутренних заявок.

Обеспечение доступа сотрудников ко всей необходимой информации (информация о компании, справочники, обязательные документы, новости и т. п.).

Организация эффективного взаимодействия сотрудников подразделений и членов проектных групп через внутренние «сайты» подразделений/проектов.

Организация обратной связи от сотрудников компании.

Общими целями создания Системы являются:

Развитие единого информационно-коммуникационного пространства подразделений компании.

Оптимизация и автоматизация процессов системы документооборота.

Предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании.

Предоставление прозрачного доступа (в соответствии с предоставленными правами) к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании.

Повышение эффективности взаимодействия и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Создание единой базы знаний компании.

Обеспечение целостности, доступности и конфиденциальности информации.

Система должна обладать следующими свойствами:

Наглядным пользовательским интерфейсом, облегчающим работу с Системой.

Полным набором функциональных возможностей с учетом требований компании.

Удобными механизмами отчетности, позволяющими быстро и точно оценить результативность работы каждого сотрудника.

Многопользовательским доступом к функциональности системы.

Удобными механизмами поиска и надежной системой разграничения прав доступа.

Русскоязычным интерфейсом.

Таким образом, внедрение АС «Босс-Кадровик» в деятельность компании позволит:

— улучшить структуру нематериальных активов компании за счет обновления программного обеспечения;

— развивать данную систему в дальнейшем, для решения новых кадровых задач, так как система гибка и может адаптироваться и дополняться новыми модулями на современных программных средствах,.

— решить проблему отсутствия необходимых специалистов программистов, имеющих возможность работать в системе;

— автоматизировать информационные потоки внутри компании, что значительно увеличит скорость прохождения информации, повысит качество создаваемых баз данных за счет снижения числа ошибок;

— упростить процесс подбора персонала для работы на данном программном обеспечении.

2.

2. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий, влияние социально-экономических факторов на управление.

При определении текущей стоимости (PV) и чистой текущей стоимости (NPV) использовалась учетная ставка 10%, а при финансовом моделировании использовался период времени в 3 года. В организациях обычно используется учетная ставка от 8 до 16% в соответствии с текущими условиями.

Основные затраты, связанные с внедрением АС «Босс-Кадровик»:

1) оплата работ по внедрению;

2) оплата профессиональных услуг;

3) расходы на модернизацию серверного оборудования.

Ниже приведены исходные данные о затратах, использованные при финансовом анализе.

Затраты на оборудование Необходимое оборудование для внедрения АИС уже функционирует в компании.

Ниже приведен ориентировочный бюджет проекта на внедрение программы двумя способами: услуги сторонней организации, собственными силами.

Таблица 3.2.

Стоимость внедрения системы сторонними организациями На базе готового модуля Модуль/задача Трудозатраты, (ч) Стоимость, руб. Этап 0 Уточнение требований Уточнение и согласование технического задания, включая индивидуальный дизайн 24 4'000,00 Развертывание тестовой платформы 4 1'000,00 ИТОГО 88 5'000,00 Этап 1 Базовая версия программы Верстка дизайна 16 8000,00 + Кадровая система и сервисы:

— телефонный справочник;

— организационная структура;

— дни рождения;

— поздравления сотрудников;

— личные карточки сотрудников;

— редактор организационной структуры;

— журнал отсутствий;

— новому сотруднику;

— вакансии. 2'000,00 Интеграция с кадровой системой заказчика, если необходимо (с использованием Excel-файлов) 40 2'000,00 Документация и обучение 24 8'000,00 Тестирование, запуск в эксплуатацию 32 1000,00 ИТОГО 21 000.

Итого общая минимальная стоимость составит — 21 000 рублей.

Внедрение системы, используя собственные ресурсы Для ООО «Татненфтегазпереработка» на протяжении восьми недель будет задействован один ИТ-специалист: системный инженер. При почасовой оплате в 250 рублей для полной занятости (включая льготы) полная стоимость данного этапа составит 10 000 рублей. В эту стоимость включены трудозатраты на обновление аналогичных средств АС «Босс-Кадровик».

Таблица 3.3.

Затраты на оплату труда при внедрении АС «Босс-Кадровик».

Показатель Первоначально 1-й год 2-й год 3-й год Итого Количество задействованных сотрудников (полная занятость) 1 Почасовая ставка оплаты труда для полной занятости 250 Трудозатраты (40*1 неделю) 40 Работы по внедрению программы.

