Обследование стратегического планирования организации

Обследование включает в себя оценку трех областей стратегии организации: анализ внутренней и внешней сред и стратегического потенциала.

Анализ среды организации — это процесс определения критически важных элементов внутренней и внешней среды, которые могут оказать влияние на способности организации в достижении своих целей.

Анализ среды выполняет ряд важных функций в деятельности фирмы: с точки зрения стратегического планирования улучшает учет наиболее важных факторов, влияющих на экономическую организацию и ее будущее; с точки зрения политики организации помогает ей создать о себе наиболее благоприятное впечатление.

Элементы внутренней и внешней среды организации

Процесс анализа организационной среды начинается с определения основных элементов внутреннего и внешнего пространства фирмы. После того как эти элементы определены, из них выделяются те, которые являются для нее наиболее важными: их называют «критическими точками». Затем собирается необходимая информация о критических точках.

Любую среду можно определить как совокупность трех сфер: внутренней, рабочей и общей среды (внешняя среда).

Внутренняя среда включает в себя следующие основные элементы: производство, финансы, маркетинг, управление персоналом, организационная структура. Описание внутренней среды дает представление о сильных и слабых сторонах деятельности фирмы, се внутренних возможностях. На начальном этапе анализа определяются его пределы. На установление таких пределов влияют три основных фактора:

• 1) число и характер критических точек, т. е. наиболее значимых элементов среды. Они изменяются от организации к организации;
• 2) ограниченность анализа среды временны? ми рамками: в коротком периоде во многих случаях можно сосредоточиться только на тех элементах, которые критически воздействуют на ее текущее функционирование, т. е. на элементах рабочей среды, в длительном периоде появляется возможность исследовать общий характер внешней среды;
• 3) возможность плодотворного анализа только в том случае, если имеется возможность определить специфику элемента, его уникальный характер.

Как показывает первый фактор, у каждой организации есть свой комплекс критических точек. Он зависит от размеров организации, характера ее деятельности, выбранных ею целей, географических, исторических и прочих особенностей.

Когда определены наиболее значимые факторы среды организации, необходимо получить о них всю возможную информацию. Но прежде чем приступить к поиску информации, нужно определить круг вопросов по каждому из значимых элементов внутренней среды. Примерный перечень признаков для характеристики внутренней среды приведен в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Признаки, характеризующие внутреннюю среду системы управления

Источники информации имеют разнообразный характер. Многие организации для получения редкой и достоверной информации стремятся найти некие особенные источники, часто нелегальные. Однако нужно иметь в виду, что около 90% нужной информации можно извлечь из легальных источников, которые применяются в процессах планирования (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Источники информации процесса планирования.

Анализ признаков, но подсистемам системы управления позволяет раскрыть сильные и слабые стороны системы управления организации во внутренней среде. Пример результатов анализа по одной из организаций представлен в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Сильные и слабые стороны внутренней среды системы управления организации

При анализе внешней среды организации рассматривают две сферы: рабочая и общая среда.

Рабочая среда — это среда непосредственных контактов с фирмой, она включает в себя тех участников рынка, с которыми у фирмы есть прямые отношения или которые оказывают прямое воздействие па фирму. Это поставщики экономических ресурсов, необходимых фирме (сырье, финансовый и производственный капитал), отдельно выделяют поставщиков труда — наемных работников; затем клиенты — потребители продукции фирмы; посредники — финансовые, торговые, маркетинговые экономические структуры (например, налоговая инспекция).

К элементам рабочей среды относят конкурирующие фирмы и так называемые контактные аудитории — средства массовой информации, общества потребителей, которые оказывают существенное влияние на формирование благоприятного и неблагоприятного облика фирмы. Рабочую среду рассматривают как микросреду организации.

Общая среда состоит из элементов, которые не связаны с фирмой напрямую, но оказывают влияние на формирование общей атмосферы бизнеса. С этой точки зрения общую среду бизнеса называют «экологией фирмы». Общая среда — это среда косвенных контактов фирмы. Выделим четыре основных элемента общей среды: экономические, технологические, политические, социальные факторы. Каждый из них в свою очередь тесно связан с остальными факторами и воздействует на них.

Так, изменения в технологии могут привести к новой расстановке конкурентных сил. Знаменитая фирма IBM потеряла значительную часть своего рынка в связи с созданием принципиально новой микропроцессорной технологии и появлением на рынке компактных и простых в обращений персональных компьютеров, которые потеснили и «большие» ЭВМ, выпускавшиеся IBM.

Схема представления организационной внешней среды, факторы и элементы ее анализа приведены на рис. 3.2.

Среду общего воздействия представляют как макросреду фирмы. Важно на начальном этапе определить пределы анализа этой среды. На установление таких пределов влияют три основных фактора, те же, что и при анализе внутренней среды.

Размеры организации неоднозначно влияют на круг значимых факторов внешней среды.

С одной стороны, крупная организация имеет возможность большего контроля над окружающей средой, чем небольшая. Влияние крупной фирмы на окружающую среду может в определенной степени нейтрализовать воздействие внешнего мира на ее деятельность. Поэтому целый ряд элементов внешней среды представляется крупной организации менее значимыми, чем мелкой (например, у нее, как правило, стабильные, хорошо налаженные контакты с поставщиками, она менее уязвима перед конкурентами, имеет серьезные финансовые преимущества в плане освоения новых технологий). Это очень важно проанализировать с точки зрения эффективности управления.

С другой стороны, крупные фирмы, во-первых, менее подвижны и гибки, чем небольшие, а потому должны хорошо.

Рис. 3.2. Схема представления организационной среды, факторы и элементы ее анализа.

ориентироваться в окружающей среде, для того чтобы суметь заранее приспособиться к будущим изменениям. Крупные фирмы несут большую социальную ответственность перед внутрифирменными участниками, потребителями, обществом в целом. Во-вторых, крупные фирмы могут расширять анализ внешней среды по сравнению с мелкими в связи с наличием у них серьезного экономического потенциала. Крупной фирме уже в текущем, коротком периоде становится под силу провести анализ не только рабочей, но и общей среды.

Анализ внешней среды различных организаций в коротком периоде функционирования системы управления приведен в табл. 3.4.

Современные социально-экономические организации — это открытые системы, внутренняя стабильность которых зависит от условий внешней среды. Пример сравнения сильных и слабых сторон внешней среды системы управления организации среднего уровня приведен в табл. 3.5.

Анализ стратегического потенциала — заключительный этап стратегического планирования. Стратегический анализ — это средство преобразования БД, полученных в результате анализа среды, в стратегический план организации.

Таблица 3.4

Анализ внешней среды в коротком периоде функционирования системы управления

К инструментам стратегического анализа относятся: формальные модели и количественные методы; самостоятельный творческий анализ, основанный на специфике данной организации, аналитических и интуитивных способностях менеджеров и плановиков.

Стратегический анализ может быть разделен на два основных этапа: во-первых, сравнение намеченных фирмой ориентиров и реальных возможностей, предлагаемых средой, анализ разрыва между ними; во-вторых, анализ возможных вариантов будущего фирмы; определение стратегических альтернатив.

Когда стратегические альтернативы установлены, можно приступать к завершающему этапу разработки стратегии совершенствования системы управления — выбору определенного варианта стратегии и подготовке стратегического плана.