Организация внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта

Снижение административного давления на малый бизнес может привести как к позитивным, так и к негативным результатам. Поэтому для безопасности бизнеса, государства и общества очень важно обеспечение государственных нормативов и стандартов в деятельности каждого хозяйствующего субъекта.

Для эффективного управления (менеджмента) хозяйствующего субъекта нарушения внутренних и внешних правовых норм, таких как законы, подзаконные нормативные акты, правила, регламенты, предписания, учредительные документы, выступают н виде правовых рисков. В России правовые риски приобретают особое значение, так как в силу сравнительно короткой истории существования рыночной экономики в законодательстве по-прежнему отсутствует четкая нормативная база, а зачастую и базовые определения в сфере осуществления внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта. Такие риски проявляются в следующем:

• — несоблюдение организацией требований норматив-пых правовых актов и заключенных договоров;
• — правовые ошибки при осуществлении деятельности (неправильные юридические консультации или неверное составление документов, в том числе при рассмотрении спорных вопросов в судебных органах);
• — нарушения контрагентами нормативных правовых актов, а также условий заключенных договоров.

Наиболее распространенные нарушения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта:

• 1) квалификация сделок хозяйствующего субъекта как недействительных;
• 2) мошенничество;
• 3) нарушение законодательства по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (вывод средств из фискального оборота);
• 4) нарушение норм представления финансовой и иной отчетности;
• 5) нарушение антимонопольного законодательства (в том числе картельные сговоры);
• 6)нарушение норм добросовестной конкуренции; 7) налоговые правонарушения.

Оптимальной может представляться классификация нарушений в зависимости от сферы их совершения по мере убывания их важности:

• 1) в сфере недружественных захватов и поглощений;
• 2) в сфере налоговых отношений;
• 3) в сфере владения и управления недвижимостью, а также другими активами компании;
• 4) в сфере корпоративных отношений;
• 5) при осуществлении судебно-исковой деятельности;
• 6) при заключении договоров с контрагентами.

Основные причалы нарушений государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта кроются в следующем:

• — ошибки персонала (персональные) и систем (информационные);
• — пожары, наводнения и ущерб от других физических факторов (форс-мажор);
• — мошенничество и другие преступные действия как персонала, так и с участием третьих лиц.

Причины таких нарушений — это внутренние факторы, к которым относятся:

• — несоблюдение кредитной организацией требований нормативных правовых актов и заключенных договоров, законодательства РФ, в том числе по идентификации и изучению клиентов, установлению и идентификации выгодоприобретателей, учредительных и внутренних документов;
• — несоответствие внутренних документов действующему законодательству, а также неспособность своевременно приводить характер своей деятельности и внутренние документы в соответствие с изменениями законодательства;
• — неэффективная организация правовой работы, приводящая к юридическим ошибкам вследствие действий служащих или органов управления;
• — нарушение условий договоров;
• — недостаточная проработка правовых вопросов при разработке и внедрении новых технологий и условий проведения финансовых, хозяйственных операций и других сделок, финансовых инноваций и технологий.

К внешним факторам нарушений государственных нормативов и стандартов относятся:

• — несовершенство правовой системы (отсутствие достаточного правового регулирования, противоречивость законодательства РФ, его подверженность изменениям, в том числе в части методов государственного регулирования и (или) надзора, некорректное применение законодательства иностранного государства и (или) норм международного права), невозможность решения отдельных вопросов путем переговоров и, как результат, обращение в судебные органы для их урегулирования;
• — нарушения контрагентами нормативных правовых актов, а также условий заключенных договоров;
• — нахождение кредитной организации, ее филиалов, дочерних и зависимых организаций, клиентов и контрагентов под юрисдикцией различных государств.

Последствиями нарушений государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта являются: юридические санкции или санкции регулирующих органов; существенные финансовые убытки и (или) потери репутации фирмы в результате несоблюдения ею законов, инструкций, правил, стандартов саморегулирующих организаций или кодексов поведения, касающихся предпринимательской деятельности.