Таким образом, менее затратным является вариант внедрения системы. используя собственные ресурсы. Однако, так как суммовая разница невелика, выбирать этот вариант следует только при наличии высокой квалификации и сотрудника. который будет проводить внедрение.

В ООО «Татненфтегазпереработка» будут внедрены возможности АС «Босс-Кадровик» для документооборота и постепенно свернуты использовавшиеся ранее инструменты документооборота. Новая версия системы АС «Босс-Кадровик» была разработана таким образом, чтобы сделать такую консолидацию возможной и привлекательной с финансовой точки зрения. Для осуществления этого перехода будут задействованы собственные ИТ-специалисты, которые будут заняты выполнением различных задач, необходимых для поддержки документооборота при совместной работе всех пользователей в компании. Работа двух специалистов, в первоначальный период работающих в общей сложности 200 часов. В эти работы входит настройка системы АС «Босс-Кадровик» в соответствии со специальными организационными требованиями. Старая система документооборота будет функционировать отдельно (хотя после 1-го года в нее нельзя будет помещать новые документы).

Можно сделать вывод, что внедрение системы, используя собственных специалистов, для ООО «Татненфтегазпереработка» будет выгоднее, также IT-специалисты компании могут развивать систему на дополнительные сервисы и эффективно поддерживать ее.

Далее рассмотрим экономический эффект от внедрения системы в деятельность предприятия.

Экономия на затратах на обучение сотрудников Обычно обучение в компании по предоставлению профессиональных услуг требовало командировок в другое место, расходов на дорогу и проживание, а также времени, затрачиваемого в ущерб обычной работе и предоставлению оплачиваемых услуг клиентам. Постепенно заменяя аудиторное обучение под руководством инструктора на самостоятельное, совместное и многоплановое профессиональное совершенствование с гибким графиком обучения, компания может достичь необходимых целей в развитии, при этом снизив фактические затраты. Наконец, обучение можно будет проводить еще эффективнее, если контент, модули и курсы можно будет создавать по мере необходимости, быстро изменять и настраивать в более точном соответствии с потребностями сотрудников и компании.

В табл. 3.4 представлены расчеты, в которых предполагается, что 20% офисных сотрудников в ООО «Татненфтегазпереработка» ежегодно проходят пятидневный курс обучения вне офиса.

Таблица 3.4.

Сокращение затрат на обучение Показатель Значение Количество сотрудников на обучении 30 Средняя почасовая ставка оплаты труда, руб. 200 Количество часов 40% обучения, переведенного на самостоятельное и виртуальное обучение 50% Затраты на командировку одного сотрудника в год, руб. 3000.

Сокращение затрат на обучение за счет электронного и самостоятельного обучения, руб. 165 000.

Таким образом, экономия на затратах по данному пункту составляет 165 тыс. руб.

Повышение производительности труда сотрудников отдела кадров.

АС «Босс-Кадровик» позволяет отделу кадров легко создавать и публиковать необходимый контент, обеспечит актуальность и достоверность информации. Если предположить, что 1 сотрудник отдела по работе с персоналом сэкономит 30 минут в день в результате изменения предъявляемых к ним требований, и исходить из умеренной скорости изменения их работы при внедрении и развертывании АС «Босс-Кадровик», а также учесть возможное время, которое не удастся восполнить при работе, то за год ООО «Татненфтегазпереработка» получит прибыль 25 000 рублей, как показано в табл. 3.

5.

Таблица 3.5.

Повышение производительности труда отдела кадров Показатель Значение Количество сотрудников отдела кадров 1 Средняя почасовая ставка оплаты труда, руб. 200 Количество часов, сэкономленных за день 0,5 Количество дней 250 Соотношение потраченного и полученного времени 25% Возрастающая производительность отдела кадров, руб. 25 000.

Таким образом, планируемый годовой эффект от внедрения системы за счет роста производительности труда составит 25 тыс. руб.

Повышение результативности работы менеджеров по продажам и по работе с клиентами.

В качестве альтернативного показателя для оценки итоговой прибыли и дохода от новых возможностей для поддержки продаж и работы с клиентами (средства для совместной работы, своевременный доступ к контенту и новая информация о клиентах) можно предложить изменения — то есть чистые новые сделки — которые могут получить менеджеры по продажам и работе с клиентами, действуя согласованно. Если предположить, что каждый из 3 менеджеров по работе с клиентами может получить 22 500 руб. в виде дохода от клиента на протяжении трех кварталов в год.

