Цикличность управленческой деятельности

Процесс управления, как известно, имеет циклический характер: непрерывность развития управляемой системы требует непрерывной постановки все новых целей управления и их реализации через вытекающие из этих целей и повторяющиеся функции управления (см. гл. 1).

Цикличность управления отражается в цикличности управленческой деятельности. Это значит, что виды управленческой деятельности как отражение функций управления составляют совокупность взаимосвязанных действий, которые, выражая стадии осуществления управляющего воздействия, закономерно повторяются и образуют в течение какого-либо промежутка времени законченный круг.

При выделении видов управленческой деятельности разные авторы, с одной стороны, опираются на общие теоретические положения о сущности управления и его функциях, а с другой — исходят из собственных представлений о структуре деятельности субъекта управления.

Основатель школы научного управления Ф. У. Тейлор выделил четыре основные функции управления (и, следовательно, четыре вида управленческой деятельности)¹:

• 1) планирование как определение будущего желаемого состояния объекта управления и тех действий (мероприятий), которые необходимо осуществить, чтобы перейти из нынешнего состояния в желаемое;
• 2) организация как определение материальных и информационных связей между компонентами управляемой системы и объектами внешней среды;
• 3) контроль как сопоставление фактического состояния объекта управления с планируемым, выявление расхождений, их оценка и регулирование объекта управления с целью устранения существенного расхождения;
• 4) стимулирование как поощрение и наказание работников в зависимости от результатов их трудовой деятельности.

Анри Файоль в рамках «административной школы управления» определил, что управленческая деятельность включает пять обязательных функций: планирование, организацию, распорядительство, координацию, контроль. При этом вне зависимости от размера организации и уровня в управленческой иерархии структура управленческих функций будет неизменной^[1][2].

М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури выделили следующие первичные функции управления^[3]:

• 1) функция планирования, которая предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей;
• 2) функция организации, предполагающая, во-первых, такое структурирование рабочих заданий, которое позволит организации выполнять намеченные планы и тем самым достигать своей цели, а во-вторых, определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению;
• 3) функция мотивации, задача которой заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом;
• 4) функция контроля, которая направлена на обеспечение того, чтобы организация действительно достигала своих целей.

Как отмечают авторы, все функции имеют две общие характеристики: они требуют принятия решений и необходимой коммуникации, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Ч. Барнард, рассматривая управленческую деятельность как «специализированный вид работы, связанный с обеспечением функционирования организации», считает, что основной задачей субъекта управления является координация действий других людей, и в соответствии с этим выделяет три основные функции руководителя:

• 1) обеспечить систему коммуникации внутри организации;
• 2) обеспечить поддержание основной деятельности организации;
• 3) сформулировать цель организации¹.

При этом первую функцию можно эффективно реализовать, если:

• а) в качестве метода создания линий коммуникации будет выступать отбор людей, которые смогут выполнять функции руководителей;
• б) проблема создания и поддержания системы линий коммуникации в организации будет сведена к обеспечению соответствия руководящего состава руководящим позициям;
• в) все субъекты управления будут прилагать усилия на тех позициях, где и когда это требуется, не ссылаясь на личные причины, по которым они не могут этого сделать (т.е. будут проявлять лояльность и ответственность);
• г) наряду с формальной руководящей структурой будет действовать неформальная организация.

Вторая функция будет успешно реализована, если субъект управления:

• а) сумеет вовлечь людей в отношения кооперации с организацией;
• б) обеспечит услуги этих людей после того, как они согласились вступить в такие отношения (различными методами — от убеждения до «торговли»).

Эффективная реализация третьей функции предполагает, что:

• а) цель организации разделяют все участники системы кооперации;
• б) общая цель разбита на конкретные цели, которые распределяются не только во времени, образуя последовательность действий, но и в соответствии с географической, социальной и функциональной специализацией, которой обладает каждое из подразделений организации;
• в) ответственность, т. е. объективная власть, распределена (делегирована)^[4][5].

Во всех приведенных и некоторых других моделях функций управления и видов управленческой деятельности цикличность только подразумевается. Однако существуют модели, построенные именно на понятии «управленческий цикл».

К. Л. Вилсон, например, рассматривает управление как последовательный процесс, а деятельность субъекта управления — как решение серии задач. Основные фазы управленческой деятельности постоянно повторяются и образуют цикл функций управления (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Цикл функций управления по К. Л. Вилсону^1.

Каждая фаза управленческой деятельности включает задачи, которые необходимо выполнить, чтобы осуществить ту или иную функцию управления. Успешно выполнить каждую последующую задачу можно, только успешно завершив предшествующие задачи, при этом ни одна задача не является более важной, чем другие, и только выполнение всех задач обеспечивает эффективное управление. Таким образом, эффективность управления зависит от непрерывности, целостности и завершенности управленческой деятельности, или, в терминологии К. Л. Вилсона, от ее баланса.

