Расчеты по оплате ежегодного основного отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Согласно ст. 122 ТК РФ по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Запрещается непредоставление отпуска работнику в течение двух лет подряд.

Продолжительность очередного ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Некоторым категориям работников предоставляют удлиненные основные отпуска. К таким категориям относят:

— инвалидов (минимальная продолжительность отпуска — 30 календарных дней);

работников детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска — 48 календарных дней);

— работников в возрасте до 18 лет (продолжительность отпуска — 31 календарный день в удобное для них время) и т. д.

Согласно ст. 139 ТК РФ расчетным периодом являются 12 календарных месяцев с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно), которые предшествуют дате предоставления отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 3 мая 2014 г., то расчетный период будет определяться с мая 2013 г. по апрель 2014 г.

Однако в соответствии со ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Пример

Работнику ООО «Успех» предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 28 июня 2014 г. по 11 июля 2014 г. включительно. Оклад работника составляет 25 000 руб., других выплат в пользу работника не производилось. Период с 1 июня 2013 г. по 31 мая 2014 г. отработан работником полностью, за исключением периода отпуска с 1 февраля 2014 г. по 14 февраля 2014 г.

Порядок расчета суммы отпускных будет следующим:

• 1) расчетный период — с 1 июня 2013 г. но 31 мая 2014 г.;
• 2) для расчета среднего заработка период предыдущего отпуска с 1 февраля 2014 г. но 14 февраля 2014 г. исключается из расчетного периода, а сумма начисленных за этот период отпускных не учитывается при расчете среднего заработка.

Количество календарных дней в феврале 2014 г., принимаемое для расчета среднего дневного заработка, составляет: 29,3 / 28 * 14 = 14,6 дн.

Заработная плата за февраль 2014 г. составляла: 25 000 / 19 • 9 = = 11 842,11 руб.

Средний дневной заработок работника составляет: (25 000 • 11 + + 11 842,11)/(29,3- 11 + 14,6) = 851,41 руб.;

3) сумма отпускных, начисленная работнику в июне за 14 календарных дней отпуска, составит: 851,41 • 14 = 11 919,74 руб.

Пример Рабочему основного производства ООО «Вера» был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 10 июня по 7 июля 2014 г. Поскольку на время отпуска приходится праздничный день (12 июня), отпуск был продлен, но 8 июля 2014 г. включительно. Весь расчетный период рабочим отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.

Средний дневной заработок рабочего составил: 200 000 руб. / 12 мес. / / 29,3 дн. = 568,82 руб.

Сумма отпускных составила: 568,82 руб. — 28 = 15 926,96 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Вера» оформляются следующие записи:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом, но оплате труда» — 15 926,96 руб. — начислена сумма отпускных (первичный документ — расчетно-платежная ведомость);

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» — 2070,50 руб. (15 926,96 руб. • 13%) — удержан НДФЛ (первичный документ — налоговая карточка);

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса» — 13 856,46 руб. — выдана сумма отпускных (первичный документ — расчетно-платежная ведомость).

Рассмотрим пример, когда расчетный период работником отработан не полностью.

Пример Работнику отдела маркетинга ООО «Вера» предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 5 июля по 1 августа 2014 г. включительно. В расчетном периоде работнику было начислено 400 000 руб. При этом расчетный период не был отработан полностью: в октябре 2013 г. было отработано три дня из 21, в декабре 2013 г. — 21 день из 23, а в феврале 2014 г. — 13 дней из 19.

Таким образом, из указанного расчетного периода полностью отработаны 9 месяцев, остальные три месяца по разным причинам отработаны не полностью.

1. Количество календарных дней в неполных месяцах составило:

октябрь 2013 г. / 29,3 дн. / 31 дн. • 3 дн. = 2,8 дн.;

декабрь 2013 г. / 29,3 дн. / 31 дн. • 21 дн. = 19,8 дн.;

февраль 2014 г. / 29,3 дн. / 28 дн. • 13 дн. = 13,6 дн.

• 2. Средний дневной заработок для оплаты отпуска составил: 400 000 руб. / ((29,3 дн. • 9 мес.) + 2,8 дн. + 19,8 дн. + 13,6 дн.) = = 400 000 руб. / 299,9 дн. = 1333,77 руб.
• 3. Сумма оплаты за отпуск составила: 1333,77 руб. • 28 дн. = = 37 345,56 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Вера» были оформлены следующие записи:

ДЕБЕТ 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — 37 345,56 руб. — начислена сумма отпускных (первичный документ — расчетно-платежная ведомость);

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» — 4854,92 руб. — удержан НДФЛ (первичный документ — Налоговая карточка);

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом, но оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса» — 32 490,64 руб. — выдана сумма отпускных (первичный документ — Расчетно-платежная ведомость).

