Методы и подходы к оценке эффективности информационных технологий/ информационных систем

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

• • основные подходы, методы и модели оценки эффективности информационных технологий;
• • методы формирования бюджетов (смет) на разработку, создание, эксплуатацию и поддержание информационных технологий;
• • методы определения и анализа стоимостных показателей эффективности информационных технологий;
• • методы обоснования целесообразности разработки и внедрения комплексных, междисциплинарных проектов в области информационных технологий;

уметь

• • применять качественные и количественные методы для оценки эффективности информационных систем и информационного бизнеса;
• • рассчитать стоимостные показатели эффективности информационных технологий;
• • формировать бюджет информационных служб (проектов);

владеть

• • методами анализа эффективности информационных технологий;
• • инструментальными средствами для оценки эффективности информационных технологий.

Основные принципы и этапы оценки эффективности информационных технологий/информационных систем

Обоснование эффективности IT /IS рассматривается с той точки зрения, что вложения в IT /IS являются инвестициями, поэтому можно использовать основные принципы оценки эффективности инвестиционных проектов с учетом особенностей проектирования в области информационных технологий.

Сложность оценки эффективности информационных технологий/ информационных систем непосредственно зависит [9, 161:

• • от сложности и многообразия современных IT /IS;
• • от сложности оценки интеллектуальной собственности (т.е. нематериальных активов предприятия);
• • от сложности и трудоемкости, определения количественных параметров использования IT /IS;
• • от сложности и необходимости правильного выбора источников эффективности, т. е. выявления направлений повышения производительности труда, потенциальных резервов производства и упущенных возможностей, совершенствования хозяйственной и финансовой деятельности организации.

В основу оценки эффективности IT /IS должны быть положены следующие основные принципы, которые вытекают из общих методов теории инвестиционного анализа:

• • рассмотрение IT /IS на протяжении всего жизненного цикла (расчетного периода);
• • моделирование денежных потоков, включающих денежные поступления и расходы за расчетный период с учетом возможности использования различных валют;
• • сопоставимость условий сравнения различных проектов (вариантов проекта);
• • учет фактора времени;
• • учет всех наиболее существенных последствий проекта;
• • учет наличия разных участников проекта;
• • учет влияния инфляции;
• • учет влияния фактора неопределенности и рисков;
• • необходимость итерационного проведения оценки эффективности.

Далее необходимо установить факторы, действие которых обеспечивает эффективность, определить направления действия этих факторов и источники эффективности, определить показатели для количественного измерения степени влияния этих факторов, выбрать методы расчета этих показателей.

В качестве основных факторов, действие которых обеспечивает эффективность IT/IS, можно назвать:

• • увеличение скорости выполнения операций по сбору, обработке, передаче и выводу информации;
• • возможность применения оптимизационных и эвристических методов в управлении организацией;
• • возможность обеспечения непрерывного контроля хода производства;
• • повышение качества реализации функций управления;
• • возможность улучшения функциональных характеристик и повышения качества выпускаемой продукции;
• • снижение операционных расходов;
• • улучшение использования активов за счет выявления скрытых резервов и возможностей;
• • повышение качества проведения вычислительных работ;
• • повышение надежности функционирования вычислительных ресурсов;
• • сокращение сроков создания и освоения новых информационных технологий;
• • увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;
• • повышение производительности труда разработчиков и пользователей вновь созданных или купленных IT /IS и др.

Для определения направления действия этих факторов необходимо выяснить степень влияния разработки и внедрения конкретной IT/IS на эффективность:

• • труда отдельных работников управления;
• • управленческой деятельности подразделений;
• • процесса управления при выработке конкретного управленческого решения;
• • отдельного звена иерархической системы управления;
• • методов управления;
• • автоматизируемого бизнес-процесса;
• • всей системы управления в целом.

