Процесс и методы управления организацией

Процесс управления организацией

Когда люди объединяют свои усилия ради получения какихто результатов, сразу возникает потребность в управлении, в первую очередь, в организации и координации их совместной деятельности. Это дает возможность рассматривать организацию с позиций управления ею, т. е. в качестве объекта, которым надо управлять.

Управление организацией включает процессы, относящиеся:

• — к разработке моделей организаций (организационному проектированию);
• — к процедурам подготовки, принятия и реализации управленческих решений;
• — к уровням управления.

Многообразие назначения, целей и задач организаций определяет их своеобразие и несхожесть, поэтому для управления ими требуются специальные знания, овладение методами и приемами, разработанными с учетом особенностей организации. Отсюда вытекает вывод о том, что управление организациями должно строиться с учетом их специфических черт, которые не остаются неизменными, а трансформируются как под влиянием внешних обстоятельств, так и в результате роста и развития самой организации. В соответствии с этим меняются и важнейшие показатели, по которым оцениваются значимость и достижения компаний, например, объем реализации продукции, рыночная стоимость компании, рентабельность, производительность и др.

Элементы управления взаимосвязаны и взаимообусловлены и представляют собой единый процесс, единую систему управления. Первичным элементом является прогнозирование, определяющее цели развития организации. В зависимости от установленных целей формируются организационные структуры и процедуры, в рамках определенных структур и процедур в интересах достижения целей осуществляется регулирование развития деятельности организации.

При усложнении объектов управления, в динамичной внешней среде возрастает роль управления, усложняется и совершенствуется его система. Особое значение приобретает одна из функций управления — планирование, в первую очередь стратегическое планирование и прогнозирование.

Этапы планирования в организации обусловлены не только временем, но и функциональным и территориальным разделением объекта планирования. Прогнозирование и перспективное планирование охватывает высшие уровни функциональной и территориальной иерархии: от экономики страны до конкретного предприятия; оперативно-календарное планирование — низшие уровни иерархии: от предприятия до рабочего места; текущее технико-экономическое планирование занимает промежуточное положение.

Прогнозирование является первой стадией планирования, остальные три этапа составляют стадии разработки плана:

• — оперативно-календарное планирование;
• — текущее технико-экономическое планирование;
• — перспективное и долгосрочное планирование.

Итак, планирование — это единая система выработки информации о будущем, не имеющая формального ограничения во времени и состоящая из двух стадий — прогнозирования и разработки плана. При наличии специфики этих стадий планирования их объединяет, прежде всего, общность целей (т. е. производство информации о будущем) и задач.

Чтобы получить информацию о будущем, нужно изучить законы развития современной экономики. Определить движущие силы ее развития — это основная цель планирования в любых организациях, в том числе — в сфере сервиса. В качестве основных движущих сил развития сервисной индустрии выступают социальные потребности, технические возможности и экономическая целесообразность. В соответствии с этим можно указать на следующие основные задачи планирования и прогнозирования:

• — установление целей развития;
• — изыскание оптимальных путей и средств их достижения;
• — определение ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей.

Выбор целей организации является результатом анализа социальных задач, которые необходимо решить в обществе и которые отображают объективный характер действия экономических законов. Выбору целей предшествуют разработка альтернативных целей, построение иерархической системы или дерева целей, ранжирование целей, выбор ведущих звеньев. Исходными предпосылками выбора целей являются, с одной стороны, реальная возможность достижения данной цели, а с другой — ее оптимальность, установленная, но критерию эффективности.

Пути и средства достижения целей определяются на основе анализа развития современной экономики. При этом в процессе прогнозирования происходит ограничение набора альтернативных вариантов путей и средств достижения поставленных целей, т. е. определяется область оптимальных решений. В процессе разработки плана выбирается единственное оптимальное решение. Кроме того, задачи планирования и прогнозирования нельзя рассматривать изолированно. В процессе прогнозирования и разработки плана обязательно производится анализ взаимодействия целей, способов и технических средств их достижения, необходимых ресурсов и определяются, но принятым критериям оптимальные пути развития.

Несмотря на общность задач, их постановка при прогнозировании и планировании различна. При планировании действует следующая схема: «цель — директивная, пути и средства ее достижения — детерминированные, ресурсы — ограниченные». При прогнозировании схема иная: «цели — теоретически достижимые, пути и средства их достижения — возможные, ресурсы — вероятные». План содержит только одно (оптимальное) решение, прогноз — веер альтернатив. Эта особенность является следствием воздействия фактора времени: большое время упреждения вызывает высокую степень неопределенности информации о будущем и, следовательно, обусловливает вероятностный характер оценок.