Таблица 3.6.

Повышение производительности труда менеджеров по продажам и работе с клиентами (продолжение) Показатель Значение Количество менеджеров по работе с клиентами 3 Средняя почасовая ставка оплаты труда, руб. 200 Количество часов в неделю 3 Недели 50 Доля охвата 25% Производительность отдела продаж, руб. 22 500.

Из расчетов видно, что за счет внедрения новой системы и согласованности работы менеджеров компания дополнительно получит 22,5 тыс. руб. с каждого менеджера (в среднем) за год.

Итого эффект от внедрения системы составит 165+25+22,5*3= 257.

5 тыс. руб. в год.

При затратах на установку программы в размере 10 тыс. руб., чистая прибыль проекта составит 247,5 тыс. руб.

Эффективность проекта составит 247,5/10 = 24,75 руб./руб., т. е. каждый рубль затрат по проекту принесет компании 24,75 руб. дополнительной прибыли.

Следовательно, внедрение данного мероприятия не только улучшит качество работы с персоналом предприятия, но и дает значительный экономический эффект.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполненного анализа были получены следующие выводы:

1. Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами показал, что предприятие ООО «„Татненфтегазпереработка“» увеличило численность персонала в 2013 году, набольший удельный вес которых составили из рабочих, что говорит о том, что производственный потенциал ООО «„Татненфтегазпереработка“» возрос.

2. Анализ движения трудовых ресурсов показал, что в 2013 году текучесть кадров снизилась по сравнению с предыдущим годом, сократилось количество желающих уволиться по собственному желанию, возросла потребность в новых кадрах (в основном рабочей силе) в связи с наращиванием объемов производства.

3. Анализ фонда заработной платы показал, что на данном предприятии имеется перерасход средств, что говорит о нерациональности использования фонда заработной платы.

4. Анализ финансовых результатов от реализации продукции, работ и услуг показал, что прибыль предприятия и темп роста выручки возросли, что говорит о том, что предприятие использует рациональный механизм налогообложения, однако медленный рост прибыли от реализации свидетельствует об относительном повышении затрат на производство.

5. Анализ финансовой устойчивости предприятия ООО «„Татненфтегазпереработка“» показал, в связи с увеличением коэффициента общей оборачиваемости произошло ускорение кругооборота средств организации, оборотные активы используются более эффективно, повысились продажи по сравнению в предыдущим периодом, однако возросла кредиторская задолженность предприятия.

6. Для повышения эффективности работы с персоналом компании было предложено заменить имеющуюся устаревшую автоматизированную систему управления персоналом (АСУП) на новую, разработанную компанией ЗАО «Босс. Кадровые системы» АС «Босс-Кадровик».

Результатами данного проекта является.

— решение большого числа проблем, возникающих при работе с действующей системой;

— повышение производительности труда сотрудников. работающих с данной системой.

— положительный экономический эффект, как в виде экономии на затратах на обучение сотрудников, так и в виде прямого роста дохода компании за счет роста производительности труда.

Итоговый экономический эффект составит 257,5 тыс. руб. в год, затраты на внедрение системы в помощью собственных специалистов составят 10 тыс. руб. что дает чистую прибыль проекта в сумме 247,5 тыс. руб., то есть каждый рубль затрат по проекту принесет компании 24,75 руб. дополнительной прибыли.

Следовательно, внедрение данного мероприятия не только улучшит качество работы с персоналом предприятия, но и дает значительный экономический эффект.

Список литературы

Приказы и правила внутреннего трудового распорядка База данных работников ООО Бухгалтерская отчетность Ефимова О. В. Финансовый анализ. М.: «Бухгалтерский учет», 2005 г.

Ковалевой А. М. Финансы и кредит — М., 2006.

Ковалев В. В. Финансовый анализ: методы и процедуры. — М., 2005.

Макарьева В.И., Андреева Л. В. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации. — М., 2005.

Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. — М., 2007.

Генеральный директор

Бухгалтер

Главный бухгалтер

Менеджер по работе с клиентами.

Кладовщик.

Грузчик 3.

Грузчик 1.

Грузчик 2.