Подготовка рекламно-информационных материалов

В зависимости от целей рекламно-выставочного мероприятия и в соответствии с установленным бюджетом определяются рекламные средства и выбор того или иного вида рекламы. Прежде всего к началу выставки должны быть подготовлены традиционные рекламно-информационные материалы, в том числе каталоги, проспекты, буклеты, сувениры. Кроме того, следует предусмотреть подготовку и некоторых других материалов.

Так, в установленные организатором выставки сроки необходимо предоставить информацию о фирме для включения ее в официальный каталог выставки. Официальный каталог — это обязательный атрибут каждой выставки. Стоимость размещения в нем информации об экспоненте, как правило, входит в стоимость аренды выставочной площади. Каталоги являются прекрасным рекламно-информационным материалом, так как они содержат весьма важную для любого предприятия туризма информацию о поставщиках туристских услуг, и ими активно пользуются руководители и менеджеры фирм для поиска возможных стратегических партнеров, каталоги используют как справочные издания.

В каталоге необходимо указать наименование и почтовый адрес предприятия, все коммуникационные каналы, включая e-mail, адрес www-страницы. Объем информации ограничивается обычно либо 50 словами, либо 10 строками, поэтому информация должна быть полной и одновременно не перегруженной деталями. Желательно использовать логотип, так как он запоминается и служит сам по себе дополнительной рекламой. Хорошие результаты дает дополнительная реклама о фирме, размещаемая в том же каталоге.

Также целесообразно подготовить и разместить косвенную рекламу фирмы в СМИ с целью привлечения внимания к своему участию. Это публикации в виде заметки, сообщения, статьи в специализированных изданиях или широкой печати, извещающие об участии фирмы в какой-либо выставке. В этом случае на читателя воздействует также авторитет самого печатного издания, которому он доверяет и которое он подсознательно воспринимает в качестве независимого эксперта.

Информация для печати должна объективно представлять новинки фирмы. Суть сообщения формулируется в заголовке, а в тексте размещается следующая информация: название фирмы и ее местоположение; в какой выставке будет участвовать фирма, причем следует указать дату и место проведения выставки, номер стенда; описание предлагаемых туристских продуктов и услуг, их новизна и уникальность.

Выставочная печатная реклама включает в себя информационно-рекламные материалы, которые необходимо подготовить заранее в достаточном количестве. В них должны быть представлены все данные, которые потребуются посетителям стенда для более детального знакомства с фирмой, ее продуктом или просто на память о посещении стенда. В зависимости от типа посетителей стенда их, как правило, интересует разная информация о деятельности фирмы и ее продуктах.

Например, потенциальных туристов в большей степени интересуют условия проживания, питания, предлагаемые развлечения, цена продукта и т. п., а для партнеров интересны условия заключения договоров, формы оплаты и т. п. Поэтому целесообразно заранее подготовить различные типы подборок информационно-рекламных материалов:

• — для VIP-посетителей, административных работников и специалистов — каталоги, проспекты, прайс-листы, сувениры;
• — для журналистов — проспекты, пресс-релизы, сувениры;
• — для специалистов среднего звена — листовки, буклеты, каталоги;
• — для широкой публики вполне достаточно иметь на стенде листовки.

Если бюджет позволяет, фирма может по согласованию с оргкомитетом выставки издать собственное приглашение-проспект. Оно должно содержать следующую информацию: название выставки; название и адрес фирмы; указание на месторасположение стенда фирмы на выставке; номер телефона на стенде (если таковой есть); расписание работы выставки, деловую программу или ее основные пункты; специальные мероприятия, планируемые на стенде.

Для работающего на стенде персонала и других участников выставки готовятся именные и фирменные визитки, бейджи.