Информационные технологии в управлении предприятием (организацией) и направления их эффективного использования

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ) ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА Тема Информационные технологии в управлении предприятием (организацией) и направления их эффективного использования Студент Местовский А. В.

МОСКВА 2015 г.

Содержание Введение Глава 1. Информационные системы на предприятии

1.1 Цели и задачи информационных систем на предприятии

1.2 Выбор внедряемых информационных систем

1.3 Информационные технологии, понятие сущность

1.4 Информационные технологии на предприятиях малого бизнеса Глава 2. Современный подход к компьютеризации менеджмента на предприятии Глава 3. Внедрение BBPCRM на предприятие и оценка эффективности ООО «Аист»

3.1 Модули SAP системы для малого бизнеса

3.2 Выбор программы для внедрения в компанию «Аист»

3.3 Внедрение системы BBPCRM

3.4 Оценка результатов внедрения Заключение Список литературы Приложения Введение Актуальность темы дипломной работы. В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

— планировании ресурсов;

— организации бухгалтерского учёта;

— организации снабжения и сбыта;

— взаимодействии с клиентами;

— регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация — важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Функции систем автоматизации малого бизнеса можно разделить на следующие основные группы:

· анализ и управление эффективностью работы предприятия (эти функции ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса, его развитие);

· управление оперативной деятельностью предприятия (эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг);

· регламентированный учет и отчетность (эти функции систем автоматизации решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель

· обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства).

Достоинство специально разработанных для малого бизнеса решений состоит не только в том, что за счет отсутствия избыточных функций, благодаря своей компактности и простоте они могут быть быстро запущены в работу и эффективно поддерживаться. Их внедрение обогащает автоматизируемую фирму обобщенным опытом успешной автоматизации предыдущих предприятий.

Развитый малый бизнес является залогом стабильности и устойчивости экономики страны. Внедрение SAP системы позволит сократить издержки, ускорит работу бизнес процессов, увеличит рентабельность фирмы.

Цели и задачи дипломной работы. Целью прохождения дипломной практики является изучение и анализ бизнес-процессов компании ООО «Аист», а так же внедрение информационной системы и ее адаптация.

Исходя из целей практики, можно выделить следующие задачи:

1. Рассмотрение структуры и специфики компании ООО «Аист»;

2. Описать и анализировать бизнес-процессы предприятия;

3. Выявить основные проблемы в работе данной компании;

4. Подобрать программное решение;

5. Внедрить информационную систему и оценить результаты.

Объектом данной дипломной работы является ООО «Аист», а предметом модуль SAP системы: как формула повышения эффективности деятельности предприятия.

Степень научной разработанности темы. При написании данной работы мы использовали следующие программные продукты: SAP, Мегаплан, amoCRM, CRM система Microsoft Dynamics CRM.

Структура и содержание теоретической и практической частей дипломной работы. Диплом состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе рассматриваются теоретические вопросы. Мы рассматриваем теорию малого бизнеса, особенности этого класса предприятий. Далее следует рассмотрение теории информационных систем в особенности SAP систем. В заключении первой главы нами проводится полное рассмотрение ООО «Аист», в том числе основных бизнес-процессов. Во второй главе диплома мы рассматриваем информационные системы для малого бизнеса, далее выбор определенного программного решения и его внедрение. В четвертом разделе мы оцениваем результаты от внедрения данной программы и делаем выводы об эффективности системы.

Положения выносимые на защиту:

1. структура, бизнес-процессы компании ООО «Аист»;

2. анализ проблем работы компании, выявление подходящей для внедрения информационной системы;

3. выбор программного продукта, внедрение его на предприятие;

4. оценка результатов от внедрения: затраты, прибыль.

Глава 1. Информационные системы на предприятии

1.1 Цели и задачи информационных систем Предприятие — это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

* снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

* повышение скорости товарооборота,

* сокращение излишков товарных запасов до минимума,

* увеличение и усложнение ассортимента продукции,

* улучшение качества продукции,

* выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

КИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

* Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

* Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

* Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

1.2 Выбор внедряемых информационных систем Если же нужно автоматизировать и увязать работу всех подразделений на предприятии, то это даже в не очень крупной организации может занять годы. А в итоге, как правило, оказывается, что условия рынка изменились и программа уже устарела. При оценке затрат на такую автоматизацию следует учитывать не только прямые финансовые вложения, но и потери рабочего времени на поиск и устранение ошибок.

