Рекомендации по оформлению наиболее распространенных видов юридических документов

При составлении юридических документов можно порекомендовать придерживаться следующих этапов.

• 1. Сбор данных. Па этом этапе необходимо собрать фактические данные, касающиеся подлежащего разрешению вопроса, изучить уже имеющиеся по делу документы, чтобы без лишнего дублирования выделить в новом документе нерешенные вопросы. 11а этом же этапе необходимо сделать предварительную подборку нормативной базы и актов судебной практики по спорному вопросу. Также следует определить адресата документа и выяснить необходимые о нем сведения, а именно: четкое наименование, адрес, имя руководителя или нужного специалиста — для организации; имя, адрес, возраст, уровень образования и т. д. — для физического лица.
• 2. Определение цели документа. Определение сдерживающих факторов. Собранные на первом этапе данные позволят определить факторы, которые необходимо будет учесть при написании документа. Ответьте на вопрос, какую цель преследует ваш документ: информирование, убеждение, побуждение к действиям или что-то иное. Проанализируйте, кто является вашим адресатом, какие у вас с ним отношения, как он может и как должен отреагировать на документ. Определите, какая информация является конфиденциальной и не должна быть раскрыта перед адресатом.

Характер уже имеющихся связей с адресатом и перспективы дальнейших отношений с ним позволят точнее определить и необходимую тональность документа. Объем текста может быть определен из расчета предполагаемого времени, которое получатель сможет выделить для изучения документа. Так, документ, направляемый в государственные органы, должен быть максимально кратким и информативным одновременно. В то же время письменное разъяснение, адресуемое гражданину, может быть более детальным и объемным, например, за счет расшифровки юридических понятий не знакомому с юриспруденцией человеку.

• 3. Определение вида документа и оптимальных для подобного вида документов формы и содержания. На этом этапе определите, какие существуют формальные и неформальные требования к содержанию и форме подобного рода документа. Требуемая законодательством форма документа может предполагать особую внутреннюю организацию текста (например, содержание искового заявления).
• 4. Составление перечня вопросов, подлежащих отражению в документе. На этом этапе определите, какие вопросы должны быть затронуты в конкретном документе. Не перегружайте документ лишней информацией. При наличии вопросов, относящихся к разным темам, требующих от адресата разнородных действий или предполагающих неравное время для своего решения, возможно, имеет смысл составить несколько документов.
• 5. Составление проекта. Напишите собственный черновой вариант вашего документа, соблюдая правила русского языка и юридической техники. Постарайтесь не использовать трафареты. Некоторые полагают, что трафареты помогают обеспечить безупречность изложения. Однако типовых ситуаций не существует, поэтому каждый трафарет должен быть подвергнут переработке для конкретного случая. Практика показывает: типовой документ — плохой документ.
• 6. Правка проекта. Внимательно прочтите ваш документ и уточните, все ли подлежащие разрешению вопросы были затронуты; не допускают ли фразы иного толкования; точны ли использованные термины; соблюдены ли единство стиля, логика изложения и структура документа.
• 7. Четкий анализ всех возможных последствий. Еще раз отстраненно прочтите ваш документ, предположите, какие последствия он может вызвать, подумайте, отвечают ли такие последствия вашим интересам; не стоит ли в связи с этим переработать документ.
• 8. Окончательное оформление документа. На этом этапе документу должен быть придан визуально привлекательный внешний вид. Снабдите ваш документ необходимыми в соответствии с правилами делопроизводства реквизитами, распечатайте его на хорошей бумаги, легким для прочтения шрифтом, без помарок и перекосов.

Исправления в готовом документе должны быть сведены к минимуму. При необходимости внесения исправлений, они должны быть оформлены надлежащим образом. Например, согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Одним из самых распространенных управленческих документов является приказ. Приказы издаются для решения оперативных, организационных, кадровых и других внутренних вопросов организации. Также приказами оформляются решения нормативного характера. Приказ имеет следующие реквизиты:

• 1) наименование организации;
• 2) наименование вида документа — приказ;
• 3) дата и номер. Датой приказа является дата его подписания. Нумеруются приказы порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно;
• 4) заголовок — должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один «строчный интервал». Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
• 5) текст приказа — может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Преамбула в приказах завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку с новой строки.

Распорядительная часть приказа содержит перечень предписываемых действий (с разбивкой на конкретные поручения), срок исполнения поручений, фамилии и инициалы должностных лиц, на которых возложено исполнение (контроль исполнения) приказа. В качестве исполнителей (контролирующих лиц) могут быть указаны структурные подразделения. Пункты распорядительной части приказа начинаются с глаголов, обозначающих действие («назначить», «предоставить», «объявить благодарность»), либо с фамилии, имени и отчества лица, в отношении которого издается приказ. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если приказ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа), при этом текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который готовится вместе с проектом приказа;

• 6) подпись. Приказы подписывает руководитель организации, а в его отсутствие — лицо, его замещающее;
• 7) визы. Образец оформления приказа с продольным расположением реквизитов приводится в приложении 2.