Кассовые операции

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

И.Н.Елисова ВВЕДЕНИЕ Нет ни одной фирмы или индивидуального предпринимателя, которые смогли бы вести свою деятельность, не сталкиваясь с кассовыми операциями. Расчеты с покупателями (клиентами, заказчиками), выдача денег подотчетным лицам на хозяйственные нужны, командировочные и представительские расходы, выплата зарплаты работникам — вот далеко не полный перечень ситуаций, в которых вам придется строго соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный законодательно. Иначе вам грозят штрафы. И, как правило, немалые.

В нашей книге мы подробно рассмотрели все операции, которые связаны с поступлением в кассу или выдачей из нее наличных денег.

Также подробно разобраны вопросы оформления первичных документов по учету кассовых операций. Например, приведен образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, авансового отчета.

Рассмотрено, сколько денег фирма (индивидуальный предприниматель) может хранить у себя в кассе. Как установить лимит остатка наличных в кассе в случае, если у фирмы есть обособленные подразделения или таковых нет. Как оформить расходный кассовый ордер при сдаче в банк сверхлимитной наличности.

Кроме того, освещены вопросы, касающиеся административной ответственности фирм (предпринимателей) за нарушения порядка ведения кассовых операций, применения контрольно-кассовой техники и использования бланков строгой отчетности.

Все выводы, сделанные в книге, подкреплены ссылками на нормативные документы. А в спорных случаях приведены примеры из арбитражной практики.

1. ПРИХОДНО-РАСХОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПО КАССЕ В этой главе мы рассмотрим, как надо оформлять поступление денег в кассу и выдавать средства из нее. Также остановимся на том, сколько наличности можно хранить в кассе, не сдавая ее в банк. Поговорим о том, как и в каких случаях проводится инвентаризация наличных денег в кассе.

1.1. Поступление денег в кассу Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходник. Делают это в конце рабочего дня или смены.

Рассчитываясь наличными с юридическими лицами, учтите, что предельный размер таких расчетов составляет 60 000 руб. Это установлено Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У. Иначе говоря, организации могут рассчитываться наличными на сумму не более 60 000 руб. по одной сделке, даже если это будет оформлено несколькими приходниками.

Обратите внимание: на расчеты с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данный лимит расчетов наличными не распространяется.

А чем грозит превышение установленного лимита расчетов наличными с юрлицами? Штраф по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, должностных лиц фирмы могут оштрафовать на 40 — 50 МРОТ (4000 — 5000 руб.), а саму фирму — на 400 — 500 МРОТ (40 000 — 50 000 руб.). Правда, эти меры финансовой ответственности применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж (см. Письмо Центрального банка РФ от 24 ноября 1994 г. N 14−4/308).

1.2. Выдача денег из кассы Выдачу наличных денег из кассы организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма (N КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Правда, деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр.

При этом организация может использовать:

— расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49;

— расчетную ведомость по форме N Т-51;

— платежную ведомость по форме N Т-53.

Формы этих ведомостей утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

1.3. Документальное оформление кассовых операций Рассмотрим, как документально оформляются операции приема-выдачи денег из кассы (помимо приходных и расходных кассовых ордеров).

1.3.1. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке.

В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

Пример 1. 14 августа 2006 г. старший кассир ООО «Мечта» выдал кассиру 4300 руб. для проведения расходных операций. При этом у него в кассе оставалось с прошлого дня 2300 руб.

За день в кассу поступило еще 32 000 руб. А в конце дня старшему кассиру было возвращено 36 300 руб. Из них:

— 5600 руб. — наличными деньгами;

— 30 700 руб. — оплаченными документами.

Остаток денег в кассе составил 2300 руб.

Посмотрим, что будет отражено в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (см. форму на с. 10).

Унифицированная форма N КО-5

Образец обложки и титула

————

¦ Код ¦

+———-+

Форма по ОКУД ¦310 005¦

ООО «Мечта» +———-+

———————————————————————— по ОКПО ¦ ¦

организация +———-+

________________________________________________________ ¦ ¦

структурное подразделение L———-;

КНИГА

УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

—— г.

Тимофеева С.И.

