Заключение и выход из контакта

Заканчивая переговоры, необходимо сделать резюме, чтобы удостовериться, что стороны достигли взаимопонимания. После этого подписываются необходимые документы, и стороны выражают признательность за состоявшийся контакт, прощаются и при необходимости обговаривают дальнейшие действия.

Деловые совещания — это форма группового принятия решений, которая предусматривает обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью поиска наиболее эффективного решения.

В деловом совещании могут участвовать 7−9, максимум 12 человек. Большее количество снижает эффективность работы. Тема совещания должна быть заранее определена. Рекомендуемое пространственное расположение участников совещания — вокруг круглого стола (как и для переговоров).

Различают три вида деловых совещаний:

• — проблемное совещание — используется для поиска оптимального решения проблемы с помощью дискуссии;
• — инструктивное совещание — используется для передачи распоряжений для их быстрейшего выполнения. Обычно включает в себя: разъяснение распоряжений; ответы на вопросы; назначение ответственных;
• — оперативное совещание — используется с целью получения информации о текущем состоянии дел. Включает в себя заслушивание докладов ответственных лиц и обсуждение проблем^[1].

Для организации процесса совещания могут использоваться следующие методы активизации участников: 1) высказывания по кругу; 2) метод «мозгового штурма» .

Этапы проведения совещания:

• — постановка вопроса;
• — формирование мнения о путях решения вопроса.

Этот этап включает в себя следующие фазы: сбор данных, изучение всех сторон вопроса, новая формулировка основной проблемы, поиск альтернативных решений, выдвижение предложений, подведение предварительных итогов обсуждения, выработка основных направлений, обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

Во время проведения совещания может возникнуть эффект «группомыслия», когда все члены совещания высказываются за принятое решение, но в душе считают его неверным. Часто практика показывает, что оно действительно было неверным. Такой эффект возникает за счет свойственного людям конформизма — склонности присоединения к мнению большинства. Этот эффект усиливается при жестком, авторитетном стиле руководства совещанием. Поэтому если руководитель совещания действительно хочет найти верное решение, следует вести его более демократично, следить, чтобы слово было предоставлено всем участникам совещания, и использовать специальные процедуры, такие как «мозговой штурм» ;

— принятие решения (выводы из второго этапа, договоренности, решения).

Публичное общение

Публичное выступление является разновидностью межличностного общения. Поэтому структуру публичного выступления можно рассматривать с точки зрения трех сторон общения: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. В то же время, будучи особым типом общения, публичное выступление имеет ряд особенностей по сравнению с обычным межличностным общением.

Наиболее очевидно проявление коммуникативной стороны общения в публичном выступлении. Несомненно, целью оратора является донесение до слушателей некоторой информации. Однако структура коммуникативного процесса имеет некоторые особенности: реципиент предстает в обобщенном виде. Поэтому оратору необходимо учитывать обобщенные социально-психологические характеристики аудитории, чтобы достичь оптимального убеждающего эффекта. Важное значение имеет характер речи: необходимо учитывать особенности употребления слов в данной аудитории, чтобы речь была понятной для слушателей.

Для того чтобы правильно построить речь, необходимо четко осознавать цели коммуникации. Они могут быть самыми разными: сообщение информации, объяснение материала, высказывание собственной точки зрения на проблему, убеждение в необходимости сделать что-то или принять какое-то решение. В зависимости от цели выступления необходимо применять те или иные приемы.

Но в любом случае первым необходимым фактором успешного выступления является вступление в контакт с аудиторией.

Для понимания процесса установления контакта необходимо учитывать механизмы и эффекты социальной перцепции, т. е. восприятия человека человеком. Публичное выступление является непосредственным межличностным общением, т. е. общением лицом к лицу, носит недистантный характер. Поэтому воздействующим агентом является в первую очередь не произносимое слово, а сам коммуникатор как личность со своими мнениями, мотивами, установками. Как долго пробудет внесенное содержание в сознании реципиента, зависит от того, состоится ли личностное включение коммуникатора в сознание реципиента.

Таким образом, процесс публичного выступления складывается из двух процессов:

• 1) личностное включение, установление контакта с аудиторией;
• 2) внесение содержания.

Только в этом случае возникает пролонгированное воздействие коммуникатора на реципиента, продолжающееся долго после произнесения речи.

Для установления контакта с аудиторией необходимо учитывать невербальные компоненты коммуникации. Важно установить контакт глаз хотя бы с некоторыми слушателями. Во время выступления каждый слушатель должен ощутить, что вы обращаетесь к нему лично, поэтому можно медленно переводить взгляд с одного лица на другое. Важно умело использовать такие параметры невербального общения, как жестикуляция, положение тела в пространстве и сама организация пространства (круг, лицом к лицу, амфитеатр, треугольник — каждый из этих типов организации пространства задает особый тип общения), дистанция между собой и слушателями, свой внешний вид, интонация голоса, паузы между словами или смысловыми кусками текста. Жестикуляция и поза должны быть открытыми, но при этом простыми и сдержанными. Для снятия волнения важно освоить простейшие приемы релаксации, развивать уверенность в себе.

