Создание страхового фонда и фонда пользования

О том, что архивные документы очень уязвимы и легко подвержены различным бедствиям (пожары, наводнения), а также тлению, плесени, выцветанию и т. д., и т. п., архивисты знали всегда. Поэтому первой своей задачей они справедливо считали создание условий для максимально безопасного хранения. Но понимая также, что не всегда документы можно сохранить даже в этих условиях, а также то, что при постоянном обращении к документам они неизбежно подвергаются разрушению, еще в средние века изготавливались копии (разумеется, рукописные) наиболее важных и постоянно востребованных документов, которые и использовались в повседневной деятельности различных канцелярий. Появление фотографии позволило изготавливать фотокопии. Но по-настоящему массовым копирование архивных документов как на случай их гибели, так и с целью замены подлинников копиями при использовании стало возможным лишь после появлении технологии сравнительно недорогого и быстрого изготовления копий, занимающих, к тому же, сравнительно мало места. Такими копиями стали микрофильмы.

Целенаправленное массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны. Именно тогда появилось понятие страхового фонда.

Страховой фонд документов — это совокупность страховых копий документов, созданных с целью сохранения документной информации на случай утраты или повреждения документов.

Этот фонд является неприкосновенным и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Совершенно очевидно, что создать страховые копии всех документов, хранящихся во всех государственных архивах, невозможно^[1]. Поэтому, аналогично тому как для оставления документов на постоянное хранение, т. е. для комплектования архивов и проведении экспертизы ценности документов, так и при планомерном создании страхового фонда необходимо решить проблему выбора документов, достойных того, чтобы были созданы их страховые копии.

Эта проблема решается на основании тех же принципов, что и установление категории ценности фондов и дифференцированный подход к созданию НСА к ним. Страховому копированию подлежат наиболее ценные и наиболее информативные, а также наиболее часто используемые комплексы документов. Теоретически между ценностью (информативностью) и востребованностью (в данный момент, так как конъюнктура может меняться) документов существует определенная разница. Поэтому при отборе документов для страхового копирования следует исходить из непривходящей ценности документов, которая профессиональным архивистам зачастую известна гораздо более, чем историкам и другим пользователям ретроспективной документной информации.

Главная задача при отборе документов для страхового копирования, таким образом, заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое количество документов, составляющих наиболее ценную часть АФ РФ и содержащих в наиболее концентрированном виде как можно большую часть информации этого фонда.

Считается, что отобранные таким образом несколько процентов документов АФ РФ могут содержать не менее половины всей информации, содержащейся в генеральной совокупности (во всех документах АФ РФ).

Таким образом, отбор документов для страхового копирования составляет первый и необходимый этап этой работы. Такой отбор требует комплексного подхода ко всем хранящимся в архиве фондам, прежде всего к фондам учреждений, составляющих одно ведомство, учета взаимосвязи информации, содержащейся в различных фондах, глубокого знания истории фондообразователей и особенностей их делопроизводства.

Как правило, для страхового копирования отбираются фонды целиком (за исключением описей, включающих старый регистрационно-справочный аппарат, иногда дела по личному составу и т. д.) или отдельные описи, но отдельные дела или документы подлежат копированию лишь в исключительных случаях. Эго обусловлено контексгуальностыо архивных документов, тем обстоятельством, что их совокупность, образующая этот контекст, несет в себе дополнительную информацию, т. е. вытекает из принципа происхождения, примененного к созданию страхового фонда.

Вместе со страховыми копиями единиц хранения, включенными в ту или иную опись, создается страховая копия данной описи.

Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляется путем съемки документов на микрофильмы или микрофиши. Негативы микрофильмов (или микрофишей) являются страховыми копиями этих документов.

Микрофильм — это комплекс микрофотокопий документов на рулонной пленке, объединенных на основе какого-либо общего признака, как правило, принадлежностью этих документов к одной единице хранения (делу).

Микрофиша — это микрофотокопия на пленке в виде кадров, расположенных в несколько рядов.

Для микрофильмирования первоначально в СССР применялась пленка «Микрат-200», но в дальнейшем из-за ее недостаточной стойкости и недостаточного качества перешли на «Микрат-300», причем ранее отснятые на «Микрат-200» микрофильмы стали переснимать на пленку «Микрат-300».

Главным недостатком микрофильмов было то, что они черно-белые (т.е. элементы документа, характеризуемые цветом, например, в планах и чертежах, нивелируются), карандашные пометы в документе на них либо пропадают, либо с трудом читаются, воспроизведение текста не всегда достаточно четкое. В настоящее время появилась возможность съемки на цветные микрофильмы, что удорожает процесс страхового копирования, но зато намного повышает потребительские свойства копии.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами и документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте^[2].

Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию. Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов; техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационнопрофилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.

Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

С самого начала массового страхового копирования (микрофильмирования) документов была поставлена задача замены подлинников копиями при использовании. Для этого было достаточно изготовить одновременно с негативом позитивную пленку микрофильма, доступную для чтения при помощи специального аппарата для чтения микрофильмов. В настоящее время такие аппараты стоят во всех читальных залах архивов во всем мире.

Фонд пользования — совокупность копий документов АФ РФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается в обязательном комплекте в процессе работ по страховому копированию, а также при исполнении запросов (копировании документов по заказам исследователей и организаций), подготовке выставок и при других архивных работах, предполагающих копирование документов.

В настоящее время фонд пользования включает:

• — для архивных документов на бумажной основе — одну микроформу (микрофильм или микрофишу) второго поколения на галогенидосеребряной пленке, изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;
• — для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
• — для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение; допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS^[3][4];
• — для фонодокументов — одну копию на магнитной ленте;
• — для видсодокументов — одну копию в формате VIIS^[5].

В настоящее время широкое распространение получил такой перспективный способ изготовления копий фонда пользования, как сканирование документов. Оцифрованные копии документов просты в изготовлении и удобны в использовании. Важным преимуществом этих копий является возможность их использования в режиме удаленного доступа (через Интернет).

Нет сомнения, что именно оцифровке архивных документов принадлежит будущее. Однако до сих пор оцифрованные копии архивных документов не признаны Международным советом архивов в качестве полноценных страховых копий^[6], хотя в качестве копий фонда пользования они всячески приветствуются и широко распространены во всем мире.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется каждым архивом самостоятельно.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования. Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

• [1] Современные методики оцифровки (сканирования) документов позволяют взглянутьна это иначе. Теоретически сканирование всех документов АФ РФ возможно, а, учитываяпрогресс современных технологий, в среднесрочной или долгосрочной перспективе оно возможно даже практически. Но, конечно, необходимые для этого трудозатраты и стоимостьоборудования и работ в обозримой перспективе будут накладывать ограничения на масштабы такого сканирования. К тому же необходимы программные средства для защитыоцифрованных копий архивных документов от любых изменений.
• [2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.11.13.
• [3] Betacam — семейство форматов профессиональной видеозаписи, разрабатываемыхфирмой Sony, основанное на наклонно-строчной магнитной записи на ½-дюймовую лентув кассете. Этот формат широко распространен в телекомпаниях, долгие годы являлся стандартным профессиональным видеоносителем.
• [4] VHS — кассетный аналоговый формат наклонно-строчной видеозаписи, разработанный корпорацией JVC, получивший широкое распространение в мире.
• [5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.11.13.1.
• [6] Главной причиной этого является сравнительно легкая возможность различных фальсификаций.