Система сбалансированных показателей как основа формирования информационного обеспечения управления

В последние годы многие научные разработки в области информационно-аналитического обеспечения систем управления связаны с формированием сбалансированной системы показателей (ССП), которая рассматривается в качестве универсальной основы управления.

Вклад современных зарубежных специалистов в развитие ССП и ее использование для разработки стратегических карт развития неоспорим. Но следует отметить, что в практике российской управленческой и аналитической школы имеются аналогичные разработки.

В частности, в системе комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности выстроена система показателей по основным стадиям воспроизводственного цикла, включающая финансовые (стоимостные) показатели, натуральные, условно-натуральные и качественные характеристики основных элементов производства. Преимущество этой системы показателей — их четкая увязка с системой плановых и учетных показателей, принятых в системе управления.

В то же время нельзя не согласиться, что ССП, предложенная американскими учеными Нортоном и Капланом, наряду с показателями управляемого объекта шире характеризует окружающую среду и перспективы развития организации.

Основная информация об окружающей среде формируется на основе бухгалтерской (финансовой) отчетности конкретных организаций. В условиях централизованной экономики такая информация формировалась в специальных статистических сборниках, что позволяло широко проводить сравнительный анализ деятельности организаций одного профиля и анализировать возможности партнеров.

В условиях рыночной экономики систематизацией информации в основном занимаются специализированные коммерческие организации. Она, во-первых, становится платной, что предполагает ограниченное и целевое использование такой информации, а во-вторых, может быть представлена по конкретному запросу будущего пользователя (заказчика), например, на основании договора на оказание информационных услуг.

Постоянная востребованность информации об окружающей среде определила актуальность формирования и развития специального сегмента информационного бизнеса. Однако это не исключает стремления менеджмента коммерческих организаций знакомиться с отчетностью партнеров самостоятельно при заключении договоров.

Самостоятельность принятия решений по выбору партнеров и форм расчетов с ними требует предварительного ознакомления с их отчетностью с целью получить представление об их финансовой устойчивости и платежеспособности. Это определяет актуальность гармонизации внутренней, в решающей мере бухгалтерской и финансовой информации.

Поскольку бухгалтерский учет и отчетность обеспечивают основные информационные коммуникации и являются языком бизнеса, необходимы как общий нормативный порядок, так и соблюдение требований к ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности. Вместе с тем разнообразие форм собственности, организационно правовых форм и организационных структур организаций, различие стратегий развития приводят к определенным отличиям в учете, предусмотренным в нормативных документах как альтернативные и принятым в учетной политике организации.

Использование стандартов бухгалтерского учета и последовательное их сближение с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), обеспечивающее, с одной стороны, единство общей методологии бухгалтерского учета, повышающей взаимопонимание субъектов хозяйствования, а с другой — разработку учетной политики, позволяющей учесть специфику каждого субъекта хозяйствования, требует дальнейшего развитии учетного процесса, т. е. активного развития управленческого, стратегического, социального и экологического учета. Реализация этих задач обеспечивает охват бухгалтерским учетом не только производственных, но и других направлений деятельности современных организаций, ориентированных на парадигму устойчивого развития. Это касается формирования перечисленных методов учета и специальной отчетности о корпоративном управлении, корпоративной ответственности бизнеса, экологических мероприятиях, проводимых либо самостоятельно, либо во взаимосвязи с органами местного и регионального управления. На возникновение новых объектов учета указывает ст. 5 Закона «О бухгалтерском учете», где как особый объект отмечены факты хозяйственной деятельности, в том числе и характеризующие изменения окружающей среды.

Быстрое изменение производства и окружающей среды повышает требования к динамическому анализу, позволяющему выявить устойчивые тенденции (тренды) и в определенной мере сформировать тенденции происходящих изменений и выявить их причины.

Требования к прозрачности и полноте представления отчетности, в первую очередь отражающихся в пояснениях и дополнениях к отчетности, предполагают расширение задач управленческого (производственного и оперативного) учета, который непосредственно связан с развитием бюджетирования, направленного на повышение ответственности и заинтересованности в эффективной деятельности всех подразделений (центров ответственности).