Небольшие предприятия пытаются автоматизировать свою деятельность, приобретая «легкие» программы (не всегда лицензионные) для отдельных участков управления: складского учета, расчета зарплаты, основных средств, производства и т. д. Конечная обработка итогов возлагается на АРМ (автоматизированное рабочее место) главного бухгалтера. Порой эффект прямо противоположен целям автоматизации: снижается производительность труда и увеличивается штат работников. Сужается возможность анализа данных учета. Единственный положительный момент такой «лоскутной» автоматизации — небольшие затраты на стадии приобретения и внедрения.

Таким образом, покупка готового лицензионного программного обеспечения является оптимальным способом автоматизации предприятия. Однако и здесь не гарантирован успех. Очень важно правильно выбрать как саму программу, так и ее поставщика.

Перед выбором системы нужно ответить на вопрос;

Что же именно нужно автоматизировать и на какие функции следует обратить внимание?

В первую очередь предлагаемый программный комплекс должен соответствовать белорусскому законодательству и специфике предприятия. Универсальность ПО имеет одновременно и положительные и отрицательные моменты. Так, с одной стороны, здесь реализованы последние достижения в области управления, но с другой — не учтены особенности вашего предприятия. Отчасти эта проблема решается с помощью блока настройки. Большое количество задаваемых параметров говорит о гибкости программы и является залогом того, что она вам подойдет. Кроме того, некоторые разработчики предлагают клиенту изменить систему под его условия (так называемые тиражно-заказные продукты).

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются:

· надежность,

· эффективность использования ресурсов вычислительной техники,

· структурность,

· модульность,

· эффективность по затратам,

· дружественность по отношению к пользователям и т. д.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «PC-БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1C» и др.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

Одним из критериев при выборе программы должна быть оценка экономической выгоды, получаемой от автоматизации процессов управления. Проводить ее необходимо на этапе консультаций с привлечением экспертов. Статистика показывает, что автоматизация дает следующие результаты:

увеличение производительности труда — 15−25%;

сокращение срока оборачиваемости оборотных средств — до 12%;

уменьшение складских запасов — 10−20%;

общее снижение затрат — до 15% от годового оборота;

сокращение сроков выполнения заказов — 20−50%.

Конечно, автоматизация — это не панацея от всех бед. В первую очередь она требует от руководителей наведения порядка на всем предприятии, жесткого и принципиального подхода, решения многих вопросов — от изыскания дополнительных ресурсов до преодоления противодействия персонала (что не такая уж редкая проблема). Но уже сегодня очевидно, что она необходима, а в дальнейшем обещает стать залогом успешного ведения бизнеса.

1.3 Информационные технологии, понятие и сущность Информационная технология — это совокупность методов, способов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, которая обеспечивает выполнение информационных процессов с целью повышения их надежности и оперативности и снижения трудоемкости ходу использования информационного ресурса.

Информационные технологии в управлении — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии — производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

Основные виды информационных технологий в управлении Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления — это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

аппарата управления;

технико-экономической информации;

методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления.

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

1) сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

2) передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

3) машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

4) обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

5) хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

6) поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

7) принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.

Современная информационная технология управления предприятием является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия — выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции Важной задачей информационных систем в управлении это;

Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления — текст, графики, табличные данные и т. д.

Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:

1. Руководство:

o просмотр информации в базах данных;

o выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

2. Службы и подразделения:

o просмотр и редактирование информации в базах данных;

o составление отчетов;

o подготовка служебных записок;

o подготовка исходящей корреспонденции.

3. Секретариат:

o регистрация входящей корреспонденции;

o регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

o ввод документов в базы данных;

o сдача документов в архив.

4. Администратор базы данных:

o регистрация пользователей информационной системы;

o установка прав доступа к отдельным базам данных;

o сдача документов в архив.

Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.

Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:

· учет банковских операций;

· учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

· учет основных средств;

· учет движения материальных ценностей и складской учет;

· сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т. д.

Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара.

Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.

Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.

Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.

Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС (локальных вычислительных сетей) создает пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютере. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.

Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.

Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов — от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов — документов.

Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы — все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.