Задачи планирования и прогнозирования в организациях отличаются также широтой охвата. Если задачи прогнозирования оценить как общеорганизационные, то задачи планирования касаются деятельности отдельных подразделений. Особенности процессов планирования и прогнозирования влияют на схему реализации основных принципов планирования. Существует ряд общих принципов планирования и прогнозирования:

• — сочетание социально-политических и экономических целей;
• — системность;
• — непрерывность и обратная связь;
• — пропорциональность и оптимальность;
• — реальность и объективность;
• — выделение ведущего звена и т. д.

Планированию как подсистеме управления организацией присущи все основные особенности, характерные для большой информационной системы, а именно: целостность, единство цели; сложность структуры; сложность связей, которая обусловлена сложностью структуры экономики, сложными взаимными связями между отдельными отраслями экономики, регионами и предприятиями; сложность функционирования. Прогнозированию также присущи эти общие свойства больших систем.

Важнейшими требованиями системного подхода к прогнозированию и планированию являются комплексность прогнозов и планов и непрерывный характер процесса планирования. Комплексность прогнозов предусматривает составление прогнозов и планов, взаимосвязанных как в пространстве (в отраслевом и территориальном разрезе), так и во времени. Взаимосвязь в пространстве означает установление рациональных отношений между отраслями, экономическими районами, установление оптимальных соотношений между темпами развития производства, сбалансированность потребностей и ресурсов на всех уровнях иерархии.

Взаимосвязь прогнозов и планов во времени обеспечивается реализацией принципа непрерывности планирования. Корректировка планов и прогнозов должна носить дискретный характер с заранее установленными сроками. Частое изменение планов, обусловливающее изменение производственных программ, может привести к дестабилизации работы организации из-за сложности структуры, большой трудоемкости и материалоемкости процессов подготовки производства.

Непрерывность планирования обеспечивается путем реализации принципа обратной связи. Корректировка планов и прогнозов производится на основании информации, содержащей данные о результатах реализации планов и прогнозов, об изменении тенденции развития объекта и внешней среды (экономического фона), уточнения потребностей.

Планы и прогнозы должны быть научно обоснованы. Нельзя допускать субъективизма и волюнтаризма при прогнозировании и составлении планов в сфере сервиса. Прогнозы и планы должны быть напряженными и основываться на объективной возможности их выполнения. Это требует разработки и использования научно обоснованных методов в планировании, современных методов экономико-математического моделирования, системного подхода к процессу разработки плана и прогнозированию. Различная степень неопределенности вырабатываемой информации о будущем влияет на характер применяемых методов, способов и приемов планирования.

Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, благодаря которым управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия «процесс управления». Чаще всего под ним понимается определенная совокупность управленческих действий, которые в оптимальной последовательности связываются друг с другом для обеспечения достижения поставленных целей путем преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы.

В этом определении подчеркивается целенаправленный характер процесса, осуществляемого аппаратом управления организации, а также его связь с функциями, целями и необходимыми для их реализации ресурсами. И поскольку результативность организации в значительной мере предопределяется ее способностью привлекать и использовать ресурсы, необходимые для достижения целей, то процесс управления является ключевым фактором эффективности организационной деятельности.

Рассматривая процесс управления, можно в качестве ключевого момента принимать не функции, а управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организаторская деятельность профессиональных управляющих. В данном случае процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений. При этом процесс принятия управленческих решений неразрывно связан с установлением природы возникающих проблем, выбором среди возможных альтернатив способа решения проблемы и использованием полученных результатов.

Между этими двумя точками зрения на определение сущности процесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повторяющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. При выполнении функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений, осуществляя планирование, организовывая работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящие в ней процессы.

Так, составление плана на предстоящий плановый период связано с принятием таких решений, как постановка целей, определение необходимых ресурсов, выбор способов достижения целей и задач. Процесс организации неизбежно вызывает необходимость принятия решений по вопросам о структуре производства и управления, об организации производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, об организации труда рабочих и специалистов. Процесс мотивации включает решения по установлению и оценке неудовлетворенных потребностей, по формированию целей их удовлетворения и по определению стимулирующих действий (мер) и т. д. Для обеспечения процесса координации необходимо решить, каким образом будет достигаться в организации согласованность в работе звеньев, какие технические средства связи будут использоваться и т. д. Процесс контроля связан с принятием решений о том, что, как и когда контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как анализировать полученную информацию и каким образом корректировать процессы в соответствии с результатами и т. д.

Таким образом, начальный импульс процессу принятия решений задает информация об изменениях во внешней среде и о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации (команда, приказ, распоряжение, план и т. д.) подается на управляемый объект. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер. Он начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать.