Заполнение формы персонифицированного учета ПУ-3

Заполнение формы персонифицированного учета (ПУ) — 3

Не позднее 31 марта 2012 г. организации обязаны представить в органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее — Фонд) сведения о каждом застрахованном лице за 2011 год по форме ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее — форма ПУ-3). Обратим внимание на основные моменты, которые нужно учитывать при заполнении и представлении форм ПУ-3.

Соответствие данных формы ПУ-3 и индивидуального лицевого счета застрахованного лица Расхождение в данных, указанных в форме ПУ-3 и содержащихся в лицевом счете застрахованного лица, может стать одной из причин отклонения органами Фонда представленной формы ПУ-3. В индивидуальном лицевом счете застрахованного лица накапливаются сведения не только о суммах выплат и страховых взносов, но и о периоде работы застрахованного лица у конкретных плательщиков (ст. 6 Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 N 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»). Эту информацию органы Фонда получают из формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», которая представляется работодателем один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, по всем застрахованным лицам, за исключением работающих на основании гражданско-правового договора, по которым сведения не подаются (п. 9, 15 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 N 837 (далее — Правила N 837); п. 10 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.12.2009 N 159 (далее — Инструкция N 159)).

Период начислений, отражаемый работодателем в форме ПУ-3, должен соотноситься с периодом работы у него застрахованного лица.

В форме ПУ-3 в каждую строку, соответствующую периоду работы по трудовому договору, вносятся записи о начислениях. Если начисления не производились (например, имел место длительный отпуск без сохранения заработной платы), в строке соответствующего месяца проставляется ноль (п. 17 Инструкции N 159). Строки по месяцам, которые не соотносятся с периодом работы по трудовому договору у плательщика, т. е. до месяца приема и после месяца увольнения, не заполняются. По коду застрахованного лица 03 «Работающие на основе гражданско-правовых договоров у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в форме ПУ-3 нули не проставляются (подп. 28.1 Инструкции по формату документов персонифицированного учета, утвержденной Постановлением Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2009 N 10 (далее — Инструкция N 10)).

КАДРОВИКУ, БУХГАЛТЕРУ Если в организации в отчетном периоде осуществлялись прием или увольнение работников, необходимо помнить, что форма ПУ-3 в этом случае сдается после представления формы ПУ-2. Следует также убедиться в наличии у каждого вновь принятого в течение отчетного года работника или лица, с которыми заключен гражданско-правовой договор на оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности (далее — гражданско-правовой договор), свидетельства социального страхования. Нужно проверить, представлялась ли форма ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных) по работникам, у которых в течение 2011 года произошли изменения в анкетных данных (например, поменялась фамилия)

Пример 1.

Иванов А.А. принят на работу в организацию 01.12.2011. Петров И. И. уволен 20.10.2011. В органы Фонда в течение января 2012 г. сведения о приеме и увольнении этих граждан по форме ПУ-2 не представлялись. Форма ПУ-3 по Иванову А. А. будет содержать данные о выплатах в декабре 2011 г. — сумму выплаты или ноль, если начисления в этом месяце не производились, а в его индивидуальном лицевом счете будут отсутствовать сведения о работе у данного плательщика. В форме ПУ-3 по Петрову И. И. будут отражены выплаты с января по октябрь 2011 г., строки за период после увольнения (ноябрь и декабрь) останутся незаполненными, а в индивидуальном лицевом счете этого застрахованного лица не будет сведений о прекращении трудовых отношений с данным плательщиком.

И в одном и в другом случае органы Фонда отклонят форму ПУ-3 из-за расхождения в сведениях.

Никого не забыть Необходимо обратить внимание на категории застрахованных граждан, которые нередко выпадают из поля зрения при формировании индивидуальных сведений персонифицированного учета.

Форму ПУ-3 обязательно следует представить по работникам, находившимся в отчетном году в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до трех лет. При этом не имеет значения, производились этим работникам выплаты или нет. Особенность заполнения формы ПУ-3 в рассматриваемой ситуации заключается в том, что в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» обязательно указывается код вида деятельности «ДЕТИ», а в графе «Период работы» отмечается период такого отпуска в отчетном году (п. 52 приложения 2 к Инструкции N 159).