В современных условиях совершенно по-иному выглядят вопросы формирования внутрипроизводственной отчетности, которая все чаще называется управленческой отчетностью. Это совершенно оправданно, поскольку ее цель — показать изменения, которые происходят в отдельных бизнес-процессах и подразделениях субъектов хозяйствования, в результате деятельности определенных групп менеджеров организаций. В этих условиях формируется информация, необходимая для тех подразделений организаций, которые пользуются услугами соответствующих партнерских подразделений.

В связи с этим необходимо более четко показать всю цепочку формирования и приращения стоимости компании с учетом влияния на ее развитие внешних факторов и внутренних изменений, происходящих в производстве.

Рассматривая внутрипроизводственную (или внутриуправленческую) отчетность, чрезвычайно важно найти ключевые показатели, по которым можно определить эффективность деятельности подразделений, показав их различия, и одновременно учитывать влияние ключевых показателей отдельного производственного звена на итоговые результаты деятельности субъекта хозяйствования в целом. При этом в качестве субъекта хозяйствования можно рассматривать не только отдельное юридическое лицо, но и предпринимательскую цепь, результатом которой является создание продукта конечного назначения. В последнем случае юридические лица представляют собой субъекты, реализующие взаимосвязанные бизнес-процессы.

Развитие управленческого учета позволяет детализировать показатели финансового состояния, финансовых результатов и формирование денежных потоков, их влияние на формирование добавленной стоимости, приращение стоимости организации в целом. Управленческий учет при всем разнообразии его систем направлен на характеристику ресурсов предприятия, их использования и оценку пропорциональности, соответствия, что обосновывает высокий производственный потенциал организации. В процессе управленческого учета широко используются не только стоимостные, но натуральные и условно-натуральные показатели.

Используя данные бухгалтерской (финансовой) отчетности, управленческого учета, менеджеры обосновывают и принимают решение о развитие организации, партнеры выбирают формы эффективного взаимодействия с организацией, потенциальные инвесторы принимают решения о вложении капитала, т. е. информация, формируемая в отчетности, востребована широким кругом пользователей (стейкхолдеров). Этот вопрос учтен в определении бухгалтерского учета, данного в новом законе, где отмечено, что бухгалтерский учет фиксирует не только совершаемые операции, но и факты хозяйственной деятельности, оказывающие влияние на финансовые результаты, финансовое состояние и денежные потоки.

Однако не вся необходимая информация является объектом учета. Часть ее содержится во внеучетных источниках:

• • актах различных проверок — официальных, налоговых, аудиторских и прочих, служб внутреннего контроля и аудита, ревизионных проверок, инвентаризации;
• • докладных, служебных и пояснительных записках сотрудников организации;
• • протоколах собраний и совещаний.

Зачастую оценка выявленных в процессе анализа фактов зависит от наличия соответствующих оснований в перечисленных документах.

В аналитических расчетах также используют данные бизнеспланов, инвестиционных проектов, стратегических концепций и различные внутренние нормативы.

Особое место в методике анализа занимает внешняя информация, которая характеризует взаимодействие организации с внешней средой. Большой массив внешней информации составляют нормативно-правовые акты. Этот поток информации чрезвычайно подвижен. Он постоянно актуализируется, что усложняет задачу аналитика, который должен учитывать часто не только современное состояние вопроса, но и его изменение и моделировать ситуацию будущего с учетом изменения в законодательстве, которое должно вступить в силу. На многие решения менеджеров оказывает влияние рыночная конъюнктура. Значение показателей, характеризующих состояние рынка, продукции (работ, услуг), финансового, фондового, валютного рынка, отслеживают на постоянной основе и архивируют в информационно-справочных базах.

Аналитики собирают также справочную информацию для разных целей, например, для проведения переоценки имущества, определения рыночной и справедливой стоимости, предоставления по итогам года информации акционерам. К справочной информации относят также данные о ценах на оборудование, материально-энергетические ресурсы и тарифов на услуги.