Эффективность Для анализа и оценки эффективности информационных технологий существует большое число различных методов и методик, построенных с использованием множества разнородных критериев и концептуальных подходов. Как показывает статистика, большинство методик громоздки и сложны в практическом применении, степень их объективности и стоимость их применения существенно различается. Выбор методик оценки эффективности ИТ усложняется тем, что не всегда ясно, на какой именно эффективности требуется сделать акцент: организационной, коммерческой, социальной или какой-либо другой.

Информационные технологии одного и того же типа могут приносить различные эффекты, обладающие неодинаковой значимостью для разных групп пользователей, заинтересованных в реализации ИТ. Размер эффекта определяется ожидаемой эффективностью ИТ, проявляющейся:

— в продуктовом смысле, например, в улучшении качества и увеличении набора производимых информационных продуктов и услуг;

— технологическом (рост производительности труда);

— функциональном (рост эффективности управления, оптимизации организационной структуры);

— социальном (улучшение качества обслуживания и улучшение условий труда).

Рассмотрим основные виды эффектов, получаемых в результате внедрения ИТ в библиотеку. .

Экономический эффект как правило приводит к сбережению трудовых, материальных или природных ресурсов, позволяет увеличить производство средств производства, предметов потребления и услуг, получающих стоимостную оценку; достигается путем минимизации затрат по внедрению и применению ИТ. Следовательно эффективность ИТ определяется их конкретной способностью сохранять соответствующее количество труда, временные затраты, ресурсов и денег в расчете на единицу всех необходимых и предполагаемых полезных эффектов создаваемых продуктов, технических систем, структур.

Технологический эффект от внедрения ИТ может быть оценен через потенциальный экономический эффект. Связан он, как правило, с внутренней организацией труда и измеряется по нормативно-стоимостно-затратным показателям. Величина технологического эффекта оценивается сопоставлением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам или операциям при использовании новых технических средств, алгоритмов и программ.

Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать технологичность, новизна, надежность, простота, гибкость, повышение производительности труда и др. Технологический эффект достигается при наличии разработанных технологических регламентов, методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению технико-эксплуатационных параметров ИТ.

Социальный эффект рассматривается в виде результата, способствующего удовлетворению потребностей человека и общества, не получающий чаще всего стоимостной оценки (улучшение здоровья, повышение квалификации пользователей, удовлетворение эстетических запросов и т. д.). Социальный эффект направлен на использование ИТ в целях улучшения условий труда сотрудников, качества и комфортности обслуживания читателей библиотеки, формирования и удовлетворения их духовных потребностей, гармоничного развития личности Критерии эффективности ИТ

1. Действенность — это степень достижения системой поставленных перед ней целей, степень завершенности работы. Чтобы измерить действенность ИТ, необходимо сравнить цель деятельности и реальный результат.

2. Экономичность — это степень использования системой «нужных» вещей. Ее можно выразить как пропорцию:

Ресурсы, подлежащие потреблению Ресурсы, фактически потребленные Чтобы найти величину, стоящую в числителе, прибегают к сметам, нормативам, оценкам, прогнозам, проектировкам, т. п. Величина в знаменателе определяется на основе бухгалтерского учета, отчетности, оценок и т. д. Если числитель больше знаменателя (коэффициент больше 1), то можно говорить об экономичности. В противном же случае (при коэффициенте меньше 1) можно в определенном смысле констатировать неэкономичность ИТ

3. Качество — это степень соответствия ИТ требованиям, спецификациям и ожиданиям. Например, среди атрибутов качества программного обеспечения (ПО) выделяют [2, 5]:

функциональность;

интуитивно понятный интерфейс;

отказоустойчивость;

масштабируемость способность к изменению конфигурации портативность надежность;

4. Прибыльность — как правило, считается соотношение между валовыми доходами (в ряде случаев — сметой) и суммарными издержками (в ряде случаев — фактическими расходами). Традиционно прибыльность измеряется с помощью финансовых коэффициентов.

5. Производительностьрассматривается как отношение объема произведенной с помощью ИТ продукции или услуг, реализованных библиотекой, к затратам на их создание: Она отражает эффективность использования ресурсов (труда, капитала, материалов, энергии, информации) в процессах деятельности библиотеки.

6. Качество трудовой жизниявляется признаком по которому определяют то, каким образом лица, причастные к ИТ реагируют на социально-технические аспекты данной ИТ.

7. Внедрение ИТ-инноваций — это процесс, с помощью которого мы получаем новые, более совершенные товары и услуги. Библиотека, которая отвечает велениям технического прогресса, скорее всего, не сможет развиваться.

8. Адаптивность библиотеки — это умение приспосабливаться и адекватно перестраивать стратегию управления ИТ в ответ на вызовы ее окружения.

Эффективность применения ИТ не состоит в постановке все новых и новых задач и приобретении самых современных дорогостоящих средств. Рациональное использование ИТ должно исходить из условий востребованности, эффективности для библиотеки, а оцениваться не только из абсолютных значений рассчитанных критериев эффективности, но и из того, насколько данная ИТ способствует улучшению текущей ситуации, учитывая, что некоторые проявления эффектов могут быть точно измерены, а в других случаях возможны только качественные оценки и экспертные заключения. Только при таком подходе можно говорить об эффективности информационных технологий.

1.4 Информационные технологии на предприятиях малого бизнеса Важнейшим фактором повышения эффективности предприятий малого бизнеса является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса возможно с помощью внедрения современных информационных технологий которые помогают наиболее эффективно анализировать, прогнозировать и принимать управленческие решения в сфере малого бизнеса.

В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности малого бизнеса необходимо отметить роль штрихового кодирования в повышении эффективности торговли, производства, транспорта.

Этот способ позволяет практически одновременно следить за состоянием спроса, потребительскими предпочтениями, динамикой движения товаров и изменениями структуры наличия товаров и своевременно реагировать на сложившуюся ситуацию. А в силу динамичности сегодняшнего рынка, штриховое кодирование стало одним из основных условий коммерческого успеха. Большое значение имеет и использование систем управления базами данных как инструмента автоматизированного исполнения задач в сфере малого бизнеса для информационного обслуживания хозяйственной деятельности. Базы данных образуют основу современного информационного рынка и связаны с широким внедрением в информационную деятельность вычислительной техники. На основе баз данных можно вести обслуживание потребителей в локальном и удаленном режимах. В условиях внедрения компьютерной информационной системы управления материальными ресурсами концентрация разнообразных баз данных хозяйственной деятельности предприятий малого бизнеса создает необходимые предпосылки для анализа и планирования товарооборота, управления товародвижением, организации сервиса, проведения целенаправленной ценовой политики и т. д. Большое значение имеет и использование на предприятиях малого бизнеса локальных вычислительных сетей (ЛВС), созданных на базе персональных компьютеров и других микропроцессорных устройств. Основная задача компьютерных систем управления материальными ресурсами на базе локальных вычислительных систем — помочь административно-управленческому аппарату оперативно принимать обоснованные решения, избавив сотрудников от операций рутинного характера. Применение подобных систем особенно эффективно при управлении товарными запасами, товародвижением при организации сбытовой деятельности. Важное значение имеет использование глобальной вычислительной сети Internet для организации каналов распределения товаров на внутренних и внешних рынках сбыта продукции, определения цен товаров на перспективу и обеспечения ценовой гласности, ведение электронных расчетов и т. д., обеспечения связи с товарными, фондовыми биржами и другими предприятиями.

Таким образом внедрение и грамотное использование информационных технологий в малый бизнес обеспечивает укрепление и развитие позиций данного вида деятельности, а также обеспечивает выход на мировой уровень, что в свою очередь стимулирует экономическое развитие страны.

Не достаточное внимание к IT — инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое время в довольно серьезные проблемы, от торможения роста до приостановки деятельности компании.

Причины такого положения дел вполне понятны — на старте просто не кому это все продумывать и предусматривать. При офисе в 5 рабочих мест (условно) нецелесообразно держать штатного системного администратора, чаще всего используют одноразовые консультации у родственников-друзей-знакомых, и то по факту появления какихто проблем.

Итак, какие IT системы чаще всего требуются на первых этапах развития компании среднего и малого бизнеса? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование?

1. Электронная почта — основной канал связи на сегодняшний день. В качестве почтового сервера проще всего (и к тому же бесплатно) можно использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество — у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество — возможность доступа к электроннной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора.

2. Бухгалтерия — к огромному сожалению реальных альтернатив 1С пока в России нет. Так что минимум один компьютер с Windows понадобится. Ну и соответственно лицензия на сам 1С.

