Дело о делопроизводстве

ДЕЛО О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Введение

Как театр начинается с вешалки, так любая организация начинается с документов.

Документ выступает в качестве средства взаимодействия, свидетельства отношений субъектов хозяйствования, материального выражения большинства их действий и закрепления юридических фактов.

В связи с этим правильное построение работы с документами, ее четкая организация являются одним из факторов отлаженной и систематизированной работы любого предприятия.

Все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, предъявляемые к порядку работы с документами (ст. 25 Закона от 06.10.1994 N 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»), их созданию, обработке и движению, в совокупности именуемые делопроизводством.

В данном материале рассматривается делопроизводство, связанное с документированием деятельности всей организации, которое еще называют общим делопроизводством.

Организация делопроизводства на предприятии. Служба ДОУ, или Кто за все в ответе Основным документом, регламентирующим единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), которая действует с 27 февраля 2009 г. Ее нормы указывают, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, установленные СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следовательно, СТБ также является обязательным к исполнению и предприятия обязаны привести свою документацию и порядок работы с ней в соответствие с требованиями стандарта.

СТБ 6.38−2004 на предприятиях должен быть введен приказом, распоряжением, указанием (п. 4 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38−2004), предусматривающим мероприятия по внедрению стандарта (например, переработку внутренних инструкций по ведению делопроизводства).

На основании указанных нормативных актов организации должны самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства (п. 4 Инструкции по делопроизводству) (далее — внутренняя инструкция) и отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным в ней порядком работы с документами. Какие именно работники должны быть ознакомлены (либо все без исключения) и каким образом должно подтверждаться ознакомление, не указывается. Полагаем, что факт ознакомления целесообразно фиксировать путем проставления подписей ознакомившихся на внутренней инструкции, при этом к таким работникам относятся лишь те, чьи должностные обязанности связаны с созданием, оформлением и движением документов.

Все документы организации принимаются и обрабатываются централизованно специально создаваемой для этих целей службой, которую называют службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

На предприятии в зависимости от различных факторов (численность сотрудников, структура, объем документооборота) данная служба может иметь различные наименования: канцелярия, секретариат, общий отдел, управление делами и т. п. Нередко ввиду небольшого объема документооборота эта служба представлена одним человеком либо выполнение таких функций входит в круг обязанностей специалиста иного профиля (например, инспектора по кадрам). Должность лица, ответственного за делопроизводство, может также называться по-разному, в зависимости от его должностных обязанностей, размеров предприятия и других условий: секретарь, секретарь-референт, делопроизводитель.

Конкретное наименование службы ДОУ, ее структура, задачи, функции определяются предприятием самостоятельно и должны быть предусмотрены в положении о данной службе, а обязанности ответственных за делопроизводство работников — в их должностных инструкциях.

Для регламентации работы в сфере документационного обеспечения управления в организации должны быть разработаны и утверждены внутренняя инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.

Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Руководитель организации несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в целом по предприятию.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или руководителя структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч. 5 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

При смене руководителя организации также составляется акт приема-передачи документов и дел.

делопроизводство документ номенклатура

Жизнь и смерть документа Эффективность делопроизводства конкретной организации обусловлена, прежде всего, наличием единого порядка работы с документами, внутренних инструкций, определяющих данный порядок.

1. Бланки, табели и альбомы документов: путь к совершенству в документообороте Документы в организации, за исключением внутренних документов структурных подразделений, совместных документов и некоторых других, должны оформляться на бланках, под которыми понимают стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации (п. 21 Инструкции по делопроизводству). На бланке изготавливают только первую страницу документа, все последующие страницы оформляются на чистом листе бумаги.

Предусмотрены два вида бланков документов:

бланк для письма — для оформления писем различного вида (ответов, запросов, сопроводительных писем и т. д.);

общий бланк — для распорядительных (приказы, распоряжения), организационных (положения, инструкции) и справочно-информационных документов (акты, справки, докладные записки и др.).

Отличаются данные виды бланков составом размещаемых на них реквизитов.

Кроме общих для обоих бланков реквизитов, таких как государственный герб Республики Беларусь (для госорганизаций), эмблема или товарный знак (при их наличии), код организации по ОКРБ 004−2001 или по ОКРБ 018−2003, а также наименование организации (в том числе вышестоящей при ее наличии), на бланк для письма наносятся почтовый адрес отправителя и его коммуникационные и коммерческие данные (п. 25 и 26 Инструкции по делопроизводству).