БУХГАЛТЕРУ При начислении пенсии в стаж работы засчитываются периоды работы, в течение которых уплачивались обязательные страховые взносы в Фонд (далее — взносы в Фонд), а также период нахождения в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, но не более девяти лет в общей сложности (ст. 51 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 N 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее — Закон N 1596-XII)).

Если в разделе 1 формы ПУ-3 проставлены нули, а код вида деятельности «ДЕТИ» не указан, при оформлении пенсии в стаже работы такой период не будет учтен Форма ПУ-3 представляется также за период после увольнения застрахованного лица, если выплаты, на которые начисляются взносы в Фонд, производились после увольнения (например, начислена премия или проиндексирована заработная плата). В таком случае на одно застрахованное лицо представляется две формы ПУ-3. В одной форме заполняется код категории застрахованного лица 01 «Работающие на основе трудового договора» и указываются выплаты, начисленные в течение периода работы, в другой — код застрахованного лица 06 «Не работающие по найму, получающие премии и иные выплаты» и отражаются выплаты, причитающиеся работнику в месяцах, следующих за месяцем увольнения.

БУХГАЛТЕРУ С отчетного периода 2010 года суммы пособия по временной нетрудоспособности, выплаченные за период после увольнения застрахованного лица, в форме ПУ-3 не отражаются (подп. 28.2 Инструкции N 10)

Если работник уволен в период получения пособия по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, т. е в связи со страховым случаем, в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работодатель также представляет по этому работнику две формы ПУ-3: одну с кодом застрахованного лица 01, другую — с кодом застрахованного лица 06. При этом в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» каждой формы ПУ-3 в обязательном порядке указывается вид деятельности «СТРАХСЛУЧ» (п. 20 Инструкции N 159, п. 59 приложения 2 к Инструкции N 159) и фиксируется период страхового случая. В форме с кодом застрахованного лица 01 необходимо отразить период с даты начала страхового случая по день увольнения, в форме с кодом застрахованного лица 06 — с даты, следующей за днем увольнения, по день окончания оплаты временной нетрудоспособности в связи со страховым случаем. Включение в форму этой информации связано с тем, что данные о суммах самого пособия представляет Белгосстрах (п. 10 Правил N 837), и период страхового случая, указанный нанимателем, должен совпадать с периодом выплат, отраженных Белгосстрахом.

БУХГАЛТЕРУ Суммы пособия по временной нетрудоспособности в связи со страховым случаем в форме ПУ-3 работодателем не указываются (п. 16 Инструкции N 159)

Формы ПУ-3 за отчетный год обязательно должны представляться по гражданам, работавшим по гражданско-правовым договорам.

БУХГАЛТЕРУ, ЮРИСТУ Поскольку по гражданам, выполняющим работу по гражданско-правовым договорам, форма ПУ-2 не подается, в целях представления формы ПУ-3 плательщику целесообразно предусмотреть в договоре наличие информации о страховом номере этих граждан Форма ПУ-3 за отчетный период представляется по тем гражданско-правовым договорам, по которым в отчетном году были произведены начисления (п. 18 Инструкции N 159).

Пример 2.

Организация заключила с гражданином договор подряда на выполнение работ с 01.11.2011 по 10.01.2012.

1. Вознаграждение за выполненные работы начислено в январе 2012 г. В данном случае форма ПУ-3 за 2011 год не подается. Она будет представляться в I квартале 2013 года за отчетный период 2012 года. При этом в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» потребуется указать период работы по виду деятельности «ДОГОВОР» двумя строками: с 01.11.2011 по 31.12.2011, с 01.01.2012 по 10.01.2012.