Оплата отпусков работников может осуществляться за счет создания резерва на оплату отпусков. При этом в учетной политике предприятия должны быть отражены:

• — принятый способ резервирования;
• — предельная сумма отчислений;
• — ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений в размере 1/12 суммы создаваемого резерва.

Пример Предполагаемая годовая сумма расходов ООО «Вера» на оплату отпусков составляет 2 000 000 руб. Отчисления во внебюджетные фонды — 600 000 руб. (2 000 000 руб. • 30%). Страховые взносы от несчастных случаев — 4000 руб. (2 000 000 руб.? 0,2%).

Таким образом, общая сумма резерва составляет: 2 000 000 руб. + + 600 000 руб. + 4000 руб. = 2 604 000 руб.

Размер ежемесячных отчислений в резерв составляет: 2 604 000 руб. / /12 мес. = 217 000 руб.

Резерв на оплату отпусков распределяется следующим образом:

• — 25% от этой суммы отчисляется в резерв для оплаты отпуска управленческого персонала;
• — 15% — на оплату отпуска работников общепроизводственного назначения;
• — 60% — на оплату отпуска работников основного производства.

В бухгалтерском учете ООО «Вера» будут отражены следующие записи:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 96 «Резервы предстоящих расходов» — 54 250 руб. (217 000 руб.? 25%) — отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска управленческого персонала;

ДЕБЕТ 25 «Общепроизводственные расходы» КРЕДИТ 96 «Резерв предстоящих расходов» — 32 550 руб. (217 000 руб. • 15%) — отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска работников общепроизводственного назначения;

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 96″ Резерв предстоящих расходов" — 130 200 руб. (217 000 руб. • 60%) — отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска рабочих основного производства.

В силу производственной необходимости работники могут быть отозваны из ежегодных оплачиваемых отпусков. Однако в соответствии с ч. 3 ст. 125 ТК РФ отзыву из отпуска не подлежат:

• — сотрудники в возрасте до 18 лет;
• — сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• — беременные женщины.

Работник может быть отозван из отпуска только при его согласии.

В случае отзыва из отпуска сотрудник выходит на работу, поэтому отпускные, выданные согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ не позднее чем за три дня до начала отпуска, необходимо пересчитать:

• 1) средний заработок, сохраняемый на период отпуска, рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (если отпуск предоставлен в календарных днях);
• 2) для определения реальной величины отпускных начисленную сумму необходимо разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска;
• 3) сумма переплаты определяется путем вычета полученной суммы из общей суммы начисленных отпускных.

Пример Работнику ООО «Вера» был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июня 2014 г. на 28 календарных дней. В связи с аварией на электростанции работника попросили прервать отпуск с 20 июня. Работодатель получил от работника согласие выйти на работу. Фактически работник отгулял только 5 дней. Оклад работника составляет 35 000 руб.

Средний дневной заработок для расчета отпускных составлял 1190,47 руб.

Отпускные были начислены в размере 33 333,16 руб. (1190,47 руб. х х 28 дн.). Неиспользованную часть отпуска в количестве 23 дней работник решил отгулять с 1 ноября 2014 г.

Сумма переплаты отпускных составила:

• 1) сумма отпускных составляет: 5952,35 руб. (1190,478 руб. • 5 дн.);
• 2) излишне начисленная сумма отпускных составила: 27 380,81 руб. (33 333,16 руб. — 5952,35 руб.);
• 3) сумма удержанного НДФЛ составила 4333,31 руб. (33 333,16 руб. х х 13%);
• 4) сумма НДФЛ, которая должна быть удержана с работника в связи с вызовом ехо из отпуска, составила 773,77 руб. (5952,35 • 13%);
• 5) сумма НДФЛ с переплаты отпускных составила 3559,54 руб. (4333,31 руб. — 731,49 руб.).

В бухгалтерском учете ООО «Вера» сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — 27 380,81 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма отпускных (первичный документ — бухгалтерская справкарасчет);

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» — 4333,31 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных (первичный документ — бухгалтерская справка-расчет);

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — 8214,24 руб. (27 380,81 руб. • 30%) — сторнированы излишне начисленные страховые взносы с суммы отпускных (первичный документ — бухгалтерская справка-расчет).