Оптимизация использования информационных ресурсов

С целью оптимального использования информации применяются электронно-вычислительные машины (ЭВМ), на которых решаются как отдельные задачи, обусловленные конкретными проблемами, так и целый комплекс задач, обусловленных множеством факторов. Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

Применение ЭВМ может привести к изменению структуры организации, где многие решения смогут принимать руководители низшего звена, а также врачи и медицинские сестры. Одним из способов оптимизации функционирования объекта управления является применение автоматизированных систем управления (АСУ), которые используются в самых разнообразных направлениях и помогают оптимизировать оказание медицинской помощи.

В медицинских организациях широко используются АРМ и ИСМ, предназначенные для врачей и медсестер соответствующих специальностей, а также административно-управленческого персонала, и позволяющие автоматизировать соответствующие процессы, что ведет к ускорению работы и улучшению ее качества.

Современное развитие компьютерных технологий привело к стремительному росту Интернета и сделало возможным развитие комплекса телемедицинских услуг: диагностики на расстоянии, телеконсультаций и т. д. Появилась возможность передавать комплексные информационные пакеты, например, радиографические и томографические изображения.

Нужно отметить, что рынок ИТ США, касающихся здоровья, оценивался в 1997 г. в 13,6 млрд долл., а в 2000 г. уже в 21 млрд долл. Бюджет данных ИТ составляет около 2,8% от общего бюджета интегрированных систем передачи данных, и этот показатель будет повышаться в ближайшие годы. Крупные компании около 28,4% своих капитальных затрат относят на ИТ, мелкие и средние — 37,1%. При этом расходы на покупку или разработку программ составляют 80% текущих расходов пользователя ЭВМ.

Эффективно использовать информационные ресурсы призваны информационные технологии (ИТ), под которыми понимаются сбор, обработка и распространение данных с помощью компьютеров для обеспечения использования необходимой информацией. Кроме того, под ИТ понимают также процесс производства компьютеров и программного обеспечения. Однако во многих организациях внедрение сложной и дорогостоящей ИТ отнюдь не привнесло заметных улучшений в качестве и скорости процесса принятия решений. Здесь нет вины самой ИТ или тех, кто ее внедрял. Дело в заказчиках, которые не задумывались, какая информация и для чего им необходима. Слишком часто ИТ используются для того, чтобы, по выражению Р. Коха, «обойти лежащие на дороге коровьи лепешки», вместо того чтобы попробовать пойти другим путем. Не способствует прогрессу и то, что отделы ИТ обычно подчиняются руководителю (например, финансовому директору), который ничего в них не понимает, боится их, рассматривая ИТ как «черный ящик», вместо того чтобы упорно задавать своим сотрудникам простые вопросы о сути технологии и настоять на получении ясных ответов. Долгожданное решение проблемы подсказывает метод реинжиниринга бизнес-процессов (РБП): необходимо подчинить мощь компьютеров и ИТ решению понятных «чистому разуму» задач. Последние примеры использования ИТ и РБП выставляют на всеобщее обозрение природу управленческих задач. Взятые сами по себе, они легко могут быть разрешены хорошими, простыми ИТ. В некоторых случаях успешного их внедрения производительность процесса принятия решений повышалась на 500%, или, другими словами, появлялась возможность безболезненно сократить штат управляющих фирмы на 80%.

Информация, имея свою стоимость, участвует в процессе производства, распределения, обмена и потребления экономических благ. В большинстве фирм от 1/3 до ½ информации скорее увеличивают их издержки, нежели прибыль, и они просто утопают в «болоте» избыточной информации, тем более что ее сбор, анализ и передача обходятся весьма дорого. Избыток информации хуже, чем ее недостаток: ее завалы сбивают с толку, мешают сфокусироваться на главных вопросах, осознать основные проблемы и разглядеть простые решения.

Ч. Коутс из фирмы ОС & С Strategy Consultants предлагает три простых правила, которые помогающие избавиться от ненужной информации.

1. Собирайте только ту информацию, которую требуют клиенты или отделы вашей фирмы, занимающиеся их обслуживанием (если она нужна в их непосредственной работе).

• 2. Передавайте информацию самым простым способом: если возможно, визуальным; короткие сообщения — устно; с помощью электроники — периодически повторяющуюся; и только в крайнем случае, если нет более простых способов, — на бумаге.
• 3. Рассортируйте необходимую вам информацию по категориям в зависимости от ее значимости (даже в информации, относящейся к одному вопросу, можно отделить более важную от менее важной), руководствуясь критериями простоты ее передачи и приоритетности. Например, информация о сроке службы дорогостоящих деталей оборудования имеет для вас большее значение, чем о дешевых, а без данных о частях, которые редко выходят из строя, вы легко обойдетесь.

Кипы компьютерных распечаток оправданы только в исключительных обстоятельствах, когда имеется уверенность, что прямого пути к достижению цели не существует.

Закон ненадежности Ошибаться свойственно человеку, но окончательно все запутать может только компьютер.

