Основные приемы поиска материала. 
Виды вспомогательных материалов

• • Из этого раздела вы узнаете о том, как и где искать материалы к выступлению, каким образом можно повысить качество восприятия излагаемого материала.
• • Вы научитесь использовать при подготовке выступления различные источники, а также средства наглядности (презентации в программе PowerPoint, раздаточный материал и др.).
• • Вы овладеете приемами подготовки публичного выступления и продолжите формировать навык работы с разными источниками, в том числе при подготовке доклада.

Как уже отмечалось во введении, за последние десятилетия сформировались новые сферы применения русского литературного языка. Одна из таких сфер, получивших особенно бурное развитие, — устная публичная речь. В ситуации публичного общения чтение вслух заранее подготовленных и отредактированных (часто и отцензурированных) письменных текстов, распространенное в советские годы, сменили спонтанные выступления, имеющие черты скорее разговорной, бытовой, нежели официальной речи, что нарушает правила построения традиционных публицистических, научных или деловых текстов. Между тем давно известно, что лучшие импровизации готовятся заранее — только тогда они удовлетворяют главным требованиям к публичной речи: понятности, информативности и выразительности. Рассказывают, что одного крупного специалиста попросили через пару дней коротко охарактеризовать результаты своей работы перед широкой аудиторией. Он отказался, потому что пятнадцатиминутное выступление требовало, с его точки зрения, около двух недель подготовки. Тогда его спросили, сколько времени ему нужно, чтобы подготовить часовую лекцию. Он ответил: «Дня четыре». «А сколько времени Вам понадобится для подготовки трехчасового обзора?» «Это я могу сделать хоть сейчас» , — уверенно ответил исследователь.

О том, чем собирался заниматься герой рассказанной выше истории в течение двух недель, вы узнали из раздела 4.1, посвященного подготовке публичной речи. А с неумело подготовленными выступлениями вы, вероятно, уже не раз встречались на студенческих конференциях, семинарах или заседаниях кафедры. Опытные и знающие авторы зачастую приносят с собой объемные тексты, но это вовсе не означает, что они правильно подготовились именно к устному докладу. Складывается впечатление, что о регламенте многие узнают только тогда, когда получают слово, поэтому половина времени, отведенного на доклад, уходит на сетования, что этого времени мало. Затем скороговоркой читается текст со случайными, непродуманными сокращениями, а когда регламент превышен вдвое и в аудитории поднимается шум, начинаются бесконечные извинения докладчика за то, что он ничего не успел сказать. В итоге самые интересные результаты исследования так и остаются неизвестными слушателям.

Поэтому даже очень опытные ораторы, чьи речи выглядят как абсолютный экспромт, все же готовятся к ним. Известные ораторы пользовались собственными методами подготовки к выступлениям. Например, великий актер немого кино Чарли Чаплин, который очень боялся микрофона, заучивал свои речи наизусть. Всемирно известный биолог и великолепный лектор И. И. Мечников готовился к лекциям тщательно, но никаких записей не делал, перед студентами импровизировал. Известный историк В. О. Ключевский читал лекцию в прямом смысле этого слова, но с настолько ярко выраженной разговорной интонацией, что у слушателей возникало впечатление блестящей импровизации. Опытный политик В. И. Ленин готовил тезисы на отдельных листочках и время от времени заглядывал в них в процессе выступления.

Но во всех случаях подготовка начинается с отбора материала, поиска убедительных фактов и цифр, которые произведут на слушателей впечатление (статистические данные, цитаты по теме, высказывания экспертов и пр.). По теме своего выступления вы должны знать гораздо больше того, что произнесете вслух. Дейл Карнеги, которому принадлежит термин «резервные знания», писал, что они придают выступающему особую уверенность и авторитетность. Кроме того, никогда не знаешь, какая информация пригодится при ответах на вопросы и замечания аудитории.