3. Документооборот (Системы Электронного Документооборота) — в самом просто варианте можно использовать возможности все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот (т. е. внутри компании не нужно будет бегать с бумажками на подпись, все эти процедуры можно автоматизировать). В результате значительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и принтеры.

4. Офисные пакеты — чаще всего используют Microsoft Office. В большинстве случаев пиратский. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения — на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть. А вот потом если Вы попробуете внедрить открытые решения вместо пиратских — Вас ждет тяжелое противостояние со «старыми» сотрудниками.

Подведем итог: далеко не всегда продуманная и «лицензионно» чистая информационная система предприятия обязательно должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Кроме того, использовав, например, вышеперечисленные решения, Вы не только экономите бюджет и снижаете юридические риски, но и закладываете прочный фундамент для дальнейшего развития компании.

Для того, чтобы сравнить параметры отечественного малого бизнеса с остальным цивилизованным миром, посмотрим на данные в таблице 2. Российский малый бизнес занимает последнее место по статистике.

Таблица 2

Что делают IT в МП? Ответ на вопрос «Как сегодня используются IT на малых предприятиях?», пожалуй, наиболее интересен для потенциальных поставщиков. По данным, в подавляющем большинстве случаев в первую очередь обслуживаются интересы бухгалтерии 88%. Остальные сведения см. на рисунке 3.

Рисунок 3

С одной стороны, грустно, что, если уж 45% малых предприятий сосредоточены на торговле, и целых 69% МП имеют доступ в Интернет, только 16% из них воспользовались возможностями электронной коммерции. С другой стороны, какое поле для деятельности!

Раз есть подключение, надо приучать к работе через Интернет. Тем более что 40% для организации работы с клиентами IT уже используют.

При оценке в 61% уровня использования IT для документооборота и 60% для работы с базами данных, только 29% указали, что используют IT для организации совместной работы. А это значит, что почва для внедрения новых технологий уже подготовлена. Тем более что у 68% МП компьютеры и сервер (ы) уже объединены в сеть, т. е. и аппаратная возможность есть (см. рисунок 4).

Рисунок 4

Ответ на вопрос о значимости IT для малого бизнеса (таблица 5) позволяет сделать косвенную проверку. Ведь согласно данным табл. 3, бухгалтерия компьютеризирована на 88%, а максимальная сумма ответов на вопрос полностью дает от 70% до 92%.

Видимо, не хватающие 8% полагают, что смогут вести бухгалтерию на бумажке? Трудами автоматизаторов налоговых инспекций вряд ли это им удастся.

Рисунок 5

Особенность одна: дело, скорей всего, придется иметь с реальным владельцем. А это человек, каждодневно ведущий войну (или, как изящно выражаются на Западе, отвечающий на вызовы эпохи) с нечестными поставщиками, прижимистыми заказчиками, ленивыми и малоквалифицированными сотрудниками, наездами как официальных, так и неофициальных контролеров, меняющимся (и все не в лучшую сторону) законодательством. Он не разбирается в языках программирования, но знает свои бизнес-процессы. Ведь сам процесс информатизации управления бизнесом является ничем иным как составлением алгоритма бизнес-процесса и переводом его в программу или набор программ. В больших конторах между создателями программного обеспечения и его будущими пользователями стоит когорта специалистов, итеративно перекладывающих реальные бизнес-технологии в алгоритмы по мере своего разумения и растолковывающих программистам, как должна работать программа. А затем эти же специалисты убеждают пользователя, что он должен научиться использовать то ПО, которое ему изготовили, даже если это неудобно, занимает больше времени и требует увеличения персонала.

Ну, в большом бизнесе это проходит почти всегда, расходы размажутся по долгой промежуточной цепочке, увеличится стоимость товара, тарифы и т. п. И главное начальство (владельцы) все-таки увидят отчетность и смогут вести учет. А вот в работе с малым бизнесом этот номер редко проходит: нет цепочки, и владелец купит в большинстве случаев лишь то, что ему реально поможет в работе. И поскольку он свои бизнес-процессы понимает и знает, ему проще найти вариант применения ПО, чем армии консультантов.

Рисунок 6

Косвенным подтверждением приведенному мнению служат данные, приведенные в таблице 6, о наличии в штате МП специалистов в области IT. Итак, в среднем только в 33% МП они есть. При условии, что сети есть у 68%. И за аутсорсингом к компьютерным фирмам обращаются только 11% (либо 20%, если просуммировать две строчки).