Управленческий цикл в разработанной В. В. Цевелевым и Ю. И. Молотковым системной технологии управления включает восемь логически связанных этапов^[6][7]:

• 1) этап прогнозирования, в ходе которого на основе разработанных концепций, стратегических планов и сценариев будущего организации предопределяется будущий результат ее деятельности;
• 2) этап планирования, на котором по каждому сценарию развития событий для каждого уровня управления и каждого структурного подразделения составляется план деятельности;
• 3) этап организации, в процессе которого разрабатывается технологическая последовательность реализации принятого плана, издаются приказы и распоряжения, даются указания о закреплении за конкретными лицами каких-либо разделов вводимого плана действий и технологической последовательности их исполнения;
• 4) этап мотивации, который должен обеспечивать заинтересованность в исполнении закрепленных за каждым участником процесса производства функций, тем самым способствуя эффективному управлению всей системой производства;
• 5) этап координации, который инициируется, когда обнаруживаются отклонения в исполнении технологических последовательностей; в ходе этого этапа, выработав и приняв управленческое решение, направленное на устранение сбоя в работе организации в целом или отдельных ее структурных подразделений, руководитель рассчитывает на компенсацию сбоя и надеется на выполнение принятого плана;
• 6) этап контроля (за процессом управления и качеством продукции), который предусматривает проверку сроков и качества исполнения принимаемых решений;
• 7) этап анализа, на котором происходит сравнение плана (нормы) с результатом, а также выявление отклонений и их причин;
• 8) этап управления, на котором разрабатываются варианты решений, направленных на ликвидацию отклонений и породивших их причин и введение в действие принятых решений¹.

Чрезвычайно интересна модель управленческого цикла, разработанная Ю. Д. Красовским, в которой управленческий цикл вне зависимости от его длительности состоит из шести блоков:

• 1) информационная подготовка решения;
• 2) принятие управленческого решения;
• 3) «запуск» решения;
• 4) организация исполнения;
• 5) контроль за исполнением;
• 6) оценка конечных результатов.

Наиболее значимым («ответственным», по терминологии автора) является блок контроля, который позволяет находить допущенные ранее просчеты и корректировать их^[8][9][10]. Эта модель наглядно показывает, что объектом управляющих воздействий в рамках управленческого цикла является деловое поведение работников (рис. 24).

Одной из самых простых и практически полезных моделей управленческого цикла является модель, разработанная У. Шухартом и усовершенствованная Э. Демингом, или так называемый цикл Деминга Несмотря на то что изначально в этой концепции речь шла об управлении качеством, циклом Деминга можно описывать управление любым процессом деятельности.

ZIZ

РУКОВОДИТЕЛЬ.

Рис. 73. Управленческий цикл руководителя (по Ю. Д. Красовскому).

Следует отметить, что в соответствии с концепцией Шухарта — Деминга все фазы управленческого цикла сводятся в единый процесс и становятся элементами командной работы. Тем самым исключается возможность возникновения конфликтов, которые могут начинаться, когда разные функции управления осуществляются разными группами людей.

Э. Деминг, объясняя, как должен поступать в процессе управления его субъект, советовал каждый раз делать четыре шага¹:

• 1. Планируй изменения или испытания, направленные на улучшения.
• 2. Попробуй осуществить (предпочтительно в малом масштабе).
• 3. Изучи результаты. Чему мы научились?
• 4. Действуй. Усвой изменения, или отбрось их, или повтори еще раз, возможно, при других условиях.

Если такая модель поведения реализуется, то деятельность субъекта управления проходит по определенному алгоритму (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Алгоритм управленческой деятельности в соответствии с циклом Деминга (предложение Я. Грэхема)²

В действительности же чаще всего процесс управления имеет следующий вид (рис. 7.5).

Психологически точно объясняет, почему чаще всего на практике реализуется именно подобный подход к управлению, Г. Нив: «Я думаю, это происходит потому, что мы были воспитаны в духе принципа «делай». Дела-^[11][12]

ние — «продуктивно», в то время как планирование, проверка и изучение «непродуктивны». Делая что-либо, мы ощущаем продвижение, в то время как при планировании, обдумывании, обсуждении и изучении у нас возникает чувство, будто мы еще и не приступали к делу"¹.

Рис. 7.5. Обычный подход к управлению (в представлении Я. Грэхема)^2.

В психологических терминах речь идет о преобладании в процессах управления внешней, предметной деятельности над внутренней, психологической. Однако и психологические исследования, и собственно жизненная практика показывают, что обдумывание, мысленное воспроизведение предстоящей работы, ее планирование подготавливают внешние действия, экономят усилия по выбору нужных действий, а также позволяют избегать серьезных ошибок.