Решение об инвестировании средств в IT/IS должно приниматься с использованием системного подхода и учета интересов всех участников, а также всех факторов, в том числе социальных и экологических. В том случае, если рассматривается новая IT/IS, то необходимо разработать альтернативные варианты IT /IS и по удовлетворяющим клиента критериям выбрать лучший вариант. За базовый вариант в этом случае можно принять любой из вариантов, приемлемый в условиях данного объекта. При модификации (совершенствовании) существующей IT/IS за базовый вариант могут быть приняты показатели эффективности существующей (действующей) IT/IS, но в этом случае также можно рассчитать и оценить альтернативные варианты.

Оценка эффективности IT /IS проводится в несколько этапов [9]:

• 1) выбор и обоснование использования качественных показателей IT/IS;
• 2) выбор модели жизненного цикла IT /IS (модели проектирования);
• 3) определение временных и трудовых характеристик проекта;
• 4) определение стоимостных характеристик проекта;
• 5) определение количественных показателей эффективности IT /IS;
• 6) учет инфляции, риска и неопределенности в процессе проведения расчетов;
• 7) проведение анализа чувствительности предлагаемого проекта IT /IS;
• 8) разработка мероприятий по слежению за эффективностью IT/IS на протяжении всего жизненного цикла.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Вначале необходимо на качественном уровне рассмотреть все преимущества и недостатки внедрения в организации IT/IS с точки зрения потребителя (клиента), разработчика, инвестора. Для дальнейшего проведения анализа эффективности IT /IS необходимо определиться с выбором модели жизненного цикла.

Каждая из этих моделей жизненного цикла информационной системы включает различный набор действий и задач, на основе которых с использованием систем сетевого планирования и управления можно построить план-график, характеризующий весь жизненный цикл IT /IS. Например, моделирование с использованием PERT-системы (Program (Project) Evaluation and Review Technique — техника оценки и анализа программ (проектов)) предполагает построение сетевого графика на основе выбранной модели жизненного цикла по следующим этапам:

• 1) составление первоначального дерева работ;
• 2) составление детализированного перечня работ и событий на основе первоначального дерева работ с указанием предшествующих работ;
• 3) определение кода события, наименования события, кода работы и наименования работы для каждого события и каждой работы;
• 4) назначение временных оценок в днях для каждой работы — оптимистической, пессимистической, наиболее вероятной и ожидаемой оценки;
• 5) определение временных, ресурсных (количество исполнителей) и стоимостных характеристик для каждой работы — кода работы, наименования работы, длительности работы (ожидаемая оценка) в днях, количества исполнителей, должности исполнителя, дневной заработной платы исполнителя, наименования подразделения;
• 6) построение сетевого графика;
• 7) определение основных параметров сетевого графика, в том числе критического пути;
• 8) расчет параметров сетевого графика;
• 9) определение критического пути;
• 10) определение вероятности выполнения проекта в срок;
• 11) проведение оптимизации сетевого графика.

Для расчета сетевых графиков обычно используются следующие методы расчета: графический (если график включает небольшое количество работ) и табличный. Например, при табличном методе расчета определяются раннее начало и окончание работы, позднее начало и окончание работы, полный резерв времени работы, частные резервы первого и второго вида работы, независимый (свободный) резерв времени работы. Оптимизация сетевого графика представляет процесс улучшения организации выполнения комплекса работ с учетом установленного срока и использования ресурсов.

Оптимизация осуществляется в основном за счет перераспределения временных, материальных, энергетических и трудовых ресурсов или интенсификации выполнения работ критического пути в результате привлечения дополнительного количества работников и оборудования, а также материального стимулирования работников.

В зависимости от полноты решаемых задач оптимизация может быть разделена на частную и комплексную.

К частной оптимизации относится минимизация:

• • времени выполнения проекта при заданной стоимости;
• • потребляемых ресурсов (в качестве ресурсов выступают трудовые ресурсы, оборудование, материалы, энергетические ресурсы и т. д.);
• • стоимости при заданном времени выполнения.

