Информация как ресурс и продукт системы управления

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально — экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации самого процесса производства.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени, зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Цель данной работы — раскрыть информацию как ресурс и продукт системы управления.

1. Информация как ресурс и продукт системы управления

1.1 Понятие информации, виды информации

Информация — это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Если рассматривать организацию как систему, то для нее можно выделить следующие виды информации:

1) входящая информация (поступающая из внешней среды) — ресурс системы;

2) исходящая информация — продукт системы.

Помимо этого, в каждой организации функционирует масса информации в процессе ее преобразования из ресурса в продукт.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. [4, c.112].

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается.

Таким образом, наиболее ярким примером движения информации по вертикали являются отношения руководитель — подчиненный.

Кроме отношений руководитель-подчиненный в организации существуют отношения руководитель — рабочая группа. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Обмен информацией между двумя или более людьми представляет собой коммуникационный процесс.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации [10, c.162].

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

1.2 Управление как процесс преобразования информации. Этапы получения управленческой информации. Характеристика и классификация информации, важной для принятия управленческих решений

С точки зрения управления, как процесса преобразования информации, информация прежде всего, представляет собой важность для принятия управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:

1. Связь информации и смысла.

2. Ценность конкретной информации для принятия конкретного решения.

3. Целевое назначение информации.

4. Необходимость и достаточность информации для принятия решения.

Информация об объекте существует в виде данных. Но данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. Например, цифры «0» и «1» в графе анкеты «пол» становятся информацией только тогда, когда становится известным, что «0» означает «мужской», а «1» — «женский».

Также полезно отметить, что в отличие от вещества и энергии, информация может исчезать. Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от объекта и независимо от использования информации [1, c.73].

В системах управления ценность информации определяется ее значением для правильного выбора решения. Информация, которая никак не влияет на выбор решения, бесполезна, она не имеет никакой ценности. Более того, отвлекая внимание и силы системы управления хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования при управлении, требуя определенных затрат на ее восприятие, создавая так называемый «информационный шум». Такая информация приносит скорее вред, чем пользу.

Более точно эту мысль можно было бы выразить следующим образом. Критерием отбора информации для принятия решения, очевидно, является, прежде всего, ценность данной информации для принятия данного решения.

Основным средством определения ценности информации для принятия решения является модель объекта (по преимуществу математическая модель). По модели определяют перечень необходимых для принятия решения входных данных и необходимые характеристики — частоту их получения, требования достоверности и точности, форму представления и т. д.

Также средством определения ценности информации для принятия решения определяется, во-первых, ценностью самого решения, во-вторых, степенью влияния информации на принятие решения.

Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения информативности).

Очень часто делаются ошибочные выводы о ценности информации для принятия решения из-за неэффективного использования информации — информация бывает полезна тогда и только тогда, когда попадает в нужное время в нужное место. Основные случаи неэффективного использования информации:

1) перенесение в узлы более высокого ранга тех задач, которые могли бы решаться в узлах более низкого ранга;

2) увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользованной и дублирующей информации.

В связи с этим можно сформулировать иерархию функций аппарата управления по уровням обработки информации:

1) сбор первичных данных — выявление и регистрация сведений об объекте (обычно в цифровой форме);

2) группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей (для функций планирования, управления и учета);

3) выделение информации, необходимой для решения задач управления — функция аппарата управления, представляющая наибольший интерес для раскрытия темы данной контрольной работы: «только придание информационной системе способности выделять управляющую информацию и эффективно выдавать ее потребителю, превращает информационную систему в качественно новый, эффективный инструмент управления» [10, c.187].

