Документационное сопровождение процедур кадровых технологий

Организация и обеспечение проведения аттестации сотрудников, конкурсов на замещение вакантной должности как важнейшие составляющие кадровой работы организации предусматривают подготовку по каждой из этих процедур пакета соответствующих документов.

Разработка документационного сопровождения процедур аттестации, конкурса на замещение вакантной должности, квалификационной оценки персонала обеспечивает:

• • юридическую силу документов, сопровождающих данные процедуры;
• • унификацию используемых в них форм документов;
• • экономию рабочего времени на создание и обработку документов;
• • минимизацию возможности опротестования документально оформленных результатов данных процедур.

Аттестация. В системе управления персоналом аттестация занимает особое место как реальный способ повысить эффективность работы сотрудников организации. Хотя законодательство не обязывает всех работодателей проводить аттестацию своих работников, даже небольшие компании (численностью сотрудников 50—100 человек), планирующие расширение бизнеса, рассматривают ее как инструмент повышения эффективности персонала, определения соответствия работника замещаемой им должности, проверки квалификации, выявления перспективы использования его потенциальных возможностей и способностей, стимулирования роста профессиональной компетенции, решения вопросов, связанных с изменением условий и оплаты их труда.

Цель, задачи и содержание процедуры аттестации в системе государственной гражданской службы определены ст. 48 Закона о гражданской службе. Муниципальные служащие подлежат аттестации в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации». Обязательная аттестация установлена также специальными федеральными законами в отношении персонала организаций отдельных отраслей экономической деятельности (некоторые категории работников в энергетике, транспортной сфере, на опасных производственных объектах, в сфере образования и др.). Аттестация педагогических работников проводится с соответствии с Порядком проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденным приказом Министерства образования и науки РФ от 07.04.2014 № 276.

Оформление документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003, в федеральных органах исполнительной власти в — в соответствии с Постановлением об утверждении правил делопроизводства.

Отсутствие единого перечня документов, сопровождающих процедуру аттестации, — существенный недостаток нормативного обеспечения делопроизводства организаций, которое восполняется лишь Положением о проведении аттестации государственных служащих, утвердившим порядок и содержание документационного сопровождения процедуры аттестации.

Организация проведения аттестации гражданских служащих государственного органа.

• 1. Подготовка к проведению аттестации.
• 2. Издание правового акта государственного органа.
• 3. Формирование аттестационных комиссий.
• 4. Составление списков гражданских служащих государственного органа, подлежащих аттестации.
• 5. Утверждение графика проведения аттестации.
• 6. Подготовка отзыва о служебной деятельности гражданского служащего, подлежащего аттестации.
• 7. Подготовка документов для аттестационной комиссии.
• 8. Проведение заседаний аттестационной комиссии.
• 9. Принятие решений по результатам аттестации.

Согласно Положению о проведении аттестации государственных служащих пакет документов, сопровождающих процедуру аттестации в организации, должен включать:

• • правовой акт государственного органа, содержащий положения:
  • — о формировании аттестационной комиссии,
  • — об утверждении графика проведения аттестации,
  • — о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации,
  • — о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии;
• • правовой акт, определяющий состав аттестационной комиссии, сроки и порядок ее работы;
• • график проведения аттестации (ежегодно утверждается представителем нанимателя и доводится до сведения каждого аттестуемого гражданского служащего не менее чем за месяц до начала аттестации) с указанием:
  • — наименования государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация,
  • — списка гражданских служащих, подлежащих аттестации,
  • — даты, времени и места проведения аттестации,
  • — даты представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа;
• • отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:
• — фамилия, имя, отчество,
• — замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность,
• — перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие,
• — мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности;
• • сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период (прилагаются к отзыву);
• • решение аттестационной комиссии по результатам аттестации гражданского служащего:
  • — соответствует замещаемой должности,
  • — соответствует замещаемой должности гражданской службы и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста,
  • — соответствует замещаемой должности гражданской службы при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации,
  • — не соответствует замещаемой должности гражданской службы;
• • аттестационный лист гражданского служащего (подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании;
• • протокол заседания комиссии (подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании);
• • правовой акт государственного органа (решение представителя нанимателя) о том, что гражданский служащий:
• — подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста (издается в течение месяца после проведения аттестации),
• — направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации,
• — понижается в должности гражданской службы.

Порядок работы аттестационной комиссии доводится до сведения работников организации или учреждения посредством издания информационного документа.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист гражданского служащего, составленный по форме согласно приложению. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. В том случае когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность, он может быть уволен в соответствии с п. 16.

ч. 1 ст. 37 Закона о гражданской службе. В этом случае издается соответствующий правовой акт.

Конкурс на замещение вакантной должности. Организация и обеспечение проведения конкурса на замещение вакантных должностей — одна из важных функций кадровой работы. Успех ее выполнения во многом определяется качеством подготовки документационного сопровождения процедуры конкурса.

Наиболее полно эта процедура разработана в системе государственной службы, получив закрепление в Положении о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденном Указом о конкурсе.

Согласно данному Положению документационное сопровождение процедуры конкурса предусматривает:

• • объявление государственного органа о приеме документов для участия в конкурсе, которое размещается в органах печати, учрежденных соответствующими государственными органами, и в других печатных изданиях;
• • информацию о проведении конкурса на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования;
• • решение о дате, времени и месте проведения конкурса, которое принимает руководитель государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных претендентами на замещение вакантной должности;
• • правовой акт об образовании конкурсной комиссии;
• • правовой акт о составе конкурсной комиссии, сроках и порядке ее работы, методике проведения конкурса;
• • протокол заседания конкурсной комиссии;
• • решение конкурсной комиссии по результатам голосования;
• • акт представителя нанимателя о назначении победителя конкурса на вакантную должность;
• • письмо-сообщение кандидатам, участвовавшим в конкурсе, о результатах конкурса;
• • информацию о результатах конкурса на сайте государственного органа;
• • заключение служебного контракта с победителем конкурса.

Положением определен и состав документов, представляемых претендентами на замещение вакантной должности гражданской службы:

• • личное заявление;
• • собственноручно заполненная и подписанная анкета^[1];
• • копия паспорта;
• • документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию:
  • — копия трудовой книжки,
  • — копии документов об образовании и о квалификации;
• • документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
• • иные документы.

• [1] Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005№ 667-р.