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа представляет собой бланк документа определенного вида (приказ, протокол и т. д.) с расположенными на нем реквизитами, составляемый с учетом специфики деятельности организации.

Унифицированные формы документов заносятся в табель унифицированных форм документов организации, по сути являющийся перечнем этих форм (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству). Создание табеля предполагает, что не включенные в него документы изготавливать в организации запрещено.

2. «Хождение» документов: входящие, исходящие, внутренние Все документы организации подразделяются на входящие, исходящие и внутренние.

С момента создания (поступления) они проходят определенный путь, в котором можно выделить следующие основные стадии.

Входящие документы

1. Прием и обработка:

— осмотр почтовых конвертов на предмет их целостности;

— установление соответствия адреса, указанного на конверте, адресу доставки. При несоответствии ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а если это невозможно — возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено» ;

— вскрытие конвертов. Конверты с пометкой «Лично» не подлежат вскрытию. Такие конверты передаются адресату в закрытом виде, все остальные — вскрываются. Дальнейшая судьба самих конвертов может быть различна: они могут уничтожаться либо присоединяются к документу (подп. 140.5 Инструкции по делопроизводству).

2. Сортировка и распределение:

— отбор документов, подлежащих регистрации. Примерный Перечень документов, не подлежащих регистрации, содержится в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству. В работе можно использовать примерный Перечень, а можно на его основе разработать собственный;

— распределение документов, подлежащих передаче руководителю организации, а также тех, которые, минуя руководителя, могут передаваться сразу в структурные подразделения. Например, нецелесообразно передавать на рассмотрение руководителю организации письма с запросом о подтверждении стажа работы при наличии в организации отдела кадров. В связи с этим нужно разработать порядок сортировки документов, предусматривающий виды документов, и указывать структурное подразделение, к компетенции которого относится данный документ;

— передача документов, не подлежащих регистрации, исполнителям в соответствии с их компетенцией.

3. Регистрация документа заключается во внесении данных о нем в регистрационно-контрольную карточку (РКК) (приложения 6 и 7 к Инструкции по делопроизводству) или журнал регистрации входящих документов (приложение 8 к Инструкции по делопроизводству) (если документооборот незначителен и не превышает 600 документов в год) и присвоении ему регистрационного индекса.

Решение о выборе формы регистрации документов — карточной или журнальной — закрепляется в локальном правовом акте организации (приказом либо предусматривается во внутренней инструкции по делопроизводству).

После регистрации на документе делается отметка о поступлении: регистрационный штамп, проставляемый в правом углу нижнего поля первой страницы документа.

——————————————————

¦ «____» ______________ ____ г. ¦

¦ ¦

¦ Вх. N ______________________ ¦

L—————————————————-;

Входящие документы регистрируются в день поступления в организацию.

4. Передача документа на рассмотрение руководителю организации. Результаты рассмотрения отражаются в виде резолюции на документе. Если решения руководителя не требуется, документ передается в структурное подразделение, ответственное за исполнение.

5. Занесение содержания резолюции в РКК или журнал регистрации входящих документов и передача документа непосредственному исполнителю, указанному в резолюции.

6. На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения — исполнителя слева в нижнем поле первого листа документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

—————————————;

¦ В дело 02−15 ¦

¦ Дан ответ ¦

¦ 01.10.2009 N 02−15/97 ¦

¦ Подпись ¦

¦ 01.10.2009 ¦

L—————————————;

Исходящие документы

1. Подготовка и подписание документа. Обычно документы, требующие подписания, накапливаются службой ДОУ (например, за текущий рабочий день) и затем подаются уполномоченному должностному лицу на подпись.

2. Регистрация документа производится в день его подписания. Если копии исходящих документов хранятся в структурном подразделении, его подготовившем, лицо, изготовившее документ, проставляет на нем индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, а затем через дробь порядковый регистрационный номер, присваиваемый службой ДОУ исходящим документам в пределах делопроизводственного года. Если же копия документа будет храниться в службе ДОУ (такой способ практикуется в организациях с небольшим объемом документооборота), то регистрационный индекс проставляется централизованно только службой ДОУ.

3. Отправка документов. После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту, а его копия подшивается в соответствующее дело.

Внутренние документы

" Жизнь" этих документов на этапе создания и регистрации схожа с «жизнью» исходящих документов, а процесс их исполнения близок к исполнению входящих документов. Но имеются следующие особенности.

1. Внутренние документы регистрируются в отдельных РКК или журналах регистрации внутренних документов. Лишь при незначительном объеме документооборота их допускается регистрировать в общем журнале регистрации исходящих документов.

2. Протоколы и приказы регистрируются отдельно друг от друга и от других внутренних документов.

3. Общие и кадровые приказы регистрируются отдельно друг от друга. В свою очередь кадровые приказы с разными сроками хранения регистрируются отдельно.

3. Номенклатура дел. Составление, согласование, утверждение Номенклатура дел представляет собой составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.

Различают три вида номенклатуры: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций). На их основании организация разрабатывает свою собственную номенклатуру. При отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура разрабатывается организацией самостоятельно.

Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, ей достаточно составить одну общую для всей организации номенклатуру дел.

В графе 1 номенклатуры указывается индекс дела, включенного в номенклатуру. Он должен состоять из принятого в организации кодового номера структурного подразделения, а также порядкового номера конкретного дела в номенклатуре, которые разделяются тире.

В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. Состав информации, указываемой в заголовке дела, зависит от категории дела и может включать в себя автора документов (приказы генерального директора по основной деятельности), адресата или корреспондента документов (переписка с ООО «А» по вопросам аренды) и др.

Графа 3 заполняется в конце года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням (Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» и Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» (далее — Постановление N 38)).

При составлении номенклатуры целесообразно резервировать несколько свободных номеров для заведения ранее не предусмотренных дел.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций.

Пример 1.

—————————————————————————————————————

¦ Отдел кадров (код 03) составляет номенклатуру дел и включает в нее ¦

¦дело с приказами о предоставлении трудовых отпусков. Заголовок дела¦

¦" Кадровые приказы о предоставлении трудовых отпусков за 2009 год" будет¦

¦иметь индекс, например, 03−05, где 03 — код отдела кадров, 05 -¦

¦порядковый номер дела в номенклатуре ¦

L————————————————————————————————————-;

Согласовываются номенклатуры дел:

государственными организациями:

— сдающими документы в государственный архив, — с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения один раз в 5 лет;

— не сдающими документы в государственные архивы, — с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации;

негосударственными организациями:

— заключившими договор с государственным архивным учреждением, — с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

— не заключившими договор, — не согласовываются.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т. е. с 1 января.

4. Хранение: оперативное и архивное Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 4 Положения о порядке применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением N 38).

Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив — по месту их создания (оперативное хранение).

Для оперативного хранения документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, которые затем хранятся в рабочих комнатах или специально предназначенных для этого помещениях. Дела помещаются в запираемые шкафы, предохраняющие документы от пыли и солнечного света (ч. 2 п. 213 Инструкции по делопроизводству).

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.

Положение об архиве утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует (Примерное Положение об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденное Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5).

До передачи в архив документы должны быть сформированы в дела согласно номенклатуре дел, а также пройти экспертизу ценности.

По истечении сроков хранения в архиве документы либо передаются в государственный архив, либо уничтожаются. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, предусмотренных в соответствующем договоре с учреждениями государственной архивной службы (подп. 15.1.4 Основных правил), а при их ликвидации или банкротстве (при отсутствии правопреемника) документы передаются на хранение в органы, зарегистрировавшие уставы таких организаций (подп. 15.2.8 Основных правил).

5. Уничтожение документов Уничтожению подлежат:

— дела временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков оперативного хранения;

— дела, не подлежащие передаче в государственный архив по истечении сроков хранения.

Отбор документов для уничтожения производится при проведении экспертизы их ценности. По результатам экспертизы на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (форма акта содержится в приложении 4 к подп. 4.5.1 Основных правил). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором акт составлен.

Пример 2.

—————————————————————————————————————

¦ Если срок хранения дела истекает 1 октября 2009 г., такое дело может¦

¦быть включено в акт об уничтожении дел не ранее 1 января 2010 г. ¦

L————————————————————————————————————-;

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, т. е. сдаются в макулатуру.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (подп. 4.5.6 Основных правил).

Деятельность любой организации предполагает создание и движение документов. Количество этих документов может быть различным, однако все они в зависимости от вида проходят один и тот же путь, который должен быть единообразным и последовательным. В противном случае документооборот превратится в хаос. Простые на первый взгляд формы работы с документами, требования, предъявляемые к их жизненным циклам, делают свое большое дело: четко организованное делопроизводство является верным способом достижения эффективной системы управления в организации.