В процессе отбора информации, необходимой для принятия решения, важно различать информацию для планирования и информацию для оперативного использования (управления). Отличительными признаками этих видов информации являются:

1) степень обобщенности или сфера применимости — информация для планирования редко подразделяется по конкретным функциональным задачам и служит основой для создания интегрированных планов; информация же для оперативного использования (управления) подразделяется по функциональным задачам, решаемым в системе, и служит в основном для оценки деятельности подсистем по сравнению с плановыми показателями;

2) продолжительность — информация для планирования отражает общую тенденцию развития и охватывает довольно большие промежутки времени; она требуется не так часто, как информация для оперативного управления;

3) степень детализации — в отличие от оперативного управления, где требуется детализированная информация, при планировании требуется упор на общие характеристики внешней среды и процессов внутри системы;

4) источник информации — для задач оперативного управления в основном используется информация от внутренних по отношению к системе источников, а для задач планирования — от внешних;

Можно также назвать другие характеристики информации, важные в процессе ее отбора для принятия решения, такие как, например, достоверность информации. Но, как известно, часто достоверность информации повышают за счет ее избыточности, т. е. вопрос о достоверности информации становится лишь одной из граней вопроса о необходимости и достаточности информации для принятия решения. Рассуждая таким образом, можно любую характеристику информации свести к четырем вышеперечисленным.

В условиях рынка новым содержанием наполняются все процедуры производственного менеджмента. Любое производство связано с потоками как внутренней, так и внешней информации. Среди многообразия поступающих сведений менеджеру для принятия решения нужны лишь строго определенные, а все остальные представляют собой информационный шум. Кроме того, большая часть информации возникает не там, где в ней нуждаются, поэтому для успешного решения возникающих задач большое значение приобретает умение преодолеть эту дистанцию. Разрешение проблемы коммуникации оказывает влияние на скорость поступления информации и ее своевременность, что способствует более эффективной работе предприятия. Этот далеко не полный круг проблем выявляет необходимость построения специальной управляющей информационной системы, которая способствует их оптимальному решению. В настоящее время существует два основных подхода к построению таких систем. Это МIS-системы (Management Information Systems), которые к нужному моменту времени в «наиболее удобной форме с учетом общепринятого принципа экономичности предоставляют необходимую для менеджера информацию о прошлом, настоящем и будущем в соответствии с возникшей ситуацией. Второй подход базируется на DSS-системах (Decision Support Systems), которые ориентированы на интеллектуальное обеспечение процессов принятия решений и ставят своей целью поддержку принимаемых решений [1, c.96].

Принцип избирательного распределения информации предполагает систематизацию информации в соответствии со следующими требованиями:

— информация должна соответствовать уровню управления, что выражается в ее укрупнении и уплотнении при продвижении от нижнего к верхнему уровню;

— информация должна отвечать характеру менеджмента и соответствовать совокупности целей управления, т. е. для каждого уровня управления предоставляется информация, позволяющая выполнить все функции процесса управления. Например, на стадии анализа используются не только текущие, но и прошлые и прогнозные данные, выполняется сравнение фактических величин с плановыми и выявляются причины возникших отклонении.

Для оптимизации качественных и количественных характеристик информационного обеспечения, а также для определения информационных потоков, которые нуждаются в оптимизации по объему, периодичности, составу и структуре вся управленческая информация должна быть классифицирована.

Информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно рассматривать с разных точек зрения в зависимости от целей анализа. Классификация информации позволяет выделить определенные группы данных, применительно к которым проводится изучение информационных потоков.

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения.

Приведенные в литературе классификации информации охватывают практически все возможные классификационные признаки. Однако, эту классификацию невозможно использовать в полной мере для анализа информационного обеспечения и решения проблемы выбора информации, которая нуждается в оптимизации, и, следовательно, возникает необходимость разработки классификации управленческой информации для целей анализа и оптимизации информационного обеспечения [5, c.234].

Классификация информации для целей анализа должна отвечать следующим требованиям:

1) охватывать все информационные потоки, которые существуют на предприятии;

2) давать возможность выбора информации, которая нуждается в оптимизации по объему, периодичности, структуре или маршруту движения.

При формировании такой классификации необходимо учесть, что деление информации по признакам полноты, достоверности, своевременности осуществляется по результатам анализа, в результате которого и определяется необходимый уровень полноты, точности и своевременности. Таким образом, при отборе информации, нуждающейся в оптимизации, эти классификационные признаки использовать нельзя.