Значит, либо услуг достаточного качества не хватает, либо стоят они слишком дорого, либо просто не доверяют владельцы малого бизнеса. В любом случае рынок есть, причем не маленький (от 80 до 89%), но вот как на него попасть? Причем объективные тенденции для завоевания рынка МП есть: растет объем данных в цифровой форме, т. е. все большая доля активов предприятий хранится в цифровом виде; растет количество приобретаемой МП компьютерной и сетевой техники; растет количество подключений к Интернет; снижается стоимость техники.

Глава 2. Современный подход к компьютеризации менеджмента на предприятии информационный бизнес модуль программа Зачем информационные технологии «малому» бизнесу?

Определение и статус малого (small company) и среднего (medium-sized company) бизнеса достаточно близки во всем мире. Общее в них — субъекты такого бизнеса — не превышают определенного размера (по сумме валовых активов, обороту и численности), а также имеют право на упрощенную отчетность. Но, судя по предлагаемым компьютерным решениям у нас и на Западе это совсем разные масштабы деятельности. То что у нас зачастую понимают под «малым» — это, скорее, «микробизнес» — предприятие из одного — трех человек, которым достаточно одного «персонального» компьютера, как средства личной работы. Поэтому, дальнейшие рассуждения следует относить к бизнесу определенного уровня: торговым фирмам с несколькими продуктовыми направлениями и/или региональными филиалами, относительно небольшим производственным предприятиям или компаниям, работающим в сфере услуг с достаточно сложной структурой сбыта и т. п. Во всяком случае, размер и сложность их деятельности должен быть сопоставим с их зарубежными аналогами, с которыми они могут конкурировать на рынке — причем по всем параметрам, включая уровень управления компанией.

Второе, что отличает «малый» бизнес во всем мире — это сильная зависимость его успешности от личности владельца фирмы, который, как правило, непосредственно участвует в управлении ею и отдает бизнесу все свободное время. Причем, как отметил еще М. Вебер: «отнюдь не жажда денег движет предпринимателем». Это подтверждается современными исследованиями у нас и на Западе. Но и здесь проявляются существенные отличия между нами в подходе к бизнесу, в том, что заставляет людей становиться предпринимателями, вести, согласно тому же Веберу, «жизнь в бесконечной погоне за „наживой“, плодами которой они не пользуются…»:

— на Западе, свой бизнес — это «профессиональный долг, особо остро ощущаемые обязательства перед делом и, тем самым, перед обществом

— в новой России, предпринимательство — это, прежде всего, реализация «стремления к свободе», сначала «материальной» — деньги давали возможность определять свой стиль жизни, а затем и свободе «влияния на ситуацию» — в своей фирме, на рынке и, далее в стране (правда, масштаб деятельности последних перерос «малый бизнес»)

Итак, зарубежный предприниматель — это педантичный, добросовестный «бухгалтер», а у нас — своеобразный «художник», раскрепощенность которого граничит с наглостью или безрассудством. Возможно, такие свойства российского бизнесмена являются необходимыми в период «первоначального накопления», освоения огромных незанятых ниш рынка, борьбы за «не упущенные возможности». Люди такого типа лучше действуют в экстремальных условиях, а не в спокойной обстановке. Но неумение профессионально вести бизнес в относительно нормальных условиях становится их «ахиллесовой» пятой. Многие новые русские компании, преодолев, самый сложный этап в жизни бизнеса, первоначальное накопление и развертывание, через год-полтора «нормальной» жизни громко лопаются или тихо «сдуваются», как воздушные шарики.

Поэтому, достигнув определенного уровня развития, все компании неизбежно должны перейти в такое состояние, когда бизнес ведется по стандартным правилам и ориентирован не на героев, а на обыкновенных людей, приученных строго соблюдать определенные регламенты.

«Что делать» и «с чего начать» — вот в чем вопрос!

Таким образом, для той части российского малого и среднего бизнеса, которая уже достигла некоторых ощутимых успехов в своей области, наиболее актуальной задачей является переход к профессиональному управлению, опирающемуся на процедуры, а не личный или коллективный героизм. Отсюда следует, что в области информационных технологий необходимо четко различать задачи постановки и компьютеризации менеджмента. Причем, именно в такой последовательности.