С точки зрения психологии управления интересно, что Г. Нив объясняет такую ориентацию на внешнее «делание» прежде всего социокультурными причинами:

• 1) поскольку общество ориентировано на практические результаты, оказывается проще оценить то, что было сделано; спланированное оценивать очень нелегко;
• 2) у членов ориентированного на результат общества формируется установка на необходимость быть всегда и во всем правыми, или (что еще более важно) казаться всегда правыми;
• 3) в ориентированном на результат обществе «тушение пожаров» — весьма уважаемый род деятельности. Г. Нив пишет: «И действительно, на этом деле многие люди сделали себе карьеру. Но мы забываем, что было бы гораздо лучше, если бы пожары просто не возникали»^[13][12][15].

По существу, это один из примеров действия (не всегда продуктивного) процессов социального управления на уровне культуры (см. гл. 5).

Если рассматривать управленческую деятельность в единстве ее внутренней, психологической и внешней, предметной формы, то можно представить ее в виде двух взаимосвязанных циклов (рис. 7.6).

Рис. 7.6. Двухуровневая модель управленческого цикла.

Внутренний уровень управленческого цикла, как видно па рис. 7.6, составляют виды психологической деятельности, в своем единстве обеспечивающие:

• а) определение актуального вектора управления и потенциальных результатов управляющих воздействий;
• б) моделирование проблемных ситуаций, вероятных путей их разрешения и возможных затруднений в процессе решения управленческих задач;
• в) выбор средств решения конкретных управленческих задач.

В целом этот уровень управленческого цикла можно обозначить как уровень планирования, если понимать планирование не просто как одну из функций управления, которая связана с разработкой и реализацией планов организации^[16], а как интегральный процесс психической регуляции деятельности субъекта управления, направленный на разработку стратегии и тактики достижения общегрупиовых целей, а также программ их реализации.

На данном уровне субъект управленческой деятельности в своем внутреннем, психологическом пространстве оперирует идеями и образами (которые соотносятся, с одной стороны, с целями, задачами и структурой организации, а с другой — с реальными людьми, обеспечивающими достижение организационных целей). При этом продуктом действий субъекта становится образ будущего непосредственного и опосредованного результата его управляющих воздействий.

Внешний уровень управленческого цикла можно обозначить как уровень реализации управленческого решения. Поскольку реализовать З’правленческие решения чаще всего можно только за счет кооперации членов группы (организации), на этом уровне субъект управленческой деятельности во внешнем, социокультурном (организационном) пространстве, оперируя различными доступными ему средствами, воздействует на других членов группы, побуждая их решать определенные задачи и в совместной работе достигать запланированных ранее результатов. Виды деятельности, которые составляют этот уровень управленческого цикла, в своем единстве обеспечивают:

• а) координацию усилий членов группы (организации) в ходе решения очередных общегрупповых задач;
• б) стимулирование индивидуальной и групповой активности относительно достижения общегрупповых целей;
• в) проверку своевременности и качества исполнения поставленных задач и в целом — степени достижения общегрупповых целей;
• г) преодоление затруднений, возникающих в ходе решения общегрупповых задач.

Сквозными и для уровня планирования, и для уровня реализации управленческого решения являются процессы обратной связи и изучения {анализа) ситуации.

Остановимся подробнее на наиболее важных психологических аспектах каждого из уровней управленческого цикла.

• [1] Приводится по: Комарова Н. В. Теоретические основы менеджмента: конспект лекций.М.: Доброе слово, 2005. С. 23.
• [2] См.: Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник. М.: Экономистъ, 2003. С. 49.
• [3] Подробнее см.: Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 2004.
• [4] См.: Барнард Ч. Функции руководителя: власть, стимулы и ценности в организации.С. 213,215.
• [5] Там же. С. 215−231.
• [6] Подробнее см.: Чикер В. Л. Психологическая диагностика организации и персонала.СПб.: Речь, 2004.
• [7] См.: Цевелев В. В., Молотков 10. И. Основы менеджмента. Т. 1: Организационно-производственный менеджмент: учебник. Новосибирск: Изд-во СГУПС, 2009.
• [8] В приведенной модели следовало бы уточнить название последнего этапа: понятие"управление" охватывает весь описанный авторами цикл.
• [9] См.: Красовский 10. Д. Организационное поведение. М., 2003. С. 342.
• [10] См.: Деминг Э. Новая экономика: пер. с англ. М.: Эксмо, 2006; Его же. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Паблишер, 2014. Доп. см.: Нив Г. Организация как система. Принципы построения устойчивогобизнеса Эдвардса Деминга: нер. с англ. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
• [11] Приводится по: Нив Г. Организация как система. Принципы построения устойчивогобизнеса Эдвардса Деминга. С. 142.
• [12] Там же. С. 143.
• [13] См.: Нив Г. Организация как система… С. 143—144.
• [14] Там же. С. 143.
• [15] Там же. С. 144.
• [16] См.: Карпов А. В. Психология менеджмента. С. 558.