Кроме того, необходимо в классификацию информации ввести такой классификационный признак, как зависимость от видов деятельности предприятия. По этому признаку информацию можно делить на производственную, конструкторско-технологическую и экономическую.

информация управление коммуникация

2. Анализ информационных потоков в ОАО «Синар»

2.1 Общая характеристика предприятия

В качестве практического примера для раскрытия нашей темы рассмотрим предприятие г. Новосибирска, относящееся к швейной промышленности — «Синар», открытое акционерное общество, юридическое лицо.

В настоящее время ОАО «Синар» специализируется на пошиве верхней одежды и является крупнейшим производителем мужских костюмов в азиатской части России.

В настоящее время ассортимент продукции достаточно велик. Мужской ассортимент включает: костюмы тройки, пальто, куртки, сорочки, брюки, пиджаки, жилеты, галстуки, кашне, кепи, бабочки — все это из различных видов материала. Женский ассортимент составляют: зимние, утепленные, демисезонные пальто, жакеты, блузки, юбки, шляпы. Детский ассортимент по разнообразию не уступает взрослому. Освоен курточно-плащевой ассортимент. Также имеется и побочное производство: тапочки комнатные, рукавицы, валики малярные, мешки для мусора. Принимаются спец. заказы.

Мисси организации: «Мы будем стараться обеспечить полное удовлетворение потребностей покупателей, ведь именно для них мы и работаем; будем работать во благо наших акционеров, доверившим нам свой капитал; во благо наших сотрудников, честно и преданно работающих на нашем предприятии; во благо всего общества».

Цели:

— Завоевание новых рынков;

— Снижение издержек производства по сравнению с основными конкурентами;

— Увеличение ежегодного объема продаж;

— Повышение качества продукции;

— Удовлетворение потребностей в одежде наших клиентов.

При рассмотрении данной организации как системы, можно выделить следующие ее элементы (подсистемы): финансы, производство, кадры, маркетинг и сбыт. От того, насколько эффективно функционируют и взаимодействуют между собой отдельные подразделения, зависит результат деятельности самого предприятия.

Цели данных подсистем:

— маркетинговой — изучение потребительских потребностей с целью повышения конкурентоспособности имеющейся продукции и создания новой;

— производственной — непосредственно изготовление продукции;

— сбытовой — продвижение товаров на рынок;

— финансовой — ведение учета производственного процесса, проведение экономического анализа с целью выявления резервов роста прибыли и снижения затрат;

— кадровой — организация трудового процесса на предприятии.

Структура управления организацией — блочно-целевая. Структура системы управления, принятая на ОАО «Синар» относится к иерархическому типу с «сильными связями», в которой элемент нижележащего уровня подчинен одному узлу вышестоящего. Данную структуру можно так же охарактеризовать как функциональную, так как система делится на блоки, имеющие четко очерченные задачи. В структуре системы управления можно выделить такие традиционно функциональные блоки, как блок маркетинга и сбыта, блок экономики и финансов.

Тип организации:

— по взаимодействию с внешней средой — органическая;

— по взаимодействию подразделений — линейно-функциональная;

— по взаимодействию с человеком — корпоративная.

2.2 Виды информации, используемой на предприятии

Как уже говорилось выше, в зависимости от источника получения информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Рассматривая данное предприятие как систему, отметим, что, на входе предприятие получает из внешней среды материальные, трудовые, финансовые, энергетические, информационные ресурсы. При этом под материальными ресурсами, поступающими на «Синар», понимаются ткань, фурнитура, отделочные материалы и т. д.; под трудовыми ресурсами — кадры, в качестве информационных ресурсов выступают сведения об участниках рынка: потребителях, поставщиках, конкурентах, посредниках.