Надо ясно представлять, что менеджмент — это не только учет, т. е. социалистическая парадигма управления или необходимое требование государства (в лице ГНИ), которое задало единственный обязательный на фирме регулирующий стандарт. И опыт по внедрению бухгалтерских систем имеющийся многочисленных компьютерных фирм для задачи компьютеризации менеджмента, как правило, неприменим — там методику задавало и контролировало государство, регламенты были отработаны на «домашинном» уровне и предприятие могло выступать достаточно грамотным заказчиком, который знает, что ему нужно «автоматизировать».

Для подлинной компьютеризации менеджмента в компании должны быть организованы все необходимые контура управления, по которым должен быть поставлен стандартный и замкнутый управленческий цикл: сбор информации, анализ, выработка решения, организация, контроль, регулирование. Такие решения дают современные западные системы, вобравшие в себя многолетний опыт успешных компаний и достижения управленческой науки. Однако, предлагаемые ими полные решения, созданные для крупных корпораций пока, практически, не доступны для малого, да и не «малого» российского бизнеса. Причем не только по цене, хотя она и поражает воображение наших бизнесменов, весьма неохотно вкладывающих деньги в информационные технологии. Прежде всего, при внедрении таких решений сказывается большой разрыв в управленческой культуре у нас и на Западе — основное время при внедрении западных систем занимает освоение непривычных для нас форматов управления компанией. В результате внедрение затягивается на годы и интерес к дорогостоящей игрушке постепенно пропадает. Тем не менее, и в российских условиях, нельзя ограничивать применение информационных технологий областью простых технологических операций, связанных с применением компьютера в качестве пишущей машинки, калькулятора, простейшей базы данных или других средств облечения рутинной работы. Компьютер, хотя и относится к той же области средств поддержки новых информационных технологий, что и мобильный телефон, требует для своего эффективного использования совершенно иного уровня знаний.

Предлагаемый в статье подход, исходит из ограниченности ресурсов малого бизнеса и заключается в применении информационных технологий, прежде всего, в области самой постановки профессионального менеджмента, приведения его в соответствии с мировой практикой.

Для этого группой БИГ (московской консалтинговой группой) разработаны доступные технологии внедрения регулярного менеджмента и, поддерживающий их новый класс программных продуктов (orgware), которые фиксируют в электронной модели все соглашения по организации бизнеса в компании. Аналогичные программные компоненты, существуют в составе наиболее мощных западных корпоративных систем — но там, они в большей степени являются средством разработчика информационной системы и могут «уйти» с предприятия после завершения ее разработки, «растворив» принятые организационные решения в разнообразных справочниках и структурах баз данных. Группа БИГ, напротив, видит основную цель создания таких продуктов в постоянной поддержке регулярного управления компанией — описания текущего состояния предприятия, формирования вариантов реструктуризации, разработке и актуализации регламентирующих документов и т. п. То есть, они должны обеспечивать возможность точного наблюдения компаний, как объектов управления, представляя собой глобальную корпоративную память, где сосредотачиваются все принятые решения по организации бизнеса. Программы этого класса позволяют сделать первый, но наиболее важный шаг на пути к регуляризации менеджмента — создать подробное структурное описание компании, выстроенное по иерархии управления и исполняемым функциям, направленным на достижение поставленных целей.

Таким образом, правильный сценарий автоматизации управления начинается не с внедрения какой-то уникальной комплексной системы, а именно с постановки самого менеджмента предприятия с помощью достаточно простых программных средств типа orgware. Иными словами, сначала формируется будущая система управления, где отдельные компоненты собраны в единое целое, а их взаимосвязи прописаны и оптимизированы на уровне бизнес-модели. И только потом следует перейти к подбору исполнительных программных систем. Причем, если первые из них позволяли автоматизировать лишь бухучет, то современные системы должны охватывать все функциональные компоненты менеджмента, а также быть связаны между собой в едином контуре управления компанией.