Подберите примеры и активно используйте их. Стоит вам сказать: «Знал я одного удивительного человека…» , — и аудитория сразу встрепенется. Примеры заменяют громоздкие объяснения и отлично запоминаются. Но и примеры должны быть краткими и по существу. Выводы («итак, этот пример показывает, что…») лучше не делать — пусть люди придут к заключению сами. Из найденных примеров следует впоследствии отобрать наиболее яркие, ведь одно из главных требований к публичной речи — краткость. Великий химик Д. И. Менделеев, который был прекрасным оратором, говорил, что лекция, перегруженная примерами, как и очаг, переполненный дровами, затухает.

Найденные вами примеры, факты и цифры, цитаты, а также упоминаемые имена желательно проверить по нескольким источникам (работам специалистов разных научных школ, нескольким публикациям, энциклопедиям и т. п.), во избежание повторения ошибок и небрежностей предшественников. В случае расхождений между разными источниками старайтесь найти первоисточник в авторитетной публикации, проконсультируйтесь с научным руководителем или другим экспертом по вопросу. Возможно и обращение за справкой в Интернет. Следует только помнить, что Интернет — это нередактируемый источник информации, поэтому он как никакой другой нуждается в критическом отношении к себе. Тем не менее Интернет позволяет решать некоторые вопросы чисто статистически, так как поисковые системы демонстрируют распространенность вариантов. Например, название разновидности кабачка цуккини встречается в двух написаниях: цукини (12 970 страниц по данным Яндекса и цуккини (43 849 страниц). Название типа автомобиля встречается в трех версиях: минивэн (свыше 300 000 случаев), мини-вэн (свыше 35 000 случаев), минивен (свыше 40 000 случаев). Это позволяет сделать вывод о варианте, который целесообразнее использовать независимо от регистрирующего или предписывающего подхода авторов словарей и в соответствии со шкалой вероятности закрепления той или иной единицы в языке.

Помимо фактического материала к выступлению неплохо подобрать и материалы демонстрационные (экспонаты, образцы, иллюстрации, действующие приборы и т. п.). Не случайно говорится: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». От того, как выглядят иллюстрации, зависит сценическое поведение докладчика, а значит и будущий текст. Иллюстрациями являются карты, графики распределения, таблицы, примеры употребления. Некоторые иллюстрации к докладу могут отсутствовать в работе, на основании которой он пишется, а какие-то иллюстрации из работы совсем необязательно вставлять в доклад. Важно следующее: все иллюстрации должны быть четкими, крупными, понятными. Их должно быть видно с последнего ряда аудитории. С того же расстояния должен читаться и текст — т. е. размер букв не может быть менее 2 см. Грамотное использование иллюстраций и других вспомогательных материалов предоставляет слушателям возможность оценивать во время выступления не костюм докладчика или его манеру говорить, а суть сообщения, привлекает внимание к обсуждаемой проблеме, вызывает у аудитории самостоятельные мысли по ней.

Современные компьютерные программы позволяют упростить подготовку выступления для ораторов с разным опытом, предоставляя в их распоряжение готовые шаблоны и мастеры подготовки презентаций различных жанров. Остановимся на возможностях стандартного офисного пакета компании Microsoft. Если для подготовки письменных текстов будут полезны шаблоны текстового процессора Word, описанные в главе 3, то для устных жанров хорошим помощником окажутся шаблоны другой программы — PowerPoint. С ее помощью готовятся отчеты, выступления с докладом, презентации проекта или диплома и др. Шаблоны продуманы по форме и разнообразны по дизайнерскому решению, помогают построить хорошо структурированное сообщение.

Для подготовки доклада, например, целесообразно опереться на шаблон «Общий доклад». Его структура имеет следующий вид.

• • Объявите цель доклада
• • Представьтесь

Темы для обсуждения

• Кратко опишите основные темы доклада.