Мнение пользователей ЭВМ^[1][2][3]

Информационные потоки организации принято оценивать по следующим параметрам:

• • общему время реагирования;
• • интенсивности;
• • избыточности;
• • дублированию;
• • нестабильности;
• • погрешности;
• • форме представления.

Как и любой ресурс организации, эффективность используемой информации подлежит оценке, для чего существуют следующие методы оценки организации информационных потоков.

• 1. Формализованное изучение — каждый документ представляется как совокупность реквизитов, на основании которых строится информационная модель, выявляется дублирование, избыточность.
• 2. Экспертная оценка — на основе специальных вопросников собирается оценка документов, сообщений персоналом.
• 3. Статистическая оценка — совокупность однотипных документов оценивается по фактическим показателям: времени движения, насыщенности, стабильности и т. п.
• 4. «Запуск птички» — по оцениваемому информационному потоку запускается контрольный документ, по которому контролируется график движения, состав выполняемых работ.
• 5. Накапливание «сбоев» — оценивается статистика ошибок и срыва сроков в потоке информации.

Об оценке информации Оценка информации, поступающей в разведывательное подразделение, прежде всего, базировалась на положении и надежности источника. Эти качества обозначались буквами от «Л» до «F». Качество самой информации оценивалось цифрами от 1 до 6. Таким образом, буква обозначала ценность и положение источника, а цифра — ценность полученной информации. Под буквой «Л» теоретически имелся в виду высокопоставленный, абсолютно надежный и долговременно используемый источник на разведываемой территории. Так, например, если речь шла о заключении государственного договора, экономического соглашения и т. п., то буквой «А» обозначался высокопоставленный участник переговоров от одной из договаривающихся сторон. Если это был один из переводчиков какой-либо делегации, то он уже обозначался буквой «В», поскольку не знал хода мыслей и тактики кого-либо из партнеров. К категории «С» относилась, например, секретарша при делегации, которая могла сообщать об общем ходе переговоров и настроениях их участников. Буквой «D» обозначались лица, еще более удаленные от непосредственного участия в переговорах. Буквы «?» и «F» обозначали уже негативную категорию, причем источник под буквой «F» считался ненадежным. Поясняя эту шкалу оценок, сотрудники БНД (Федеральная разведывательная служба Германии) иногда в шутку приводили следующий пример. Если дается оценка «А1», то это означает, что президент США передает разведке документы прямо из Белого дома, а их достоверность подтверждают, по меньшей мере, три государственных секретаря или директор ЦРУ. «Е6» дается тогда, когда неизлечимый душевнобольной сообщает о своем полете на Венеру. Золотой серединой является оценка «СЗ» с уклоном в сторону «С2» или «С4». Такие оценки лучше себя оправдывают, поскольку высшие или низшие оценки вызывают недоверие начальства, оно начинает требовать проверки или подтверждения, а это только мешает работе.

X. Фелъфе

Обязательным условием эффективного использования информации является ведение банка данных (БД), который представляет собой:

• • совокупность сведений, дополненную средствами общения с пользователем;
• • интеллектуальный усилитель труда;
• • систему прямого общения пользователя и ЭВМ;
• • безбумажную информационную технологию.

Существуют следующие типы БД:

• • общегосударственные;
• • межотраслевые;
• • отраслевые;
• • предприятий;
• • подразделений;
• • личные;
• • информационные;
• • справочные;
• • универсальные;
• • специализированные.

При этом БД должна поддерживать не только выполнение запроса по алфавиту, когда форма запроса известна пользователю, но и вести логический поиск, когда форма запроса пользователю не известна.

Основными задачами БД является предоставление требуемой информации пользователю и освобождение его от ненужных сведений. Однако БД имеют ряд проблем, которыми являются:

• • достоверность вносимой информации;
• • оперативность пополнения и обновления данных;
• • защита информации;
• • правила определения ценности информации;
• • сокращение издержек на содержание;
• • совместимость с другими БД.

Создавать и вести БД возлагается на информационную систему, основными функциями которой являются:

• • хранение и выработка знаний;
• • умение общаться с пользователем;
• • уточнение задачи;

• • объяснение хода выработки решения;
• • обучение пользователя;
• • настраивание на состав исходной информации.

Упрощенная схема функционирования информационной системы приведена на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Схема функционирования информационной системы.

• [1] С увеличением объемов информации возрастает количество людей, занятых в информационной сфере и увеличиваются затраты на хранение, передачу и обработку информации, что требует рациональногоподхода к использованию данного вида ресурсов. Для этого должнабыть создана служба информационного обеспечения организации, основными задачами которой должно являться:
• [2] ранжирование поступающей на фирму информации; 2) экстренное оповещение менеджеров; 3) сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделенийи ресурсов; 4) оценка тенденций состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов; 5) контроль над ресурсами через заданные лимиты и темп потребления; 6) анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов; 7) контроль над движением заказов по подразделениям фирмы; 8) поддержание справочной системы руководителя; 9) ведение электронного архива; 10) поддержание экспертных систем для принятия решений;
• [3] подготовка отчетных и плановых документов; 12) поддержание системы контроля над исполнением распоряжений; 13) обработка информации по стандартным алгоритмам; 14) поддержание электронной почты.