Организационно-правовые аспекты логистики снабжения

В зависимости от специфики поставляемого товара и форм расчетов поставщики и покупатели обмениваются различного рода документами — как обязательными, оформление которых регламентировано действующим законодательством, так и необязательными, формы которых согласовываются сторонами в процессе их взаимоотношений. Среди обязательной документации можно выделить: счета-фактуры, на основании которых предъявляется к возмещению из бюджета налог на добавленную стоимость (НДС), а также товарные накладные (транспортные накладные), которыми оформляются операции приемки-отпуска и перевозки груза. Счета-фактуры и накладные относятся к документации первичной бухгалтерской отчетности.

Среди прочей документации можно отметить заявки на необходимый ассортимент товаров, коммерческие предложения, договоры и спецификации (подписанные уполномоченными представителями сторон), счета на предварительную оплату поставляемых товаров, акты приемки продукции, сертификаты качества, гарантийные обязательства и др. Кроме того, при осуществлении безналичных расчетов взаимоотношения между плательщиком и банком оформляются платежными поручениями, а, например, в процессе оприходования поступивших материальных ценностей на предприятии-потребителе появляются документы внутреннего учета, такие как складской приходный ордер и т. д.

Распределение потоков документов внутри предприятия зависит от его организационной структуры, распределения полномочий между подразделениями и специфики взаимоотношений с поставщиками (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Пример обмена информацией между поставщиком и структурными подразделениями крупного отечественного предприятия:

1 - заказ; 2 - счет на предоплату; 3 - оплата товара; 4 - товар, товарно-транспортная накладная (ТТН); 5 — приходный ордер, ТТН; 6' - счет-фактура На рисунке видно, что поставщик взаимодействует с различными структурными подразделениями предприятияпотребителя в зависимости от выполняемых ими функций. Однако во многих отечественных компаниях организационная структура управления построена по линейно-функциональному принципу, и поэтому взаимодействие между подразделениями характеризуется большим количеством конфликтных ситуаций, более продолжительными транзакциями и низкой степенью ответственности за свои действия.

Например, отдел закупок (товарный отдел) потребителя, разместив заказ у поставщика, может с большим опозданием узнать о выставленном счете на оплату, который был отправлен в подразделение бухгалтерского учета (финансовый отдел) и поэтому несвоевременно акцептован. Склад может быть не уведомлен должным образом о порядке приемки груза по договору с поставщиком, заключение которого обеспечивает товарный отдел, а после осуществления приемки по своему усмотрению отправить первичные учетные документы с результатами напрямую в бухгалтерию. В результате может быть упущено время, которое в рамках договора (закона) отведено на предъявление претензий по количественным и качественным результатам приемки. Поэтому, осуществляя взаимодействие с поставщиком, очень важно обеспечить межфункциональную логистическую координацию внутри предприятия-потребителя, четко определить полномочия и границы раздела ответственности между структурными подразделениями.

Согласно ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), должны производиться в безналичном порядке. Предельный размер расчетов наличными деньгами в соответствии с указанием Центрального банка РФ (ЦБ РФ) в настоящее время ограничен до 100 тыс. руб. по одному договору.

Стороны вправе избрать и установить любую из форм расчетов, предусмотренных ГК РФ, которые допускаются в виде платежных поручений: по аккредитиву, инкассо, чеками, а также в иных формах, предусмотренных законом, банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота:

• — предварительная по акцептованному счету^[1];
• — по факту отгрузки (по товарно-транспортной и (или) железнодорожной накладной);
• — в виде банковского аккредитива (по предъявлении документов, подтверждающих поставку или отгрузку);
• — по факту поставки (счету-фактуре);
• — по результатам (акту) приемки (дополнительному соглашению);
• — по решению суда (исполнительному листу);
• — с отсрочкой платежа на реализацию (товарный кредит);
• — по письму третьей стороны, уступкой прав требования, ценными бумагами в других формах, не противоречащих действующему законодательству;
• — безакцептный порядок (в соответствии с законом или договором с банком).

Рассмотрим более подробно некоторые формы расчетов за поставляемую продукцию (выполняемые работы, оказываемые услуги).

• 1. При расчетах платежными поручениями банк по поручению плательщика и за счет средств, находящихся на его счете, переводит определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица.
• 2. При расчетах по аккредитиву банк осуществляет перевод денежных средств в пользу их получателя в случае представления последним документов, подтверждающих выполнение всех условий аккредитива. Такую схему целесообразно использовать в случаях, когда поставщик, отправляя продукцию без предварительной оплаты, хочет застраховать риск невозврата денежных средств (срыва сроков оплаты) со стороны потребителя, а потребитель в свою очередь хочет получить гарантию поставки. То есть банк в данном случае выступит гарантом взаиморасчетов между сторонами договора.

Например, перевод банком денежных средств в пользу поставщика товаров будет осуществлен только после подтверждения им факта отгрузки и предоставления соответствующих документов, а потребитель в данной ситуации не сможет отказаться от выполнения своих обязательств по оплате. Чаще всего расчеты через аккредитив используются на этапе установления новых хозяйственных связей между поставщиками и потребителями, которые ранее не имели опыта сотрудничества друг с другом.

Аналогом аккредитива в сфере купли-продажи недвижимости служит использование банковской ячейки при осуществлении взаиморасчетов сторон.

3. При расчетах по инкассо банк по поручению своего клиента осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Например, в случае регулярных поставок товаров по отдельным спецификациям к договору поставки потребитель может заключить с поставщиком соглашение, по которому получатель средств (поставщик) сможет самостоятельно списывать со счета потребителя заранее оговоренную в спецификации сумму. Таким образом, потребитель может сократить время на оплату приобретаемых предметов снабжения за счет необходимости регулярного оформления платежных поручений.

Безналичные расчеты между сторонами можно подразделить по времени осуществления оплаты (предварительная, по факту поставки, отсроченная) и объему (полная, частичная).

• 1. Предварительная оплата предшествует поставке товаров на предусмотренный в договоре срок и, как правило, осуществляется на основании акцептованного плательщиком счета. В некоторых случаях предварительная оплата может быть частичной, в виде аванса за поставляемые товары, с окончательным расчетом, например, по факту приемки.
• 2. В случае если невозможно предварительно определить точное количество товара до момента его фактической погрузки в транспортное средство, можно использовать оплату по факту отгрузки или приемки на складе потребителя. В последнем случае из суммы платежа вычитается стоимость утраченного количества груза при перевозке. Обычно это товары, обладающие рядом специфических физикохимических свойств, в силу которых потери при их транспортировке и перегрузке неизбежны.
• 3. Договором может быть предусмотрена некоторая отсрочка исполнения потребителем своих финансовых обязательств, вплоть до расчетов по факту реализации приобретенных предметов снабжения. Как правило, такая схема используется на этапе установившихся партнерских отношений, когда стороны могут доверять друг другу, или в отношении труднореализуемых товарных категорий.
• 4. До недавнего времени в отношении оплаты услуг государственных снабжающих организаций действовал безакцептный (без согласия плательщика) порядок списания денежных средств в пользу поставщика^[2]. В настоящий момент такая форма расчетов возможна, только если она предусмотрена законом или договором с банком, например при расчетах по инкассо.

• [1] Счет, по которому выражено согласие на оплату со стороны поставщика.
• [2] Требования жилищно-эксплуатационных организаций за газ, воду, электрои теплоэнергио, выписанные на основании показателей приборов учета и тарифов (отменено в июле 2007 г.).