Эффективность осуществления внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта определяется возможностью избежать появления опасного для организации уровня риска при полном соблюдении сторонами предпринимательских отношений действующих законодательных и нормативных актов, внутренних документов и процедур компании.

Таким образом, достижение стратегических и операционных целей хозяйствующего субъекта зависит от внешних событий, которые не всегда могут быть контролируемы организацией. Соответственно, в отношении данных целей осуществление внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов может предоставить только разумную гарантию того, что руководство и совет директоров, выполняющий функцию надзора, будут своевременно проинформированы о том, в какой степени организация продвигается к достижению целей.

Предполагается, что хозяйствующие субъекты — предприниматели осуществляют свою деятельность в соответствии с принципами собственной регуляции и не исключают возможности совершения ими противоправных действий в процессе выполнения этой деятельности.

Саморегуляция является первым шагом к управлению риском соблюдения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта, что предусматривает наличие в штате организации ответственного сотрудника по правовым вопросам.

В п. 2.2.3 Положения Банка России от 16 декабря 2003 г. № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» используется термин «ответственный сотрудник по правовым вопросам» .

Им может быть (руководитель) служащий, специалист, (главный) риск-менеджер. Такой руководитель (служащий) относится к числу субъектов системы внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта.

Наличие такой должности (функции) и есть признак того, что деятельность организации осуществляется в соответствии с регуляционными и нормативными правовыми актами.

Сферой внутреннего контроля является довольно широкий круг источников, включая: 1) законы, правила и стандарты, принимаемые законодательными и надзорными органами, рыночные соглашения, договоры; 2) кодексы, принимаемые отраслевыми ассоциациями, и внутренние кодексы поведения, касающиеся персонала банка — они шире юридически обязательных требований и включают более общие стандарты надежности и этического (профессионального) поведения.

Таким образом, перечень государственных нормативов и стандартов, используемых в деятельности хозяйствующего субъекта, становится обширнее из-за включения в пего норм корпоративной этики и внутренних кодексов поведения.

Внутренний контроль соблюдения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта осуществляется в целях:

• — постоянного наблюдения за сферой совершаемых правонарушений;
• — принятия мер по поддержанию приемлемого уровня правового поведения организации, не угрожающего финансовой устойчивости компании, интересам ее кредиторов и контрагентов;
• — соблюдения всеми работниками компании требований нормативных правовых актов, учредительных и внутренних документов;
• — исключения вовлечения организации и ее служащих в противоправную деятельность.

Задачами внутреннего контроля соблюдения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта можно считать следующие:

• — получение оперативных и объективных сведений о состоянии уровня правового поведения организации;
• — выявление и анализ правонарушений, ошибок;
• — качественная и количественная оценка (измерение) соблюдения нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта;
• — установление взаимосвязей между отдельными нарушениями государственных нормативов и стандартов с целью оценки воздействия мероприятий, планируемых для их ограничения;
• — создание системы внутреннего контроля соблюдения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта, разработанного под него программного обеспечения для анализа и управления рисками.

Методами внутреннего контроля соблюдения государственных нормативов и стандартов в деятельности хозяйствующего субъекта являются:

• — выработка рекомендаций правового характера по вопросам деятельности хозяйствующего субъекта;
• — качественный метод оценки правовых ошибок и правонарушений;
• — учет положений внутренних документов компании и требований законодательства при внедрении новых технологий и условий осуществления финансовых операций и других сделок, иных инноваций и технологий;
• — контроль со стороны уполномоченных подразделений и должностных лиц за соблюдением законодательства структурными подразделениями и служащими компании.