———————————————-;

фамилия, имя, отчество кассира По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме N КО-5

По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме N КО-5

1.3.2. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Сведения о приходных и расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег и т. д.) заносят в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

Образец заполнения этого журнала приведен на с. 11.

Унифицированная форма N КО-3

Образец обложки

————

¦ Код ¦

+———-+

Форма по ОКУД ¦310 003¦

ООО «Мечта» +———-+

———————————————————————— по ОКПО ¦ ¦

организация +———-+

________________________________________________________ ¦ ¦

структурное подразделение L———-;

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

—— г.

кассир Иванова С.И.

—————————- ————————————-;

должность фамилия, имя, отчество

По данному образцу печатать все страницы журнала по форме

N КО-3

1.3.3. Журнал регистрации платежных ведомостей Платежные (расчетно-платежные) ведомости регистрируют в специальном журнале (форма N Т-53а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Образец заполнения журнала приведен на с. 12.

Унифицированная форма N Т-53а

Образец обложки

————

¦ Код ¦

+———-+

Форма по ОКУД ¦301 050¦

ООО «Рассвет» +———-+

———————————————————————— по ОКПО ¦ ¦

наименование организации +———-+

касса ¦ ¦

————————————————————————————-L———-;

наименование структурного подразделения

ЖУРНАЛ

регистрации платежных ведомостей

01 января 06 31 декабря 06

за период с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.

Лицо, ответственное за ведение журнала

старший кассир Быстрова А.Н.

——————— ———————————————————————;

должность фамилия, имя, отчество

сто тридцать второй Порядковые номера, помещенные на данной странице с —————————;

прописью

сто тридцать третий

по —————————;

прописью

По данному образцу

печатать все страницы журнала по форме N Т-53а.

1.3.4. Кассовая книга Также операции по кассе фиксируют в кассовой книге (форма N КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня», а заканчиваются заполнением графы «Остаток на конец дня» .

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т. п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Отдельно хотелось бы остановиться на том, как вести кассовую книгу тем организациям, у которых есть филиалы или иные обособленные структурные подразделения. Например, сама организация расположена в Москве, а ее филиал — в Туле. При этом филиал реализует продукцию за наличный расчет, выдает заработную плату работникам и проводит другие операции с наличными деньгами.

Дело в том, что п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций в РФ), обязывает каждое предприятие вести только одну кассовую книгу. В то же время нормы этого документа требуют, чтобы все записи в кассовую книгу заносились сразу после пересчета получаемых или выдаваемых наличных сумм. Но, если удаленное подразделение находится в Туле, а кассовая книга — в Москве, получение или выдача денег не могут быть отражены в кассовой книге непосредственно при получении или выдаче денег в Туле.

Конечно, используя современные средства связи, можно так организовать документооборот между центральным офисом и филиалом, чтобы данные о совершенных кассовых операциях поступали из обособленного структурного подразделения в центральный офис в момент совершения этих операций. Но, согласитесь, это все же достаточно неудобно. Поэтому многие фирмы ведут в своих филиалах кассовые книги, которые называют кассовыми журналами или томами кассовой книги. Некоторые же фирмы открывают в филиалах отдельные кассовые книги. Возможно ли это?

Чтобы ответить на этот вопрос, сначала вспомним, что считается филиалом.

Итак, в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Поэтому для того, чтобы соблюдать нормы п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо.

1.4. Расчеты с подотчетными лицами Отдельно в нашей книге хотелось бы остановиться на расчетах с подотчетными лицами.

1.4.1. Порядок выдачи денег под отчет Из кассы организации деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации. А работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. То же самое относится и к работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь — по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Правда, бывает, что на фирме не определен срок, на который выдаются деньги под отчет. Тогда работники, получившие деньги из кассы, должны отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги.

Обнаружив при проверке нарушение срока, налоговые органы чаще всего рассматривают это как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета. Об этом сказано, к примеру, в Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. N А54−2875/03-С21.

Обратите внимание: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

1.4.2. Заполнение авансового отчета Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо, после чего он принимается к учету. При этом неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход, наоборот, выдается ему из кассы по расходному кассовому ордеру.

Пример 2. Менеджер отдела сбыта ООО «Незабудка» Иванов А. К. был направлен в служебную командировку (по территории России). Вернувшись из нее, 2 августа 2006 г. он представил в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложил железнодорожный билет на сумму 1180 руб. (в том числе НДС — 180 руб.) и счет из гостиницы на сумму 3540 руб. (в том числе НДС — 540 руб.).