2. Первая часть вознаграждения за выполненные работы начислена в декабре 2011 г., вторая — в январе 2012 г. В данном случае необходимо представить форму ПУ-3 за 2011 год, в которой следует отразить первую часть вознаграждения и период работы по виду деятельности «ДОГОВОР» с 01.11.2011 по 31.12.2011. Вознаграждение, начисленное в январе 2012 г., будет включено в форму ПУ-3 за 2012 год. При этом по виду деятельности «ДОГОВОР» в этой форме необходимо будет указать период работы с 01.01.2012 по 10.01.2012 ¦

Следует напомнить, что, если в течение 2011 года на застрахованное лицо была заполнена форма ПУ-3 (тип формы — назначение пенсии) и оно продолжило работать у данного работодателя, необходимо представить форму ПУ-3 (тип формы — корректирующая) (ч. 3 п. 22 Инструкции N 159).

Сведения о выплатах и порядок их отражения Выплаты, указанные плательщиком в форме ПУ-3, учитываются при расчете пенсии (ч. 1 п. 16 Инструкции N 159, ст. 57 Закона N 1596-XII), поэтому достоверность таких сведений имеет особое значение.

РУКОВОДИТЕЛЮ, БУХГАЛТЕРУ Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Суммы пенсии, излишне выплаченные в связи с представлением работодателем документов, содержащих недостоверные сведения, взыскиваются в пользу органа, выплачивающего пенсию, по его распоряжению в бесспорном порядке с работодателей — юридических лиц и в судебном порядке с работодателей — физических лиц (ст. 76 Закона N 1596-XII).

Представление должностными лицами документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях) Какие выплаты не включаются в ПУ-3. При исчислении пенсии в заработок включаются выплаты, на которые в соответствии с законодательством начислялись и из которых уплачивались обязательные страховые взносы, а также пособия по временной нетрудоспособности либо сохранявшийся за работником средний заработок (ст. 58 Закона N 1596-XII). Это значит, что в форме ПУ-3 указываются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, в том числе вознаграждения по гражданско-правовым договорам. При этом размер выплат в месяц, отраженных в форме ПУ-3, не должен превышать четырехкратную величину средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествовавший месяцу, за который уплачиваются взносы в Фонд.

Не включаются в форму ПУ-3 выплаты, поименованные в Перечне выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденном Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 N 115), на которые не начисляются взносы в Фонд (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 N 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»).

БУХГАЛТЕРУ Начисление взносов в Фонд на отдельные виды выплат, на которые согласно законодательству начисление не производится, не может служить основанием для включения их в заработок для исчисления пенсии (п. 3 приложения к Постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.11.2007 N 148 «Об утверждении формы справки о заработке для начисления пенсии» (далее — приложение к Постановлению N 148)). В связи с этим при обнаружении фактов излишнего начисления взносов необходимо произвести перерасчет и представить форму ПУ-3 (тип формы — корректирующая), если такие выплаты ранее были включены в сведения персонифицированного учета Что указываем в сведениях о пособиях. В графе «Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособности» раздела 1 формы ПУ-3 указываются только суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и оплаты дополнительного свободного от работы дня, предоставляемого ежемесячно матери (отцу, опекуну, попечителю), воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ч. 2 п. 16 Инструкции N 159).

БУХГАЛТЕРУ В форме ПУ-3 не отражаются суммы пособий по уходу за ребенком в возрасте до трех лет и на детей старше трех лет, а также пособий в связи с рождением ребенка и пособий женщинам, ставшим на учет в государственных организациях здравоохранения до 12-недельного срока беременности

При заполнении формы ПУ-3 важно не только правильно определить виды выплат, подлежащие включению в форму, но и соблюсти порядок их отражения.

Суммы переходящих пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также суммы отпускных вносятся с разбивкой по месяцам, на которые приходятся временная нетрудоспособность, период отпуска (ч. 3 ст. 58 Закона N 1596-XII).

Пример 3.

В январе 2012 г. работнику начислено пособие по временной нетрудоспособности за период с 28.12.2011 по 05.01.2012. За пропущенные в связи с нетрудоспособностью рабочие дни декабря пособие составило 285 000 руб., за пропущенные дни января — 452 000 руб.

В форме ПУ-3 за 2011 год в строке «Декабрь» следует указать пособие по временной нетрудоспособности в размере 285 000 руб., в форме ПУ-3 за 2012 год будут отражены 452 000 руб.

Если при увольнении работника удерживаются отпускные за предоставленную авансом часть трудового отпуска, эти суммы учитываются в форме ПУ-3 в месяце, за который они начислены.

