Планирование бюджета выставки

Участие в выставках сопряжено со значительными расходами, которые должны быть согласованы с общими финансовыми планами фирмы, поэтому планирование выставочной деятельности включает в себя расчет выставочного бюджета (смету затрат на участие в выставке). Смета устанавливает расходы, которые необходимы для достижения поставленных целей участия в выставке. Именно необходимость достижения целей участия в выставке должна определять уровень расходов денежных средств и времени на подготовку. Ведь покупка дорогого выгодного месторасположения стенда в выставочном зале может не оправдать себя, если сам стенд будет оформлен непрофессионально. Плохо подготовленный персонал и некачественно изданные рекламно-информационные материалы снизят эффективность участия в выставке, если не сведут ее до нуля.

При расчете выставочного бюджета учитываются:

• — стоимость аренды выставочной площади и услуг, предоставляемых выставочной организацией, она обычно включает расходы на общую рекламу выставки и размещение информации об экспоненте в каталоге выставки;
• — расходы на разработку дизайна стенда и его изготовление;
• — затраты на транспортировку и хранение экспонатов;
• — затраты на аренду дополнительного оборудования, необходимого для работы на выставке;
• — расходы на рекламные мероприятия на выставке (организация пресс-конференций, «круглых столов», презентаций и т. п.);
• — затраты на подготовку персонала (стендистов);
• — командировочные расходы;
• — дополнительные расходы на предвыставочную рекламу, в том числе затраты на приглашения специалистов на стенд;
• — представительские расходы;
• — затраты, связанные с работой в послевыставочный период.

Согласно статистическим исследованиям, проведенным за рубежом, статьи расходов, связанные с участием в выставке, в среднем имеют следующую структуру:

• — арендная плата — 15%;
• — изготовление, монтаж, оснащение стенда — 39%;
• — коммуникация и реклама — 12%;
• — оплата расходов, связанных с персоналом, — 21%;
• — прочие эксплуатационные расходы — 5—12%.

Ставки за дополнительные услуги, предоставляемые организаторами выставок, обычно известны заранее, и их можно получить вместе с информационными материалами для участника выставки. Структура и состав расходов выставочного бюджета приведена в табл. 7.3.

Выставочный бюджет

Таблица 7.3