С целью управления и внутреннего контроля соблюдения государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом проводятся следующие мероприятия:

• — разработка внутренних правил согласования и визирования юридически значимой для компании документации;
• — разграничение полномочий сотрудников;
• — проведение проверок соблюдения действующего законодательства (соответствие контрактных и внутренних документов компании действующему законодательству, нормативным документам регулирующих органов);
• — проведение документарного контроля;
• — разработка локальных нормативных актов и подготовка типовых форм договоров;
• — обязательное участие сотрудников правового отдела в процессе вывода на рынок новых услуг;
• — мониторинг действующего законодательства с доведением в оперативном порядке основных и значимых изменений до сотрудников структурных подразделений компании через внутреннюю корпоративную сеть.

Как правило, при проведении процедуры внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом действия юристов направлены на рассмотрение следующих вопросов.

• 1. Корпоративное управление:
• 1) учредительные документы компании;
• 2) юридический статус компании;
• 3) основные документы, определяющие корпоративное управление компании;
• 4) копии протоколов заседаний совета директоров, собраний акционеров, всех рабочих групп и комитетов компании;
• 5) список основных доверенностей компании.
• 2. Акции и акционеры компании:
• 1) основные сделки с акциями компании и данные об изменении владельцев;
• 2) список акционеров компании;
• 3) имущественные и неимущественные права акционеров компании;
• 4) соглашения акционеров компании.
• 3. Регулирующие аспекты деятельности компании, включающие лицензии и разрешения компании.
• 4. Основные контракты и прочие транзакции:
• 1) контракты с основными поставщиками и покупателями;
• 2) займы, гарантии, лица, имеющие гарантии, различные типы векселей и обязательств;
• 3) анализ договоров аренды / лизинга помещений и других активов: виды, объемы, сроки действия, механизм ценообразования, возможность расторжения и (или) перезаключения на других условиях.
• 5. Документы, подтверждающие имущественные права компании:
• 1) права на недвижимость и прочие активы компании;
• 2) акции и прочие ценные бумаги, которыми владеет компания;
• 3) прочие существенные материальные и нематериальные активы компании;
• 4) договоры залога, закладные и прочие обязательства по активам компании.
• 6. Персонал и трудовые отношения (коллективный договор и прочие соглашения между персоналом и компанией).
• 7. Судебные иски и прочие претензии:
• 1) судебные иски к компании (основные случаи);
• 2) основные существующие претензии / судебные иски;
• 3) основные неудовлетворенные претензии / судебные иски.

В содержание внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом входит:

• — проведение правовой экспертизы корпоративных документов на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства;
• — анализ правоустанавливающих документов, договоров и иных сделок компании, соблюдения порядка совершения и регистрации сделок с недвижимостью;
• — правовая экспертиза гражданско-правовых договоров, соглашений, используемых в повседневной работе компании;
• — правовая оценка сделок на предмет их ничтожности, оспоримости, незаключенности;
• — правовая экспертиза документации, являющейся основанием для налогообложения, применения льгот по налогообложению;
• — анализ соответствия действующему законодательству решений и действий государственных органов, контролирующих исчисление и уплату налогов;
• — анализ документов, регулирующих трудовые правоотношения в компании, в частности коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров;
• — правовая экспертиза судебных дел на любой стадии судопроизводства;
• — правовой анализ документов по внедоговорным отношениям компании с третьими лицами;
• — правовой анализ отношений, связанных с вопросами антимонопольной политики;
• — правовой анализ отношений, связанных с использованием товарных знаков, знаков обслуживания, наименований мест происхождения товаров;
• — правовой анализ отношений, связанных с участием компании в управлении иными хозяйствующими субъектами.

Результатом внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом выступает объективный и достоверный отчет о деятельности компании, позволяющий заинтересованному лицу заказчику (проверяющему) принять взвешенное решение.

Внутренний контроль за соблюдением государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом позволяет повысить значение юридической службы, а также, что немаловажно, — увеличить ее бюджет. Внутренний контроль может положительно сказаться на работе и других подразделений компании. Ведь менеджеры ждут от юристов четкой оценки юридических рисков.