О пользе «лоскутной автоматизации». Чтобы облегчить себе этот прыжок в мир современных информационных технологий, компаниям следует начинать с автоматизации по частям — этап «лоскутной» автоматизации, все-таки, неизбежен. То есть можно идти по пути создания системы управления предприятием из настраиваемых стандартных программных модулей. Стоимость такой системы, построенной на стандартных продуктах, на порядок дешевле, чем «монстрообразных» российских «систем комплексной автоматизации» или упомянутых выше западных гигантов. При этом возможна временная интеграция образующих систему компонент с существующими на предприятии «локальными» решениями — либо путем программной конвертации данных, либо «ручным» переносом данных согласно разрабатываемым регламентам. Что же касается необходимой интеграции всей системы, то методически предприятие ее обеспечило, создав электронную бизнес-модель, порождающую все регламенты действий персонала, форматы обмена информацией и необходимой управленческой отчетности.

Такой подход, ориентированный на построение полного интегрированного решения в управлении путем предварительной разработки его в форматах orgware с последующей интеграцией локальных программных компонент в различных областях менеджмента получил название пошаговая интегрированная компьютеризация (ПИК).

Ее основные положения сводятся к следующему:

— решение должно быть функционально полным,

— полное решение, достигается путем построения полной бизнес-модели описания деятельности компании,

— проектирование идет сверху от структурирующей системы, которая задает организационные и информационные форматы бизнеса компании.

— на первых порах, в качестве исполнительных систем применяются стандартные программные продукты или «локальные решения», существующие на предприятии Как видно на схеме (рис.1), в составе созданной на этих принципах системы можно выделить, три класса программных компонент условно названные «структурирующие», «исполнительные» и «аналитические».

Рисунок 1 — Концептуальная схема интегрированной информационной системы Первые задают регламенты бизнеса компании, вторые реализуют эти регламенты в реальном времени и на реальных данных. В «аналитическую» же часть системы входят различные программы финансово-экономического, маркетингового и других специальных областей анализа, использующих базу данных «исполнительной» подсистемы. Данные программы поддерживают стратегический уровень управления компанией — позволяют прогнозировать и контролировать обобщенные индикаторы эффективности ее деятельности.

В результате получается замкнутая интегрированная система, которая реализует наиболее актуальные для компании управленческие контуры.

По разным оценкам, после построения подобной системы автоматизации еще остается неиспользованным 10% - 20% скрытых возможностей повышения эффективности, которые можно будет задействовать в будущем при переходе на западные системы автоматизации. Но теперь, накопив опыт работы с относительно простыми средствами, предприятия уже готовы перейти на эти системы, так как достигли того уровня менеджмента, который обычно имеют западные компании при принятии такого решения.

Новые информационные технологии и новые возможности. Отметим еще, что при таком подходе «автоматизация» и «компьютеризация», рассматриваются, как несколько отличные понятия в области информационных технологий. Автоматизация предполагает перевод на компьютер рутинных операций, устоявшихся процедур и образа действий. Например, можно еще раз обратится к классическому примеру — массовой автоматизации бухгалтерского учета. Российские разработчики считали большим достоинством воспроизводство привычной «бумажной» технологии деятельности, которая строилась с учетом ограниченных возможностей человека по обработке документов. (То есть, неявно, придерживались «антропологического» подхода к созданию систем). Поэтому, при дальнейшем развитии потребностей в действительно оперативном учете, он строился уже на другой базе и предприятия получали два слабо связанных контура учета. Современный («технологический») подход к учету — это накапливание всех операций со всеми необходимыми аналитическими признаками в едином информационном хранилище и последующая их интерпретация в различных учетных контурах.

Такой подход к автоматизации, исходящий, прежде всего, из современных возможностей информационных технологий, лег в основу наиболее популярных сейчас во всем мире концепций реинжиниринга — радикального пересмотра организации бизнеса с учетом новых технологических возможностей. Он исключительно актуален именно для малого и среднего бизнеса: во-первых, это дает ему возможность заменять ограниченные, дефицитные ресурсы информацией, и, во-вторых, позволяет применять информационные технологии в тех важнейших областях построения бизнеса, где традиционные методы автоматизации не работали (например, в областях связанных с обработкой не только количественной информации, но и качественной информацией).

Предлагаемая линия продуктов БИГ-Мастер направлена именно на такую не традиционную, но исключительно актуальную задачу — компьютерную поддержку процессов регуляризации бизнеса, перевода его на процедурную основу. Для того чтобы предприятию идти дальше (наращивать масштабы деятельности, строить «планы развития» и т. п.) надо стабилизировать существующий бизнес, привести его в соответствие с практикой управления, признанной полезной во всем мире.