Приведем образец заполнения этого авансового отчета на с. 17 — 18.

Унифицированная форма N АО-1

————

¦ Код ¦

+———-+

Форма по ОКУД ¦302 001¦

ООО «Незабудка» +———-+

——————————————————————— по ОКПО ¦ 01 ¦

наименование организации L———-;

УТВЕРЖДАЮ 4720

———T————— Отчет в сумме —————————;

¦Номер¦ Дата ¦ 00

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——-+—————+ _________________ руб. ——- коп.

¦ 102 ¦21.09.2006¦ Директор

L——-+—————- Руководитель —————————-;

Должность

Петров Петров А.И.

————— ——————————-;

подпись расшифровка подписи

2 августа 06

" —" ——————- 20— г.

——————

¦ Код ¦

+—————-+

Отдел сбыта ¦ ¦

Структурное подразделение —————————————-+—————-+

Иванов А.К. ¦ 13 ¦

Подотчетное лицо —————————- Табельный номер L—————-;

фамилия, инициалы

командировочные

менеджер расходы Профессия (должность) ——————- Назначение аванса ———————;

————————————T————— ——————————————

¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦

¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦

+———————————-+—————±+——————-T——————-+

¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦

¦Предыдущий —————+—————+ +——-T———-+——-T———-+

¦ аванс перерасход¦ ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет,¦сумма, ¦

¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦

¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+———————————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦Получен аванс 1. из ¦ 4 000−00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+——————-T————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦1000−00¦ 71 ¦1000−00¦

¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+——————-+————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦ 2. ¦10 000 ¦ ¦ 19 ¦ 180−00¦ 71 ¦ 180−00¦

+———————————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦3000−00¦ 71 ¦3000−00¦

+———————————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦Итого получено ¦ 4 000−00 ¦ ¦ 19 ¦ 540−00¦ 71 ¦ 540−00¦

+———————————-+—————+ +——-+———-+——-+———-+

¦Израсходовано ¦ 4 720−00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+———————————-+—————±+——-+———-+——-+———-+

¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+———————————-+—————±+——-+———-+——-+———-+

¦ Перерасход ¦ 720 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L———————————-+—————- L——-+———-+——-+———-;

2 2

Приложение ——- документов на ——- листах

Четыре тысячи семьсот двадцать Отчет проверен. К утверждению в сумме ——————————————-;

00 4720 00 сумма прописью руб. ——- коп. (———- руб. —— коп.)

Смирнова Смирнова П.Е.

Главный бухгалтер ———————- —————————————-;

подпись расшифровка подписи

Рязанова Рязанова А.Р.

Бухгалтер ———————- —————————————-;

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ————— ——;

———————— в сумме ¦ 720 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L————— L——;

176 2 августа 06

ордеру N —- от «—» ————- 20— г.

Рязанова Рязанова А. Р. 2 августа 06

Бухгалтер (кассир) ———— —————————- «—» ———- 20— г.

подпись расшифровка подписи

————————————————————————————————-;

линия отреза Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый

154 2 августа 06

отчет N —- от «—» ————— 20— г.

Четыре тысячи

семьсот двадцать 00

на сумму ———————— руб. —- коп., количество документов

прописью

2 2

———- на ———— листах

Рязанова Рязанова А. Р. 2 августа 06

Бухгалтер ————— —————————- «—» ————- 20— г.

подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО-1

Иванов Иванов А.К.

Подотчетное лицо ————————- ———————————;

подпись расшифровка подписи

1.5. Лимит остатка денег в кассе Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).

Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:

— в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;

— в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

— в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

— в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

Пример заполнения расчета на установление предприятию лимита остатка наличных денег в кассе приведен на с. 20.

————T—;

¦ ОКУД ¦БИК¦

+———-+—-+

¦408 020¦ ¦

L———-+—-;

РАСЧЕТ

НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ

И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ

ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ

НА ____ ГОД

ООО «Магнитка»

——————————————————————————————-;

наименование (штамп) предприятия

——————————————————————————————-;

номер счета

Банк развития регионов

——————————————————————————————-;

наименование учреждения банка

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца <*>

(фактическая) <***> —— тыс. руб.