Ситуация на отраслевых рынках оказывает серьезное влияние на деятельность организации и ее контрагентов. В странах с рыночной экономикой обычной практикой является сбор и обработка сведений о клиентуре, в том числе потенциальной, контрагентах, конкурентах. Проведение такого внешнего экономического анализа обеспечивает менеджмент необходимой информацией для внутреннего анализа и принятия управленческих решений. Источник этой информации — периодическая печать, публикующая годовые отчеты наиболее крупных организаций, сведения о выпуске отдельных видов продукции, объемах капитальных вложений, экспортных сделках, покупке акций, о слияниях и поглощениях, кадровой политики и кадровых перестановках. Кроме того, коммерческие организации публикуют о себе важные сведения — годовые финансовые отчеты, проспекты, где дается характеристика производственной деятельности фирмы, сведения о составе правления, история развития, перспективы, каталоги, где приводится номенклатура продукции.

Большая часть информации, используемой в анализе, составляет основной информационный блок, включающий регулярно обновляемые и пополняемые данные, которые постоянно находятся в распоряжении сотрудников компании. Другая часть информации носит вспомогательный характер. Она накапливается нерегулярно для решения конкретных задач, но занимает важное место в информационном банке, поскольку бизнес имеет свойство расширяться за счет ухода в смежные области, для чего могут понадобиться накопленные ранее сведения.

Помимо экономической информации все большее значение имеет социальная информация. Во взаимоотношениях с клиентами менеджеры учитывают те факторы, которые не находят отражения в системе бухгалтерского учета. Например, планируя сбыт продукции, менеджеры должны учесть кроме экономических и финансовых следующие факторы: возрастной, гендерный состав потенциальных потребителей продукции, если речь идет о физических лицах; географическое положение, развитость инфраструктуры, если речь идет о юридических лицах и пр.

Правовую информацию обобщают и анализируют сотрудники юридической службы, включая не только условия сделки, но и прочие сведения, описывающие право и дееспособность контрагентов по сделкам. В процессе анализа деятельности субъектов хозяйствования широко используется научная информация, систематизируется техническая документация. Пользователи экономической и неэкономической информации ставят разные цели в зависимости от своих интересов и доступа к информации. Для внутренних пользователей возможности доступа к информации определяются служебным положением или статусом собственника. Высшее руководство и собственники имеют доступ ко всей информации, а менеджеры различных уровней получают информацию в зависимости от содержания своих должностных обязанностей.

В современных условиях организации самостоятельно решают вопрос о партнерстве и выборе направлений деятельности. Это предполагает при аналитической деятельности и обосновании управленческих решений привлечение внешней информации, характеризующей экономическую ситуацию, сложившуюся в экономике страны в целом, в отдельном регионе, в отрасли и аналогичных объектах хозяйствования.

В связи с этим целесообразно выделить работу с отчетностью субъектов хозяйствования, формирующих ближайшее деловое окружение: клиентов, поставщиков, партнеров, конкурентов.

Отчетность клиентов и изучение стратегии их развития помогает более четко понять их требования к составу и качеству производимых товаров, услуг и работ на основе прогнозирования их потребности. Если клиентами являются юридические лица, важно анализировать отчетность каждого определенного клиента, так как это дает возможность, во-первых, обосновать наиболее надежную ассортиментную программу, обеспеченную спросом, во-вторых, выбрать тех клиентов, объемы работ которых обеспечивают большую устойчивость производства определенных видов продукции, в-третьих, выбрать тех платежеспособных потребителей, которые гарантируют своевременную оплату продукции (работ, услуг) и могут принять предлагаемую форму расчетов, выгодную для поставщика. Так, анализ отчетности партнеров позволяет выбрать такую форму расчетов (выплата авансов и предоставление отсрочки платежей), чтобы обеспечить большую надежность дебиторской задолженности, сформировать собственную кредиторскую задолженность, сократить финансовый цикл и сэкономить собственный оборотный капитал.

Аналогичная работа ведется при выборе поставщиков и партнеров. Анализ финансовых цен на потребляемые материальные ресурсы помогает четче определить, какие методы расчета и порядок поставки материалов являются экономически более целесообразными. Изучение отчетности организаций, с которыми устанавливаются долгосрочные кооперированные связи, позволяет более обоснованно выбрать партнера и решить вопрос о целесообразности передачи производства отдельных узлов и деталей, выполнения отдельных работ партнерским организациям.

