Составление номенклатуры дел
Составление номенклатуры дел осуществляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности кадровой службы, в соответствии с требованиями устава или положения об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием организации, типовым и примерным перечнями документов с указанием сроков хранения, описями дел постоянного и временного… Читать ещё >
Составление номенклатуры дел (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения создается номенклатура дел, которая служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
• Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.
Графы номенклатур дел оформляются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, состоящие из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04−12, где 04 — обозначение службы кадров, 12 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по кадрам» и т. д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Элементы заголовка дела располагаются в следующей последовательности:
- 1) название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
- 2) название организации — адресата или корреспондента документа, от которого он получен;
- 3) краткое содержание документов дела;
- 4) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- 5) даты (период), к которым относятся документы дела;
- 6) указание на то, что документы являются копиями.
Заголовок дела должен отвечать следующим требованиям:
- • если дело содержит переписку, в его заголовке указывается, с кем и по какому вопросу она ведется;
- • если дело содержит переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- • если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
- • если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в заголовке указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В процессе формирования и оформления дел заголовки дел могут уточняться.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.
Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем федерального органа исполнительной власти. В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
С федеральным архивом номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти[1]
Наименование федерального органа исполнительной власти.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ.
_№_ Наименование должности.
_ руководителя федерального органа.
(место составления) ИСПОЛНИТСЛЬНОЙ ВЛаСТИ На_год Подпись Расшифровка подписи Дата.
Индекс дела. | Заголовок дела (тома, частей). | Кол-во дел (томов, частей). | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню. | Примечание. |
Название раздела. | ||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. архивом.
(лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива от_№_ от_№_.
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_году в федеральном органе исполнительной власти.
По срокам хранения. | Всего. | В том числе: | |
переходящих. | с отметкой «ЭПК». | ||
Постоянного. | |||
Временного (свыше 10 лег). | |||
Временного (до 10 лет включительно). | |||
ИТОГО: |
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
• Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием сроков их хранения.
Составление номенклатуры дел осуществляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности кадровой службы, в соответствии с требованиями устава или положения об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием организации, типовым и примерным перечнями документов с указанием сроков хранения, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее руководителя, а в небольших организациях — на специально назначенного работника по кадрам. Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства, которая его рассматривает, корректирует и включает в сводную номенклатуру дел организации.
- [1] Приложение 19 Методических рекомендаций по разработке инструкцийпо делопроизводству.