Для получения информации о потребителях рассматриваемым нами предприятием ОАО «Синар» используются различные методы. Отделом маркетинга проводятся регулярные маркетинговые исследования в форме анкет и опросов, изучаются потребительские предпочтения, дается оценка продукции потребителями. Данные анкеты предлагаются к заполнению посетителям фирменных магазинов ОАО «Синар». Как известно, именно через розничную торговлю производитель получает информацию о спросе на товар, являясь наиболее чувствительным индикатором регулирования объемов производства.

Полученная информация поступает в отдел маркетинга и тщательно анализируется с целью получения на выходе маркетинговых планов работы предприятия.

Также информация о потенциальных потребителях поступает из официальных источников информации — статистических органов, средств массовой информации, и т. п. в форме социальных, демографических, экономических, поведенческих и другие показателей. Информация данного вида касается, прежде всего, динамики заработной платы по Новосибирску и области, а также по всем городам, входящим в сеть распространения продукции ОАО «Синар», среднедушевого дохода, прожиточного минимума. Данная информация также тщательно анализируется для ориентации на тот или иной сегмент потребительского рынка и установления соответствующей ценовой политики.

Помимо информации о потребительском рынке огромную ценность для предприятия представляет информация о рынке рабочей силы в виде статистических данных, данных, предоставляемых службой занятости г. Новосибирска в ответ на запросы о заполнении вакантных рабочих мест, информация из института легкой промышленности о выпускниках, желающих работать на ОАО «Синар».

Информация о конкурентах поступает из отчетов, публикуемых ими (если таковые публикуются) в средствах массовой информации, сети Интернет, статистических органов, рекламно-информационных источников.

Информация от поставщиков поступает в виде прайсов на соответствующие сырье и материалы, услуги, данных об имеющемся ассортименте, а также имеющиеся сертификаты качества, соответствие государственным стандартам Не менее важной является информация, поступающая из государственных органов власти: налоговой инспекции, городской администрации, касающаяся изменения законодательства, налогообложения и т. д.

От посредников информация поступает в форме отчетов об объемах реализованной продукции и ее ассортименте, а также направлениях реализации, как уже существующих, так и принципиально возможных.

Внутренняя информация.

Прежде всего, необходимо отметить вертикальный характер движения информации на рассматриваемом предприятии. От подчиненных информация поступает непосредственному руководителю в форме отчетов о проделанной работе, выполненным заданиям, планам. От руководителей подчиненным информация поступает в форме распоряжений, приказов, планов, заданий и т. п.

В функциональном отношении имеющуюся информация на ОАО «Синар» можно представить в следующем виде.

Информация производственной подсистемы представлена в виде отчетов по выполнению плана, ассортимента, брака и т. п.

Информацию финансовой подсистемы можно представить в виде отчетности: бухгалтерских балансов, отчетов о движении средств, о прибылях и убытках; финансовых планах, данных по заработной плате.

Информация кадровой подсистемы: данные о производительности труда, графики рабочего времени, режимы труда и отдыха.

Важное значение для деятельности всего предприятия имеет информация, касающаяся динамики продаж в общем и по отдельным ассортиментным группам, поступающая от розничных магазинов, оптовиков и от филиалов ОАО «Синар» за пределами г. Новосибирска.

Руководство «Синара», как акционерного общества, предоставляет своим акционерам ежегодный информационный отчет о результатах деятельности предприятия за год. Но необходимо отметить, что данная информация доступна только для акционеров, нигде не публикуется и не афишируется, что противоречит основным принципам корпоративного управления.

Рис. 1. Схема информационных потоков К исходящей информации для рассматриваемого предприятия можно отнести различного рода рекламно-информационные материалы, касающиеся ассортимента выпускаемой продукции и цен, отчеты для налоговой инспекции, статистических органов и т. д.

К исходящей информации также можно отнести сайт ОАО «Синар» в сети Интернет, в котором публикуется информация о предприятии, производстве, магазинах, ассортименте и ценах выпускаемой продукции, а также новости компании.

В качестве примера прохождения информации представим схему информационных потоков (рис.1).