В целях обеспечения эффективного внутреннего контроля за соблюдением государственных нормативов и стандартов хозяйствующим субъектом совету директоров (наблюдательному совету), единоличному и коллегиальному исполнительному органу организации рекомендуется:

• — установить порядок внесения соответствующих изменений в учредительные, внутренние документы организации в случаях изменения законодательства РФ;
• — установить периодичность предоставления отчетов по вопросам внутреннего контроля;
• — при разработке и внедрении новых технологий и условий осуществления финансовых операций и других сделок, иных инноваций и технологий учитывать положения учредительных документов организации, требования законодательства РФ и стран местонахождения зарубежных филиалов организации, дочерних и зависимых организаций;
• — осуществлять эффективные программы подготовки служащих и выделять для этого необходимые ресурсы;
• — разработать порядок контроля (Типовое положение) за соблюдением структурными подразделениями, служащими законодательства РФ, учредительных и внутренних документов организации;
• — осуществлять оценку уровня правового поведения служащих компании по основным направлениям деятельности в соответствии с критериями, определяемыми организацией;
• — определить наиболее значимые для организации (например, исходя из величины возможных убытков) типы или виды сделок и разработать для них стандартные (типовые) формы договоров;
• — установить порядок рассмотрения договоров, не относящихся к стандартным;
• — возложить на подразделение (служащего) по управлению правовым риском организацию работы по минимизации правовых рисков;
• — установить контроль за соответствием документации, которой оформляются финансовые операции и другие сделки, законодательству РФ.

Выявление и оценка уровня правового поведения организации осуществляется на постоянной основе. Служащие компании представляют сведения (копии соответствующих документов), свидетельствующие об изменении соответствующего параметра, используемого для выявления и оценки правового риска (жалобы, претензии, судебные акты, предписания органов регулирования и надзора и т. п.). Организационно-контрольный отдел вводит эти сведения в единую информационно-учетную систему организации.

Мониторинг законодательства осуществляет юридический отдел организации на постоянной основе. Для целей мониторинга используются информационно-правовые программы, например «КонсультантПлюс», «Гарант». Сотрудник юридического отдела еженедельно подготавливает информационные обзоры, которые содержат сведения обо всех изменениях, произошедших в законодательстве и касающихся деятельности организации за исследуемый период. Информационные обзоры еженедельно рассылаются заинтересованным лицам организации.

В случае издания нормативных актов, требующих внесения изменений во внутренние документы организации и/или изменяющих порядок проведения финансовых операций и иных сделок, сотрудник юридического отдела вносит указанные нормативные акты в Журнал мониторинга изменений законодательства, что влечет внесение изменений во внутренние документы организации.

В указанном журнале фиксируются сведения о нормативном акте, указывается наименование внутренних документов организации, в которые необходимо внести соответствующие изменения, ответственные за разработку изменений лица, а также предполагаемые сроки исполнения. Нормативный акт, информация о котором внесена в журнал, вручается сотрудником юридического отдела ответственным лицам под роспись. Начальник юридического отдела осуществляет контроль за исполнением сроков внесения соответствующих изменений во внутренние документы организации.

В разработке внутренних документов организации в обязательном порядке участвуют: юридический отдел, руководители структурных подразделений организации, деятельность которых затрагивает документ, руководитель службы внутреннего контроля. После согласования всех условий, внесенных во внутренний документ (вновь изданный документ), его проект передается на рассмотрение и утверждение в орган управления организации, в чью компетенцию входит его утверждение. Проект внутреннего документа прилагается к протоколу заседания органа управления организации, на котором он был утвержден.

Утвержденный внутренний документ организации передается на хранение в юридический отдел организации и вносится сотрудником юридического отдела в Журнал учета внутренних документов организации и мониторинга их изменений.

Электронная версия утвержденного внутреннего документа организации вносится сотрудником организационно-контрольного отдела в базу данных «Внутренние документы организации», которая доступна для обозрения всеми служащими организации в режиме реального времени.