Письмо-наиоминание — письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.
Ключевыми фразами таких писем являются:
Вторично напоминаем Вам…
Напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.
В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:
В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия.
В противном случае мы оставляем за собой право…
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.