Из внешней среды в отдел маркетинга поступает информация в форме заполненных анкет потребителей выпускаемой продукции — посетителей розничных магазинов. Данная информация перерабатывается отделом маркетинга, делаются соответствующие выводы, которые передаются в отдел развития, основная цель которого — разработка новой продукции, соответствующей запросам потребителей. Оттуда информация поступает в планово-экономический отдел, который при помощи специалистов производственного отдела определяет необходимые ресурсы, просчитывает все затраты, связанные с выпуском данного вида продукции, определяет возможный размер прибыли и рентабельности.

При положительном результате информация поступает в производственный отдел в виде конкретных планов на производство продукции.

Во внешнюю среду поступает готовая продукция с информацией о ее ассортименте, ценах и т. п.

2.3 Рекомендации по совершенствованию процесса передачи и обработки информации в ОАО «Синар»

В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с передачей и обработкой информации в данной организации, на мой взгляд, можно предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной структуры.

Руководству ОАО «Синар» необходимо серьезно подумать о переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по бизнес-процессам.

Относительно процессов следует сказать, что необходимость перехода к управлению по бизнес-процессам находит понимание у высшего руководства организации. Но внедрение тормозится в силу действия разных объективных и субъективных причин. Поэтому в организации сосредоточили основное внимание на существующих функциях. Эти функции реформируются, оптимизируются, дополняются или, наоборот, сокращаются — в общем предприятие пытается извлечь максимум из существующего способа управления.

Между отдельными функциональными подразделениями существуют тесные связи. Хотя эти связи (неформальные процессы) можно считать удовлетворительными, тем не менее, их следовало бы упорядочить, а еще лучше описать и зафиксировать, придать им официальный статус. Это будет первый шаг в процессно-ориентированном направлении.

В общем надо отметить, что положение данного предприятия на рынке постепенно улучшается и для увеличения темпов таких тенденций необходимо использовать все потенциальные силы фирмы, преодолеть ее недостатки, при этом воспользоваться возможностями и избежать угроз внешнего окружения.

заключение

В ходе выполнения данной работы проанализирована информация как ресурс и продукт системы управления. В заключение сделаем основные выводы.

Информация — это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

С точки зрения управления, как процесса преобразования информации, информация, прежде всего, представляет собой важность для принятия управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:

5. Связь информации и смысла.

6. Ценность конкретной информации для принятия конкретного решения.

7. Целевое назначение информации.

8. Необходимость и достаточность информации для принятия решения.

Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения информативности).

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения.

ОАО «Синар» специализируется на пошиве верхней одежды и является крупнейшим производителем мужских костюмов в азиатской части России.

В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с передачей и обработкой информации в данной организации, на мой взгляд, можно предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной структуры.

Руководству ОАО «Синар» необходимо серьезно подумать о переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по бизнес-процессам.

Таким образом, определенную во введении цель работы можно считать достигнутой в полном объеме.

1. Афанасьев С. В., Ярещенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. — М.: Экономика, 2007.

2. Виханский О. С., Наумов А. И. Практикум по курсу «Менеджмент». — М.: Гардарика, 2009.

3. Гончаров В. В. Руководство для высшего управленческого персонала. — М.: МНИИПУ, 2008.

4. Игнатьева А. В., Максимов М. М. Исследование систем управления: Учебное пособие. — М.: Юнити, 2002.

5. Кабаков В. С., Порховник Ю. М., Зубов И. П. Менеджмент: проблемы — программа — решение. — Л., 2009.

6. Ладанов И. Д. Практический менеджмент. Ч. 2. Менеджерское искусство. Секреты современного бизнеса. — М.: Ника, 2005.

7. Лунёв В. Л. Тактика и стратегия управления фирмой: Учебное пособие. — М.: Финпресс, НГАЭиУ, 2010.

8. Менеджмент организации. Учебное пособие/Под редакцией З. П. Румянцевой и Н. А. Саломатина. — М.: Инфа-М, 2005.

9. Мэскон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2003.

10. Мамиконов А. Г. Принятие решений и информация. — М.: Наука, 2004.