Учет расчетов по выданным авансам

Размер аванса юридическим лицам и срок его перечисления с лицевого счета учреждения должен быть зафиксирован в договорах (контрактах) с контрагентами и в счетах на оплату в соответствии с установленными нормами.

Дебиторская задолженность, не погашенная в установленные сроки, признается сомнительным долгом. Учреждению необходимо следить за соблюдением срока исковой давности, который, как правило, составляет три года. В соответствии со ст. 200 ГК РФ течение срока исковой давности начинается со дня окончания срока исполнения обязательств по договору. Срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня возникновения обязательств. Истечение срока исковой давности должно быть подтверждено, в частности:

• — платежными документами, содержащими дату оплаты аванса поставщику (подрядчику, исполнителю), который не выполнил договорные обязательства;
• — актами сверки расчетов.

Несмотря на то, что срок исковой давности имеет определенные границы, он может прерываться и возобновляться вновь при совершении указанных ниже действий:

• — предъявление иска в установленном законодательством порядке;
• — совершение должником определенных действий по признанию своего долга (обращение к кредитору с просьбой об отсрочке выполнения обязательств; подписание акта сверки задолженности и т. п.).

Если срок исковой давности истек и дебиторская задолженность становится нереальной ко взысканию, то учреждение может списать такую задолженность в порядке, установленном учредителем или по решению суда.

Пример

Высшее учебное заведение согласно приказу руководителя от 15 марта текущего года на основании Решения арбитражного суда от 10 марта текущего года списало дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в сумме 102 000 руб. за монтаж локальной сети (предварительная оплата была осуществлена за счет средств от иной приносящей доход деятельности). В учете учреждения будут сделаны следующие записи:

В течение пяти лет списанная с баланса задолженность дебиторов учитывается на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» .

При возврате на лицевой счет сумм дебиторской задолженности, возникшей в текущем финансовом году, учреждение может использовать средства на расходы по тому же КОСГУ, по которому числилась задолженность.

Возврат дебиторской задолженности прошлых лет перечисляется либо в доход соответствующего бюджета, либо зачисляется на лицевой счет учреждения в зависимости от установленного учредителем порядка. Одновременно сумма средств списывается с забалансового счета 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» .

Пример

В учете на счете 4 20 634 560 и забалансовом счете 04 учреждения федерального уровня на 1 января текущего года числится дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, в размере 54 000 руб. (аванс за поставку материальных ценностей). На лицевой счет учреждения 10 февраля текущего года поставщиком была возвращена дебиторская задолженность, а 13 февраля текущего года учреждение произвело перечисление дебиторской задолженности в доход федерального бюджета. В учете учреждения будут сделаны следующие записи:

Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам осуществляется в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, который составляется на основании платежных документов, товарных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг.

В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по оплате, которые отражаются в соответствующих Журналах операций.

Типовые записи по отражению в бухгалтерском учете операций расчетов на условиях предварительной оплаты материальных ценностей (работ, услуг) приведены в табл. 5.11.

Таблица 5.11

Отражение в бухгалтерском учете расчетов на условиях предварительной оплаты материальных ценностей (работ, услуг)