Под комплексной оптимизацией понимается нахождение оптимального соотношения величин затрат и сроков выполнения в зависимости от конкретных целей.

В процессе оптимизации итеративно вносятся коррективы в структуру выбранной модели жизненного цикла.

При определении стоимостных характеристик проекта обычно оценивают расходы, связанные разработкой или покупкой, владением IT/IS на протяжении всего жизненного цикла. Для этого можно при наличии достаточной исходной информации рассчитать совокупную стоимость владения всех альтернативных вариантов и выбрать из них минимальный, но стоимости.

Для определения предварительной стоимости разработки IT /IS можно использовать следующие методы:

• • расчет по статьям калькуляции;
• • расчет по фактическим затратам на аналогичные разработки, выполненные в предыдущие годы;
• • расчет по затратам на одного среднесписочного работника;
• • расчет затрат с использованием типовых этапов работ и удельных весов калькуляционных статей.

Для определения окончательной цены IT /IS можно использовать общеизвестные методы ценообразования: затратный метод, агрегатный метод ценообразования, параметрический метод, метод ценообразования на основе текущих цен, конкурентный метод, метод маржинальных издержек, тендерный метод.

Также при установлении окончательной цены необходимо учесть особенности ценообразования для IT /IS продукции и необходимые затраты на качество, которое удовлетворяет потребителя.

Учет инфляции осуществляется с использованием: общего индекса внутренней инфляции; прогнозов валютного курса рубля; прогнозов внешней инфляции; прогнозов изменения во времени цен на ресурсы; прогноза изменения уровня заработной платы и т.н.; прогноза финансовых нормативов государственного регулирования (ставок налогов, пошлин и др.).

Основными причинами риска для IT /IS являются: стихийные бедствия и аварии, сбои и отказы технических средств, последствия ошибок проектирования и разработки компонентов IT/IS (аппаратных средств, технологии обработки информации, программ, структур данных и т. п.), ошибки эксплуатации (пользователей, операторов и другого персонала). При анализе рисков широко применяется вероятностный подход.

Анализ чувствительности позволяет выяснить, как показатели эффективности реагируют на изменение входных данных, которые формируют потоки платежей. Можно выделить четыре этапа при осуществлении анализа чувствительности:

• • выбор показателя эффективности, относительно которого проверяется чувствительность системы;
• • отбор ключевых переменных модели, т. е. данных, отклонения значений которых от базовых заметно отразятся на величине показателя эффективности (остальные переменные рассматриваются в модели как константы);
• • определение вероятных или ожидаемых диапазонов значений ключевых переменных;
• • расчет значений показателей эффективности для принятых диапазонов ключевых переменных и представление результатов расчетов в табличной и графической формах.

Таким образом, можно выбрать научно обоснованное и экономически выгодное решение в области IT/IS.

В результате проведенного исследования должен быть получен ответ на следующие вопросы относительно будущего развития IT /IS и эффективности ее работы: какие средства затрачиваются на IT /IS, оптимальны ли они для бизнеса, как управлять инвестированием в IT /IS, какие выбрать направления развития IT/IS-инфраструктуры, как обосновать бюджет на IT/IS, сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению IT/IS, какова адекватность предлагаемой IT/IS бизнесу и др.

В основу оценок эффективности IT /IS должны быть положены те же основные принципы, что и при оценке экономической эффективности вложений в любые инвестиционные проекты. Показатели эффективности должны отражать улучшение функционирования как объекта управления (управляемой системы), так и субъекта управления (управляющей системы). Эффективность обеспечивается использованием оптимизационных и эвристических методов и моделей управления, повышением достоверности и оперативности обработки информации, повышением уровня доступности информации. Для этого требуется оценить текущий уровень инвестиций в информационные технологии, выяснить, насколько эти инвестиции способствуют развитию бизнеса.