Контроль и мониторинг

Сущность и принципы контроля

Контроль — одна из основных функций управления. Контроль — это проверка результатов какой-либо деятельности на соответствие целям и нормам, принятым в организациях, сообществах и государствах, а также ценностям, вошедшим в индивидуальное и коллективное сознание как внутреннее убеждение, регулирующее поведение людей. В процессе контроля собирается информация о траектории движения управляемого объекта, она сопоставляется с заранее определенными параметрами, выявляются отклонения, дается их оценка и принимается решение о корректирующих воздействиях.

Контроль может включать в себя различные виды специальных проверок: состояния технологических процессов, окружающей среды, зданий и сооружений, различного рода устройств и т. п. Для контроля технических систем используются методы специальных наблюдений — определяются степени их износа, усталости металла, состояние материалов и конструкций.

В социально-экономических системах контролю подвергается деятельность отдельных людей, их профессиональных и пространственных сообществ, организаций и государств. В коммерческой организации могут контролироваться процесс продаж, поступления денежных средств, конечные результаты деятельности, работа отдельных сотрудников. В государстве контролируются уровень жизни населения, его динамика, достижение поставленных целей развития, поступления в бюджет, использование государственных средств. В университетах контролируются выполнение учебных планов, соответствие учебного процесса государственным стандартам, результаты промежуточных и выпускных экзаменов, конечные результаты деятельности (где и кем работают выпускники, насколько они успешны).

В процессе развития любой системы происходят отклонения от желаемой и прогнозируемой траектории. Это может быть следствием ошибок в ранее принятых решениях, однако зачастую отклонения вызываются объективными и плохо прогнозируемыми причинами, многие из которых достоверно оценить бывает невозможно. Возрастание количества сценариев развития организации из-за внешнего влияния порождено глобализацией, расширением численности контрагентов, партнеров и конкурентов, усиливающейся неравномерностью развития отраслей, государств и территорий.

Воспроизводимая во внутренней среде организации неопределенность обусловлена также противоречивым характером поведения людей. Их действия предсказуемы лишь частично, они активно ищут и зачастую находят способы действий, наиболее предпочтительные для них лично. В этих условиях конечные результаты могут не совпадать с предъявляемыми к ним требованиями, противоречить общим целям и задачам организации. Поэтому минимальный контроль объективно требуется для упорядочения жизнедеятельности людей во всех сферах и проявлениях.

Содержанием контроля являются наблюдение, сбор, систематизация и обработка различных сведений, характеризующих состояние, динамику и векторы объектов контроля, выявление причин несоответствия ожидаемых (запланированных, желательных) результатов и обоснование мер корректирующего воздействия.

Принципиальная схема процесса контроля представлена на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Схема процесса контроля.

Процесс контроля начинается с установления целей. Затем следует стадия выработки стандартов, оценочных показателей и размеров допустимых отклонений. Далее выработанные стандарты доводятся до сотрудников и организуется процесс измерения оценочных показателей. После сравнения оценочных показателей со стандартами процесс контроля разветвляется: либо значимые отклонения отсутствуют и тогда на этом заканчивается данный цикл контроля, либо зафиксированы значимые отклонения. В случае если в процессе измерения происходит отклонение от стандартов, то процесс контроля опять ветвится. Далее либо производятся корректирующие воздействия и устраняются отклонения, либо пересматриваются стандарты. В любом случае цикл контроля затем повторяется вновь.

Коренным признаком контроля, выделяющим его среди других функций управления, является активное использование обратной связи. Именно обратная связь оказывает существенное воздействие на элементы и процессы всего цикла управления.

Сущность и механизмы обратной связи раскрываются на нижеприведенной схеме (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Механизм контроля — механизм обратной связи.

В ходе многовековой эволюции контроль сформировался как широкая область практики, направление исследований, а также специализация в сфере образования. Это обусловило статус контроля как значимого в системе менеджмента. Научное обоснование его закономерностей, тенденций, а также инноваций вызвало необходимость организации систематической подготовки кадров, развития законодательства, стандартизации и других мер, которые в совокупности являются условиями повышения его результативности.

В управлении основными объектами контроля являются деятельность предприятий, организаций, органов власти и управления, общественных союзов и ассоциаций и т. п., а его предметом — процессы и конечные результаты, т. е. их качественные, количественные, пространственные и временные характеристики, содержащиеся в соответствующих программах и планах, а также стандартах, нормах и правилах.

Виды контроля разнообразны и многочисленны, структурировать их возможно по различным основаниям, в том числе: по целям и задачам, сферам деятельности, объектам и субъектам, временным горизонтам, методам проведения и т. п.

Контроль, в частности, различается тем, что в одних случаях он сфокусирован на итогах текущей деятельности и проводится непрерывно (движение финансовых потоков, снабжение продовольствием), в других — на результатах, которые могут быть получены в конце какого-либо периода, поэтому их наблюдение и оценку можно осуществлять преимущественно дискретно, т. е. не постоянно, а с перерывами.

В экономике страны, в се регионах и отдельных организациях основными предметами контроля являются потоки, оборот и кругооборот вещества, энергии и информации, интенсивность их применения, результативность институциональных преобразований, эффективность методов менеджмента и многие другие.

В экономической сфере контролю подвергаются такие показатели, как производительность труда, эффективность использования средств, степень удовлетворенности потребителей произведенными в организации товарами или услугами, соблюдение стандартов и т. п. Это служит для оценки предыдущей деятельности и позволяет наметить отправные точки для планирования будущих действий.

В социальной сфере контролю подвергаются: уровень и качество жизни; демографические процессы в целом по стране, в субъектах федерации, в городах и территориальных агломерациях; динамика индекса человеческого развития и его составляющих; воспроизводство интеллектуального капитала; ситуация и векторы развития в здравоохранении, образовании, культуре; и др.

Наиболее общие принципы контроля:

• • объективность, т. е. использование достоверных фактов и обстоятельств, реально влияющих на конечные результаты контролируемой деятельности;
• • своевременность, состоящая в том, что контрольные действия должны быть осуществлены до того, как потенциальные отклонения и нарушения вызовут дополнительные потери или кризис;
• • действенность, означающая, что в результате контрольных мер должны быть улучшены конечные показатели;
• • минимальная достаточность, означающая, что превышение норм контроля, его периодичности, масштабов приводит к нерациональному расходованию используемых сил и средств.