Программные средства современного офиса

В результате изучения раздела III обучающиеся должны: знать

• • основы создания электронных таблиц MS Excel;
• • основы создания реляционных систем управления базами данных и работы с ними;

уметь

• • обобщать и систематизировать информацию в электронных таблицах;
• • решать задачи, связанные с управлением проектами; владеть
• • современными технологиями работы с электронными документами, электронными таблицами;
• • навыками применения языка запросов SQL.

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL 2013

В результате изучения главы 6 обучающиеся должны: знать

• • основные возможности программы Excel 2013;
• • основные методы создания аналитических отчетов в электронных таблицах Excel 2013;

уметь

• • обобщать и систематизировать информацию в электронных таблицах;
• • решать задачи, связанные с формированием сводной информации в Excel 2013; владеть
• • современными технологиями работы с электронными таблицами;
• • спецификой анализа данных в MS Excel.

Книга и ее структура

Во многих сферах нашей жизни невозможно обойтись без вычислений разной степени сложности. В большинстве случаев приходится выполнять расчеты данных, сведенных в таблицы. С появлением ЭВМ появилась возможность создавать программы, позволяющие выполнять подобные расчеты. Возникла идея создания электронной таблицы, которая могла бы хранить и обрабатывать табличные данные.

Электронная таблица представляет собой компьютерную программу, позволяющую проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, аналогичных обычным таблицам.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц является Дэн Бриклип, который совместно с Бобом Фрэнкстоиом разработал программу VisiCalc в 1979 г., сама же концепция была разработана еще в 1961 г. Рихардом Маттезихом. В настоящее время для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры, самым распространенным из которых является Microsoft Excel (MS Excel).

Возможности электронных таблиц Microsoft Excel многогранны. Excel 2013 (далее — Excel) является мощным вычислительным инструментом, позволяющим производить простые и сложные расчеты в различных областях человеческой деятельности: в математике, физике, инженерных науках, экономике, технологии и др. Помимо осуществления расчетов возможно применение электронных таблиц Excel для наглядного изображения полученных результатов.

Работа в Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для их выполнения существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы: табличный процессор выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Важной особенностью работы с электронной таблицей является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек.

Excel предоставляет новые способы анализа и управления данными, позволяющие принимать более взвешенные решения в процессе управления проектами. С помощью новых инструментов анализа данных и визуализации, а также благодаря самообслуживающимся интеллектуальным технологиям для бизнес-аналитики можно принимать эффективные решения в области бизнеса и информации, отслеживать и выделять важные тенденции в данных, объединять результаты с помощью диаграмм и графиков.

После вызова программы Excel на экране появляется рабочее окно. Окно предназначено для ввода информации в электронную таблицу и содержит следующие элементы (рис. 6.1).

• 1. Заголовок окна — расположен вверху экрана и отображает значок MS Excel, название открытой в данный момент книги. В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки Свернуть, Развернуть, Свернуть в окно и Закрыть.
• 2. Лента — пользовательский интерфейс, представляющий собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные, но тематикам в группах на отдельных вкладках.
• 3. Панель быстрого доступа — предоставляет быстрый доступ к наиболее часто выполняемым командам. Изначально она находится над лентой, и там расположено всего несколько команд — сохранения, отмены и повтора действия. Но вы можете добавить туда дополнительные команды, и переместить панель под ленту.
• 4. Поле имени — расположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.
• 5. Строка формул — отображает действительное содержимое активной ячейки.
• 6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) — предназначены для просмотра содержимого книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши.
• 7. Ярлыки листов — содержат имена листов книги и используются для выбора нужного листа.
• 8. Строка состояния — горизонтальная полоса в пижией части окна книги. В ней отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста. Многие параметры выбраны по умолчанию, но строку состояния можно настраивать и включать или выключать параметры.
• 9. Ползунок масгитаба позволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.
• 10. Кнопки быстрого переключения представлений используются для переключения режимов отображения документа.
• 11. Активная ячейка указывает место на листе, куда будет произведена вставка текста.

Рис. 6.1. Пользовательский интерфейс MS Excel.

В рабочей области окна расположена книга.

Книга — это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение .xlsx.

При запуске Excel автоматически создает пустую книгу, содержащую три листа. Пользователь может как добавлять и удалять листы в открытой книге, так и задать другое количество листов, включаемых во вновь создаваемую книгу.

Лист имеет имя (ярлык листа). По умолчанию листы именуются Лист 1, Лист 2, Лист 3, Диаграмма 1 и г. д. Пользователь может их переименовывать.

Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Столбцы именуются латинскими буквами от, А до XFD, а строки именуются числами от 1 до 1 048 576.

На пересечении столбца и строки располагаются ячейки (клетки) электронной таблицы. Каждая ячейка имеет адрес, который образуется из имени столбца и номера строки, например А10.

Активная ячейка — это ячейка, в пределах которой осуществляется ввод или редактирование данных. Она выделяется жирной рамкой. Ее имя содержится в поле имени.

Диапазон (блок, интервал) ячеек — эго прямоугольная область в таблице, включающая несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона образуется из адресов составляющих диапазон первой и последней ячеек, между которыми ставится двоеточие, например: Al: А10, В15: D20.