Серьезная проработка отчетности конкурентов важна для понимания и объективной оценки собственных конкурентных преимуществ, а также определения слабых сторон деятельности, чтобы разработать меры по их устранению или смягчению.

Необходимость быстрого развития и постоянного обновления производства предполагает активное использование научно-технической информации. Она нужна для того, чтобы максимально использовать технологические разработки, позволяющие снижать себестоимость выпускаемой продукции, осваивать новые виды продукции с использованием новейших проектно-конструкторских разработок, использовать новейшие методы организации производства и управления. Это дает возможность ускорить развитие производства, поддерживать его инновационность и одновременно рационально использовать средства на развитие собственных НИОКР, технологических разработок, обеспечивая собственный инновационный приоритет.

Активное использование при анализе деятельности организации внешней информации, касающейся широкого круга партнеров, позволяет сформулировать эффективные хозяйственные связи, выявить риски снижения эффективности деятельности организации и определить возможность их минимизации.

Ориентация на инновационное развитие предполагает, что наряду с управлением текущей деятельностью любой субъект хозяйствования параллельно готовит новое производство, модернизирует бизнес-процессы, изыскивает пути привлечения более эффективных материальных ресурсов, которые позволяют повысить качество продукции и одновременно обеспечивают конкурентоспособность продукции по издержкам производства. Лидерство по издержкам в современных условиях является важнейшим критерием эффективности стратегии организации.

Называя этот новый метод стратегическим анализом, аналитики увязывают его прежде всего со сценарным подходом и имитационным моделированием, позволяющим показать общие тенденции развития и на основе качественного выбора отметить направления, которые нуждаются в количественных подсчетах и уже учитываются при составлении инвестиционных программ, отдельных инвестиционных проектов и короткосрочных бизнес-планов.

Таким образом, стратегический анализ связан в первую очередь с анализом качественных изменений, которые могут произойти как во внешней среде, так и внутри компании в связи с введением новых техники, технологий, методов организации производства.

Для реализации этих задач особое значение имеет своевременное получение научно-технической информации, что в настоящее время достаточно сложно.

Таким образом, именно формат сбалансированной системы показателей позволяет наиболее четко контролировать качество и полноту информационного обеспечения аналитической работы при обосновании разных групп управленческих решений. Структура информационного обеспечения тесно увязывается с методами анализа и обоснования управленческих решений. Общая структура системы показателей показана в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Сбалансированная система показателей организации, обеспечивающая процесс аналитического обоснования управленческих решений.

В ней приведены основные группы показателей. Методы их измерения и алгоритмы расчета в большой мере зависят от специфики и разнообразия бизнес-процессов, организации производственной и управленческой структуры, стадии развития бизнес-процессов (развивающееся, стабильное развитие, реконструкция, стагнация, свертывание бизнеса). Однако в процессе анализа разных направлений деятельности организации и с учетом развития направлений анализа формируются конкретные показатели:

• • выбирается алгоритм их расчета;
• • обосновываются методы измерения;
• • определяется порядок их включения в сводные аналитические расчеты.

При выборе алгоритмов показателей учитываются причинноследственные связи между процессами, происходящими в полном цикле воспроизводства, и на этой основе определяются алгоритмы расчета относительных показателей с учетом использования абсолютных, фиксируемых в процессе учета. Например, переход от оценки активов и прибыли к рентабельности активов, от оценки разных видов прибыли (валовой, до налогообложения, чистой, нераспределенной) к оценке рентабельности продаж, издержек, активов, собственного капитала и т. п.

Задачей анализа при формировании системы показателей становится разработка коэффициентов, характеризующих финансовое состояние организации (коэффициенты ликвидности, деловой активности, финансовой зависимости и устойчивости, структура активов и обязательств) и организацию процессов (коэффициенты пропорциональности, ритмичности, динамики и т. д.). При этом важно формировать коэффициенты координации, дающие представление о структуре активов, видов производственной продукции, выполняемых работ и оказываемых услуг, обязательств и т. д., и коэффициенты динамики, характеризующие изменение основных характеристик во времени.