Среднедневная выручка <**> —- тыс. руб.

3,125

Среднечасовая выручка <**> ——- тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние три

месяца (кроме расходов на заработную плату и 350

выплаты социального характера) (фактически) <***> —- тыс. руб.

4,667

Среднедневной расход <**> ——- тыс. руб.

на следующий день

Сроки сдачи выручки: ежедневно, ————————-,

1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного

остатка (нужное подчеркнуть)

9 00 19 00

Часы работы предприятия с — час. — мин. до — час. — мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,

в кассу банка

инкассаторам, ———————, на почту (нужное подчеркнуть)

20 00

— час. — мин.

пять

Испрашиваемая сумма лимита ————————————- тыс. руб.

__________________________________________________________________

(сумма прописью)

хозяйственные нужды,

Просим разрешить расходование выручки на ——————————;

командировочные и представительские расходы

————————————————————————————————-;

(указать цели расхода)

—————————————-;

<*> В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.

<**> Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней

(часов) предприятия.

<***> Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму выручки (расхода).

Иванов А.Н.

Руководитель предприятия —————————————— (Ф.И.О.)

Светланова П.У.

Главный бухгалтер —————————————————- (Ф.И.О.)

РЕШЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ БАНКА

пять

Установить лимит остатка кассы в сумме ——————- тыс. руб.

__________________________________________________________________

(сумма прописью)

хозяйственные нужды,

Разрешено расходование выручки на —————————————-;

командировочные и представительские расходы

————————————————————————————————-;

(указать цель)

Симонян Е.К.

Руководитель учреждения банка ———————————- (Ф.И.О.)

По предприятию, в состав которого входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и банковских счетов, устанавливается единый лимит остатка кассы.

Пример 3. ООО «Дар» помимо центральной аптеки имеет еще три аптеки в разных районах, которые не выделены на отдельный баланс. В конце декабря 2005 г. банк установил организации лимит на 2006 г. — 100 000 руб. Руководитель общества издал следующий приказ для структурных подразделений.

————————————————————————————————;

¦ Общество с ограниченной ответственностью «Дар» ¦

¦ ¦

¦г. Москва 29 декабря 2005 г. N 130/05¦

¦ ¦

¦ Приказ ¦

¦ ¦

¦ Об установлении лимита остатка наличных денежных средств ¦

¦ в кассе структурным подразделениям организации ¦

¦ ¦

¦В связи с утверждением банком лимита остатка денежных средств в¦

¦кассе организации на 2006 г. в сумме 100 000 руб. и¦

¦установленным порядком сдачи выручки приказываю: ¦

¦1. Установить на 2006 г. лимит остатка наличных денежных средств¦

¦по структурным подразделениям ООО «Дар» в следующих размерах: ¦

¦аптека N 1 (центральная касса) — 40 000 руб.; ¦

¦аптека N 2 — 30 000 руб.; ¦

¦аптека N 3 — 20 000 руб.; ¦

¦аптека N 4 — 10 000 руб. ¦

¦2. Установить единый порядок сдачи выручки в центральную кассу¦

¦для всех структурных подразделений в случае превышения лимита в¦

¦конце рабочего дня. ¦

¦3. Главному бухгалтеру ООО «Дар» Петровой И. В. ознакомить¦

¦управляющих и кассиров аптек с установленными лимитами остатков¦

¦наличных денег в кассах не позднее 31 декабря 2005 г. под¦

¦роспись и обеспечить контроль над соблюдением кассовой¦

¦дисциплины. ¦

¦ Иванов ¦

¦Руководитель организации ——— (Иванов А.Р.) ¦

L————————————————————————————————;

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Если же у предприятия есть нескольких счетов в различных банках, то, чтобы установить лимит наличных денег в кассе, оно может обратиться в любой из них. После того как банк установит лимит, предприятие должно направить уведомления об этом лимите во все банки, где у него открыты счета.

При необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета.

Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю, и получается, что организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.

Если организация (индивидуальный предприниматель) хранит в кассе деньги сверх установленного лимита, за это ее могут оштрафовать по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, штраф с должностных лиц составит от 40 до 50 МРОТ (от 4000 до 5000 руб.), а с организаций — от 400 до 500 МРОТ (от 40 000 до 50 000 руб.).