Пример 4.

Работнику в апреле авансом предоставлен отпуск и начислены отпускные в размере 1 500 000 руб. При увольнении работника в сентябре из его заработка удержана сумма отпускных за неотработанный период 350 000 руб.

В форме ПУ-3 в строке «Апрель» следует указать сумму отпускных 1 150 000 руб. (1 500 000 — 350 000)

Суммы премий и индексации заработной платы при заполнении формы ПУ-3 отражаются в месяце, в котором они получены. Месяцем получения считается месяц, на который эти суммы приходятся согласно документам о начисленной заработной плате (ч. 2 ст. 58 Закона N 1596-XII, п. 5 приложения к Постановлению N 148).

Пример 5.

В октябре проиндексирована заработная плата за сентябрь.

В форме ПУ-3 сумму индексации необходимо включить в состав выплат за октябрь Доплаты по заработной плате, не начисленные своевременно по вине работодателя, указываются в месяцах, в которых они должны были начисляться (п. 4 приложения к Постановлению N 148). К таким доплатам можно отнести и доплаты до уровня минимальной заработной платы.

Пример 6.

В 2011 году работнику начислена заработная плата за февраль в размере 500 000 руб. В марте обнаружена ошибка и доначислена заработная зарплата за февраль в размере 100 000 руб.

Заработная плата за июль составила 600 000 руб. В августе в размере 11 730 руб. произведена доплата к заработной плате за июль до уровня минимальной заработной платы.

В форме ПУ-3 в строке «Февраль» следует указать начисления в размере 600 000 руб., а в строке «Июль» — 611 730 руб.

Распределяем выплаты по разным видам договоров. Если у одного нанимателя застрахованное лицо работало по трудовому и гражданско-правовому договорам, по каждому виду заполняется отдельная форма. При этом, если общая сумма начисленных в отчетном месяце выплат по разным видам договоров превышает четырехкратную величину, в каждой форме ПУ-3 по такому лицу выплаты отражаются пропорционально в пределах этой величины (п. 18 Инструкции N 159).

Пример 7.

Организация начислила работнику за декабрь 2011 г. заработную плату в размере 4 000 000 руб. и вознаграждение по договору подряда в размере 6 000 000 руб.

Сумма выплат, начисленная работнику в декабре, составила 10 000 000 руб. (4 000 000 + 6 000 000) и превысила четырехкратную величину за ноябрь 2011 г. 9 758 724 руб. (2 439 681 руб. x 4). Взносы в Фонд начисляются с дохода 9 758 724 руб.

В формах ПУ-3 по строке «Декабрь» по коду застрахованного лица 01 «Работающие на основе трудового договора» указывается сумма 3 903 490 руб. (9 758 724 x (4 000 000 / 10 000 000)), по коду застрахованного лица 03 «Работающие на основе гражданско-правовых договоров у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» — 5 855 234 руб. (9 758 724 x (6 000 000 / / 10 000 000))

Сверим итоговые данные персонифицированный учет лицевой застрахованный Порядок включения переходящих выплат, доплат в форму ПУ-3 и отчет формы 4-фонд (форма 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь», утвержденная Постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 14.05.2011 N 85) различен, поэтому возникает несоответствие представленных в этих документах итоговых данных. В связи с этим пачки документов персонифицированного учета, содержащие формы ПУ-3, представляются в органы Фонда не ранее сдачи (п. 5 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.12.2009 N 158 (далее — Инструкция N 158)) отчета 4-фонд и пояснительной записки (форма пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3, утвержденная Постановлением Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2009 N 10).

В пояснительной записке раскрываются случаи расхождения итоговых значений показателей раздела 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» всех представляемых за отчетный период форм ПУ-3 и соответствующих данных отчета 4-фонд. В связи с этим перед представлением в органы Фонда пачек форм ПУ-3 необходимо проверить соответствие сумм, указанных в пояснительной записке, суммам, отраженным в отчете 4-фонд. Пачки форм ПУ-3, не отвечающие указанным требованиям, возвращаются органами Фонда плательщику для исправления (п. 6 Инструкции N 158).