Анализ основных подходов к проектированию организационных процессов и систем

На сегодняшний день существуют различные подходы к проектированию организационных процессов и систем. Понятие «организация» находится в одном ряду с такими понятиями, как система, структура, цель, функция, свойство, действие, процесс, которые взаимно дополняют и поясняют друг друга. Вместе с тем они образуют «ядро» организационного проектирования.

Организация представляет собой сознательно координируемое образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Любую организацию можно представить как систему, а под системой понимать совокупность взаимосвязанных элементов. Эти взаимосвязи и есть организационные процессы.

Для того чтобы система представляла собой единое целое и была целенаправленной, необходимо объединить ее элементы особым образом — через определенные процессы. Итогом этого построения является сочетание процессинга и структуры. Структура характеризует конкретную систему со стороны ее строения, конструкции, пространственно-временного расположения частей, устойчивых взаимосвязей между элементами; процессинг характеризует взаимосвязи между элементами и процессы, протекающие в этих взаимосвязях.

Понятия «структура» и «система» тесно связаны, но не тождественны. Структура в прямом смысле есть строение системы и вне системы структуры не существует. В связи с этим необходимо выявить основные закономерности, характеризующие предприятие как социально-экономическую систему. Специфические особенности этого вида систем:

• • нестационарность определенных параметров системы;
• • уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях, которая обусловлена наличием активного компонента — человека;
• • наличие предельных возможностей, определяемых имеющимися ресурсами;
• • способность изменять свою структуру и формировать варианты поведения;
• • способность адаптироваться к изменяющимся условиям;
• • способность и стремление достигать поставленных целей.

Из вышеперечисленного следует, что одним из основных свойств организационно-экономических систем является их способность изменяться. Это свойство является особенно актуальным в современных условиях, так как организациям приходится осуществлять свою деятельность в динамично меняющейся внешней среде. Эффективно адаптироваться, т. е. функционировать и достигать поставленных целей без изменения строения (т.е. структуры и процессинга) организация не может.

К методам трансформации организации относятся:

• — организационное развитие;
• — организационное проектирование;
• — РИ бизнес-процессов.

Рис. 1.9. Ранжирование подходов к реорганизации по степени их формализации

На рис. 1.9 представлено условное ранжирование используемых подходов к реорганизации предприятий по критерию степени формализации. Наименее формализованным подходом является организационное развитие. Это связано с тем, что организационное развитие в общепринятом понимании, во-первых, в основном ориентировано на изменение поведения персонала, а во-вторых, в большей степени направлено на качественные изменения организации, характеризующиеся приобретением организацией новых компетенций (освоение новых каналов сбыта, новой технологии, возможность обслуживать новые сегменты рынка, новая бизнес-модель организации). Необходим подход, позволяющий в определенной степени повысить формализацию этого процесса, что даст возможность более целенаправленно управлять им.

Основой для организационного развития служит организационное проектирование, которое ориентировано на разработку структуры сущности бизнеса и организационной структуры компании. Любая организация имеет совокупность структур (юридическая структура, маркетинговая структура, структура персонала, структура капитала и др.). Следовательно, организационное проектирование должно охватывать все структуры. В противном случае у организации значительно снижаются возможности адаптивности, выживания и трансформации.

И наконец, наиболее формализованным является РИ бизнес-процессов, который ориентирован на кардинальное перепроектирование взаимодействия элементов структуры.

Предприятие использует различные методы РИ. Выбор метода зависит от глубины и масштаба требуемых преобразований. Преобразования РИ могут быть «косметическими» или «революционными». Первому случаю соответствует термин «улучшение», второму — «проектирование». На практике эти два понятия часто считают тождественными. Однако такое утверждение неверно. Улучшение предполагает преобразование или изменение, которые приближают предприятие к стандартным или нормальным условиям работы. Улучшение фирмы означает то, что она уже создана и порядок работы установлен. Улучшение работы включает установление причин неожиданных отклонений. Предполагается существование плана, спецификаций, стандарта, норм, которые определяют, как должна работать фирма, и с которыми можно сравнивать реальные характеристики работы; при этом цели и стратегии не ставятся иод сомнение и не являются предметом анализа.

При улучшении возникающие вопросы связаны с обеспечением нормальной работы уже существующих организаций. В то же время системный подход является в своей основе методологией проектирования организаций. Поэтому при его использовании ставится под сомнение характер данной организации, ее роль в рамках более широкой системы. Первый вопрос, который возникает при системном подходе, — это цель существования системы. Необходимо установить отношения между данной системой и всеми другими, в которые она входит или с которыми она связана.

Проектирование организации отличается от улучшения исходными предположениями и используемыми методами (табл. 1.6).

Таблица 1.6

Отличия категорий улучшения и проектирования организаций.

Окончание табл. 1.6

При улучшении организации ищут причины отклонений в ее рамках, не считая необходимым расширить эти рамки. Когда ставится цель привести организацию к норме, первоначальные предпосылки и цели, лежащие в основе проекта этой организации, под сомнение не ставятся, хотя они могут быть неверными и устаревшими. При системном подходе ситуация обратная: конфигурация организации пересматривается для устранения неблагоприятных факторов.

Работы по изменению организационного дизайна проводятся на предприятии постоянно. Образование новой компании, полное или частичное преобразование деятельности хозяйствующих субъектов, реструктуризация предприятия, разработка и реализация инвестиционных проектов требуют предварительного проектирования, с тем чтобы создать эффективный механизм управления организациями. Формирование такого механизма должно опираться не только на опыт, аналогию и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.

Необходимость РИ является упреждающей мерой или ответом на изменения, т. е. инструментом адаптации к новым условиям.

Выживание, или поддержание жизнеспособности, — главная задача организаций, а основной способ обеспечения выживания — адаптация.

Адаптация — это способность выживать, отвечая на внешние и внутренние импульсы изменением целей, стратегий, структуры и функций.

На рис. 1.10 представлены способы выживания организации.

Рис. 1.10. Способы выживания организаций.

Аккомодация — это такой вид адаптации, когда отдельные импульсы извне неизменно сопровождаются ответными адаптивными действиями, предполагающими структурные изменения. Аккомодация является интенсивным типом адаптации.

Рост — адаптация к внешним изменениям, осуществляемая за счет быстрого количественного роста. Рост может измеряться различными величинами доходов, квадратных метров, единиц продукции, единиц оборудования, персонала и других показателей структур и функций организации. Рост является экстенсивным типом адаптации, поэтому его использование не приводит к значительным качественным изменениям организации. Для организаций, действующих в рыночной среде, быстрое наращивание количественных параметров — скорее, исключение, чем правило, так как стратегия экспансии связана с большими рисками. Обостряется проблема контроля всех процессов, возможно снижение качества и т. д.

Сокращение — адаптация к внешним изменениям осуществляется при помощи быстрого количественного сокращения. Этот тип адаптации направлен на повышение эффективности перспективных направлений деятельности организации, за счет сосредоточения на них потенциала организационного развития. Этот тип адаптации является интенсивным.

Развитие — представляет собой длительный период адаптации, который предполагает не столько количественный рост, сколько качественные изменения в структурах и функциях организации. Например, целенаправленное внедрение корпоративных ценностей, переобучение и повышение квалификации персонала, переход к новым технологиям или новой бизнес-модели.

Анализ вышеперечисленных способов выживания позволяет сделать вывод о том, что аккомодация, рост, сокращение являются частными случаями изменений. Так можно утверждать потому, что при исполнении любого из них происходят не только количественные, но и качественные изменения организации вследствие приобретения ими новых компетенций.