Тема первая

• • Подробно изложите материал
• • Приведите примеры и иллюстрации
• • Почему это должно заинтересовать аудиторию

Тема вторая

• • Подробно изложите материал
• • Приведите примеры и иллюстрации
• • Почему это должно заинтересовать аудиторию

Примеры из жизни

• • Приведите пример из жизни или расскажите анекдот
• • Подыграйте аудитории, если сочтете нужным

Что все это значит

• • Выразите свое мнение по поводу этой темы
• • Повторите ключевые моменты, которые должны остаться в памяти слушателей

Следующие шаги

• • Перечислите все действия, которые должны совершить слушатели
• • Перечислите свои последующие действия.

Приведенный шаблон напоминает, что обычная цель выступления — это побуждение к действию. Для этого необходимо поддерживать контакт с аудиторией на протяжении всего выступления. А чтобы слушатели не забыли, что предлагал им докладчик, не следует перегружать выступление множеством тем и мыслей: со слуха их запоминание достаточно проблематично. Известно, что люди запоминают не более 10% информации, полученной со слуха, а в долгосрочной памяти остается еще меньше.

Чтобы облегчить запоминание важных для выступающего положений, а также их самостоятельную оценку аудиторией, повысить убедительность речи, рекомендуется использовать различные виды вспомогательных материалов: обычную аудиторную доску или флип-чарты, раздаточный материал (распечатки, копии), постеры, пленки для оверхедпроектора, электронные презентации и др. Владение презентационной техникой и опора на вспомогательные материалы являются сегодня все более востребованной частью компетенции любого специалиста.

Что желательно выносить в презентационный (раздаточный, наглядный и др.) материал? То, что вам хотелось бы оставить в памяти слушателей после вашего выступления, и то, что облегчит им понимание ваших идей: цифры, сравнительные таблицы, примеры, выводы. Ни в коем случае не стоит загружать электронные презентации бесконечными текстовыми страницами, которые не читаются дальше первого ряда. Не рекомендуется и зачитывать по порядку текст с экрана — ваши слушатели, наверное, умеют читать и сами.

Подготовленные раздаточные материалы (иногда их называют хендаут — от англ, hand out, буквально «на руки») не раздавайте слушателям сразу, держите их при себе и предоставляйте не раньше и не позже того момента, когда речь зайдет о том, что они собой иллюстрируют.

Если предложенное вами изображение (слайд, фото, текст на экране и др.) по каким-либо причинам неразборчиво, в его использовании нет смысла, а извинения на тему «тут, правда, плохо видно» только раздражают слушателей.

Приведем в качестве примера еще один шаблон — «Обзор проекта» .

Название проекта

Предприятие

Докладчик

Цели проекта

• • Основные цели проекта
• • Связь с другими проектами
• • Основные сроки

Описание

• Опишите проект, не употребляя технических терминов

Рецензии

• Рецензенты.

✓ (вставьте по одному слайду на каждого рецензента).

• Достоинства.

✓ достоинства проекта (из рецензий).

• Недостатки.

✓ недостатки проекта (из рецензий).

Технология

• Описание новой технологии.

✓ преимущества.

• Соответствие стандартам.

✓ преимущества.

• • Игнорируемые стандарты
• • Причины, недостатки и преимущества

Ресурсы и исполнители

• Опишите требования к ресурсам для этого проекта.

✓ специалисты.

✓ оборудование.

✓ помещение.

✓ внешние услуги и сопровождение.

✓ производство.

✓ сбыт.

Процедуры

• • Опишите процедурные отличия от проектов подобного рода
• • Обсудите причины, выгоды и трудности применения новых процедур

Календарный план

• Укажите основные даты выполнения проекта.

Текущее состояние

• Краткий обзор хода работ в сравнении с планом.

✓ области совпадения с планом.

✓ области отставания от плана.

✓ области опережения плана.

• Непредусмотренные задержки и трудности.

Сопутствующие документы

• Подведение итогов.

✓ где или у кого узнать, телефон.

• Другие вопросы.

✓ где или у кого узнать, телефон.