1.6. Сдача денег из кассы в банк Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ любая выдача денежных средств из кассы предприятия должна быть оформлена расходным кассовым ордером. Или иным документом с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Как указано в п. 15 Порядка ведения кассовых операций в РФ, расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Таким образом, кассир, сдавая деньги в банк из кассы предприятия, должен заполнить расходный кассовый ордер в общем порядке, проставив в нем сумму и свою роспись.

Пример 4. Кассир ООО «Планета» Иванова С. И. заполнила расходный кассовый ордер на 45 000 руб., которые внесла из кассы фирмы в банк.

Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк прилагается (см. форму на с. 22).

Унифицированная форма N КО-2

————

¦ Код ¦

+———-+

Форма по ОКУД ¦310 002¦

ООО «Планета» +———-+

———————————————————————— по ОКПО ¦ ¦

организация +———-+

касса ¦ ¦

———————————————————————————— L———-;

структурное подразделение

—————T—————;

¦ Номер ¦ Дата ¦

¦документа¦составления¦

+————-+—————-+

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ¦ 76 ¦ 14.08.2006¦

L————-+—————-;

Ивановой Светлане Ивановне Выдать —————————————————————————————;

фамилия, имя, отчество

для зачисления на расчетный счет ООО «Планета» в банке Основание: ———————————————————————————;

сорок пять тысяч Сумма —————————————————————————————-;

прописью

__________________________________________ руб. ——————- коп.

Приложение _______________________________________________________

__________________________________________________________________

директор Иванов Иванов А.П.

Руководитель организации ————— ———— —————————-;

должность подпись расшифровка подписи

Серегина Серегина П.К.

Главный бухгалтер ——————— ——————————;

подпись расшифровка подписи

сорок пять тысяч Получил ————————————————————————————-;

сумма прописью

__________________________________________ руб. ——————- коп.

14 августа 2006 Иванова

" —" —————— —— г. Подпись ————-;

паспорту 05 05 555 777 выдан ОВД Ленинского района По ———————————————————————————————;

наименование, номер, дата и место выдачи документа, г. Красноярска 25.02.2002

————————————————————————————————-;

удостоверяющего личность получателя

Иванова Иванова С.И.

Выдал кассир ——————— ——————————;

подпись расшифровка подписи

1.7. Инвентаризация денег в кассе Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Эти случаи перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене главного бухгалтера или кассира;

— если были выявлены факты хищения наличных денег;

— если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

— перед составлением ликвидационного баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Форма этого акта приведена в Приложении 14 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).

Акт по форме N ИНВ-15 оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию.

2. ПРИЕМ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ККТ Основные правила расчетов наличными с использованием кассовых аппаратов закреплены в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон о ККТ).

2.1. Когда нужно применять контрольно-кассовые машины Организации и индивидуальные предприниматели, которые получают наличные деньги за товары (работы, услуги), обязаны при этом применять кассовые аппараты. Это закреплено в Законе о ККТ.

Иначе говоря, применять кассовые аппараты нужно, если одновременно выполняются два условия:

1) фирма (индивидуальный предприниматель) продает товары, выполняет работы или оказывает услуги;

2) их оплата производится наличными деньгами.

Поясним сказанное на конкретных примерах.

Пример 1. Организация выдала работнику заем под проценты. Заем возвращается наличными в кассу организации.

В этом случае на сумму займа кассовый аппарат применять не надо. А вот получив проценты по займу наличными деньгами, нужно его применять, поскольку, выдав заем, организация фактически оказала работнику услугу. Проценты являются платой за нее. Соответственно, если плата за услугу производится наличными, то следует применять ККТ.

Пример 2. Фирма торгует оптом по безналичному расчету. Но иногда проходят операции и за наличные. Например, когда фирма продает товары своим работникам. В этом случае она обязана применять кассовый аппарат. Ведь наличные расчеты при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) обязательно должны проходить с применением ККТ или бланков строгой отчетности. Таково требование Закона о ККТ. Причем не важно, кому фирма продает товар — своим работникам либо кому-то на сторону. Если есть наличный расчет, надо применять кассовый аппарат.

Правда, в данном случае есть способ этого избежать. Нужно удержать деньги за товары из зарплаты работников.