Первое впечатление, произведенное вами на слушателей, оказывает огромное влияние на восприятие ими произносимых вами в дальнейшем слов. Поэтому необходимо учитывать действие механизмов и эффектов социальной перцепции: идентификации, эмпатии, социально-психологической рефлексии и каузальной атрибуции. Эффекты межличностного восприятия, также оказывающие влияние на принятие информации слушателями, — эффекты «ореола», первичности и новизны, стереотипизации, а также закономерности возникновения аттракции. Создавая тот или иной имидж, оратор может влиять на отнесение себя слушателями к той или иной социальной группе, на возникновение у них чувства симпатии к нему и, следовательно, к его словам.

Смысловая структура публичного выступления включает в себя два уровня:

• 1) верхняя ступень — текст;
• 2) нижняя ступень — действительные мотивы коммуникатора.

Слушая произносимый текст, люди всегда простраивают второй слой, пытаются объяснить себе причины выступления оратора, и их выводы оказывают большое воздействие на их отношение к тексту.

Публичное выступление — это не только передача информации и восприятие слушателями коммуникатора, но и особое взаимодействие между оратором и слушателями. В зависимости от целей коммуникатора он может занимать ту или иную коммуникативную позицию. Открытая позиция — когда коммуникатор не скрывает собственного отношения к произносимому им тексту, раскрывается как личность. Закрытая позиция — когда коммуникатор реализует свои цели в неявной форме, используя приемы манипуляции сознанием слушателей. Отстраненная позиция — подчеркнуто нейтральная, оптимальна при сопоставлении конкурирующих точек зрения и сообщении объективных фактов. При использовании закрытой позиции происходит авторитарное включение личности лектора в сферу личности слушателей, мнение лектора замещает все остальные содержания смысловой сферы слушателей. При открытой позиции происходит диалогическое включение, которое строится на уважении к суверенитету чужого сознания, коммуникатор выступает собеседником, который заинтересован в том, чтобы партнер сохранил самостоятельность в суждениях, поскольку она — залог равноправного диалога. Именно такой тип включения вызывает пролонгированный эффект воздействия, так как запускается процесс диалога с коммуникатором, который продолжается и в его отсутствие. Авторитарное же включение часто вызывает у слушателя отказ от пролонгированного контакта.

Для анализа позиций в общении применяют теорию трансактного анализа^[2]. Выступающий может находиться в позиции Родителя («сверху»), Взрослого («на равных») или Ребенка («снизу»). Наиболее эффективно проходит общение, если в нем активно участвует Взрослый. Способность «включать» Взрослого — это способность объективно оценивать людей и ситуации, нс поддаваться предрассудкам Родителя и иллюзиям Ребенка. Однако надо уметь расположить к себе Родителя слушателя и сделать другом его Ребенка.

Внешняя структура публичного выступления включает в себя три этапа, характерные для любого межличностного контакта:

• 1) вступление в контакт — на этом этапе необходимо установить контакт со слушателями, что является залогом успешного выступления;
• 2) основная часть — донесение до слушателей основного объема информации;
• 3) заключение — выход из контакта, краткое резюмирование сказанного, акцентирование самого главного.

Внутренняя структура публичного выступления включает в себя три компонента:

• 1) компонент «Я» важен для установления контакта с аудиторией, появления у слушателей доверия к выступающему. Если он хорошо выражен, выступающий воспринимается как открытый человек. В этот компонент входят высказывания оратора о себе, о своих чувствах. Если этот компонент отсутствует — нет доверия к оратору, тема выступления воспринимается чуждой ему;
• 2) компонент «Вы» («Ты») — обращение к аудитории (прямое или косвенное), к ее мыслям, чувствам, мотивам. Важен для установления контакта с аудиторией. Если нет этого компонента — закрепляется позиция коммуникатора «сверху», слушателям кажется, что он с ними не считается;
• 3) деловой компонент («Предмет») — собственно раскрытие темы выступления. Если его нет — выступление воспринимается бессодержательным, оратор — некомпетентным в вопросе выступления, речь слишком растянутой, слушатели ждут, когда что-то будет сказано по делу. Но в некоторых случаях отсутствие этого компонента возможно (эмоциональный призыв).

Хорошо структурированное выступление содержит все три компонента, причем гармонично взаимосвязанные.

Для того чтобы сделать хорошее выступление, необходимо провести серьезную подготовительную работу. Основные этапы подготовки к выступлению следующие.

1. Постановка проблемы.

Определение целей речи.

• — Анализ аудитории и ситуации.
• — Отбор и ограничение предмета речи.
• — Сбор материала.
• 2. Построение речи.
• — Создание плана речи.
• — Подбор слов для речи.
• — Практика произнесения вслух (упражнения).

Однако, как бы хорошо оратор ни был подготовлен, во время произнесения речи важно не привязываться жестко к подготовленному тексту или плану, а учитывать обратную связь, получаемую от аудитории (как на невербальном, так иногда и на вербальном уровне), и в соответствии с полученной обратной связью варьировать как содержание, так и стиль подачи материала.

• [1] Урбановт А. А. Психология управления: учеб. пособие. Минск: Харвест, 2007.
• [2] Берн Э. Игры, в которые играют люди. Люди, которые играют в игры. М.: ЭКСМО, 2013.