Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

Помимо документов, указанных при рассмотрении приема граждан на работу, кандидат на должность может представлять в кадровую службу ряд дополнительных персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества. Например, резюме, заявление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность, автобиографию, характеристику (рекомендательное письмо), копии документов об образовании, степенях и званиях, представление к назначению на должность, контракт, список научных трудов и изобретений и другие документы.

Например, законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу (рис. 14.1). Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания гражданином заявления о приеме сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Рис. 14.1. Пример заявления о приеме на работу.

Предоставленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом тщательного изучения руководителями организации, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.

Документы каждого кандидата на должность или работу целесообразно хранить в индивидуальной папке (файле), на обложке (титульном листе) которой указываются фамилия и инициалы гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделение, дата обращения приеме на работу, этапы и даты решения вопроса в соответствии с порядком оформления (документирования) приема на работу.

Этапы могут заранее указываться на обложке и затем поочередно сниматься с контроля внесением даты выполнения той или иной процедуры. Внутри папки должна находиться и регулярно пополняться опись находящихся в ней документов. В папке хранятся также черновики и варианты документов, составляемых в процессе оформления прием на работу. Папки хранятся в запирающимся шкафу или сейфе.

Внутри шкафа папки систематизируются, но структурным подразделениям организации или должностям (рабочим местам) и алфавиту фамилий. Можно также использовать систематизацию папок по этапам оформления приема граждан на работу. Не допускается хранить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы. Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.

Контроль достоверности персональных документов

Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Его следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т. п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.

Вместе с тем предоставленные кандидатом персональные документы должны тщательно проверяться па достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств и других персональных данных во всех документах, наличие необходимых отметок и записей, соответствие форм документов годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток травления, замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т. п.

Очки, парики, макияж и т. п. могут резко изменять внешность человека, поэтому необходима идентификация фотокарточек и личности гражданина (очки, борода, парик — только при постоянной носке), поэтому целесообразны и цветные фотографии в предоставленных документах.

При каких-то сомнениях гражданина просят предоставить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими организациями, могут быть проверены путем обращения в эти организации. Документы, вызвавшие явное сомнение, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Сведения, указываемые в резюме, проверяются в ходе беседы.

Особое внимание обращается на реквизиты и оформление паспорта и трудовой книжки. Трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись «дубликат», содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью и т. п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые их поставили. Лица, начавшие трудовую деятельность до 1975 г., имеют трудовую книжку образца 1938 г.