Нейтральность изложения. 
Русский язык в деловой документации

Нейтральный тон изложения документа — это норма официального делового российского общения. Управленческая информация — официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т. е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль изложения материала без эмоционально-экспрессивной или политической оценки ситуаций и фактов.

Однако деловые письма несколько отличаются от остальной управленческой документации именно тональностью повествования. Принято разделять деловые письма по их тональности на два вида: строго официальные и полуофициальные письма. Тон, в котором пишется письмо, зависит от многих факторов: от конкретной ситуации, излагаемой в письме, от занимаемой должности адресата и адресанта (от субординации), от степени знакомства с адресатом и характера деловых отношений, от индивидуальной манеры пишущего и т. д. Различная тональность в деловом письме приводит к использованию различных в языковом плане формул речевого этикета.

Например, при написании письма строго официального характера нс должно быть фраз с излишней эмоциональностью. А при написании письма полуофициального характера речевой этикет предусматривает в тоне письма значительно меньше формализма, допустимы даже элементы юмора, ссылки на предыдущие встречи, упоминания об общих знакомых и семье. Существует набор эмоционально-этикетных слов, которые помогают установить дружественный и эмоциональный контакт с адресатом: «изумительный вечер», «увлекательный проект», «выдающийся человек», «заметный политик», «активный деятель», «горячий привет», «приятное знакомство», «ошеломляющий успех» и др.

Адресант часто сталкивается с такой ситуацией, когда надо выразить мысль в более мягкой форме, употребить слово или фразу, не задевая достоинства человека. В этом случае речевой этикет предусматривает использование эвфемизмов.

Эвфемизмы — благозвучные слова, заменяющие более резкие эквиваленты. Эвфемизмы обычно употребляются в определенных обстоятельствах и помогают завуалировать нежелательное слово. Так, «неудача» может быть названа «неполный успех»; вместо «бедный» пишут «нуждающийся»; вместо «умер» — «ушел из жизни»; вместо «старик» — «человек преклонного возраста» или «пожилой человек» и др.

Строго официальный или полуофициальный тон письма должны выдерживаться на протяжении всего текста. Русский речевой этикет не допускает в официальной переписке любой тональности ни подобострастия, ни фамильярности, ни грубости, ни избыточной вежливости. Подобные языковые конструкции не только лишают текст необходимой строгости и официальности, но и затрудняют восприятие текста.

Зарубежный опыт

Зарубежная школа делового письма значительным образом отличается от российской школы. Для делового послания зарубежной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, доверительность и раскованность в обращении к личности адресата, нестандартность фраз, проявления индивидуальности автора.

Необходимо отметить, что начало XXI в. под влиянием западных норм письма ознаменовалось в практике русской деловой переписки большей экспрессией и свободой в выборе языковых средств, а также стремлением к индивидуальному стилю изложения. Именно языковой стандарт и нейтральность изложения отличают российскую школу делового письма от западной.

Безусловно, знакомство с традициями зарубежной школы составления документов расширяет представление специалиста о стиле письменного делового общения в мире и позволяет лучше понимать своих деловых западных партнеров. Однако механический перенос языковых стандартов и правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой письменной речи нельзя считать разумным, поскольку подобный перенос противоречит, прежде всего, главному требованию, предъявляемому к языку документа, а именно: стандартизации и унификации стиля документа на всех языковых уровнях. Подобное подражание разрушает сложившиеся веками традиции официально-делового стиля русского литературного языка.