Разработка основных организационных документов

Разработка основных организационных документов является важнейшим этапом организационного проектирования.

Организационные документы — комплекс документов, содержащих правила создания и функционирования организации. Среди этих правил можно назвать:

• — выбор организационно-правовой формы;
• — компетенции, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей);
• — формирование совещательных органов управления;
• — установление режима работы и системы охраны;
• — организацию и оценку труда;
• — порядок реорганизации и ликвидации. Организационные документы являются основой деятельности организации и содержат положения, обязательные для исполнения. Перечислим основные организационные документы.
• 1. Устав.
• 2. Положение об организации.
• 3. Учредительный договор.
• 4. Положение об организационной структуре.
• 5. Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах.
• 6. Штатное расписание.
• 7. Инструкции по определенным видам деятельности.
• 8. Должностные инструкции работников.
• 9. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале).

Организационные документы разрабатываются и оформляются в соответствии с требованиями законодательства и утверждаются руководителем организации либо вышестоящей организацией. Перед утверждением организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие документа требованиям действующего законодательства. По сроку действия организационные документы относятся к бессрочным, они действуют до отмены или замены новыми.

К первым и основным организационным документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации и учредительный договор. Общие положения, определяющие порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Положение об организации — документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней). Структура положения об организации аналогична структуре устава.

Вторая группа организационных документов — это внутренние документы организации, регламентирующие ее организационную структуру, порядок взаимодействия между структурными единицами организации. К ним относятся:

• — положение об организационной структуре;
• — положения о подразделениях;
• — должностные инструкции. Рассмотрим их более подробно. Положение об организационной структуре Положение об организационной структуре является внутренним документом компании и описывает систему организационного управления предприятием.

Структура данного документа четко не регламентирована. Рассмотрим методику разработки Положения об организационной структуре, предлагаемую консалтинговой группой «БИГ» .

Положение об организационной структуре должно включать следующие разделы.

• 1. Виды деятельности, продукты и услуги.
• 2. Перечень функций: основных, обеспечивающих и функций управления.
• 3. Перечень организационных звеньев.
• 4. Закрепление видов деятельности и функций за структурными звеньями.
• 5. Модели организационной структуры, построенные на базе полученной и систематизированной информации.

В данной методике используется метод организационной инвентаризации. Первые три пункта связаны с инвентаризацией и составлением перечней. В ходе организационной инвентаризации все объекты учета по перечисленным позициям выявляются, фиксируются, помещаются в списки и нумеруются. Результаты инвентаризации представляются в системно построенных форматах и анкетах. В дальнейшем иерархически структурированные они образуют продуктовую, функциональную и структурную модели организации.

Разработка четвертого раздела «Закрепление видов деятельности и функций за структурными звеньями» опирается на процедуры определения зон ответственности организационных звеньев за реализацию видов деятельности и функций. При реализации этих процедур используется метод проекции, который заключается в документальном оформлении соответствия видов деятельности и функций конкретным организационным звеньям. Технически этот метод реализуется с помощью матриц организационных проекций. Матрица проекций имеет вид таблицы, по строкам которой располагаются организационные звенья, а по столбцам — виды деятельности (коды) или функции (коды). Факт реализации конкретным звеном конкретного вида деятельности или функции отмечается в таблице произвольным символом на пересечении соответствующей организационному звену строки и соответствующего виду деятельности или функции столбца. На основе проведенного анализа строятся модели организационной структуры.

Порядок разработки Положения об организационной структуре предприятия таков.

• 1. Создание рабочей группы по разработке Положения об организационной структуре.
• 2. Проведение обследования организационной структуры предприятия:
  • — интервьюирование сотрудников;
  • — анкетирование руководителей бизнес-направлений;
  • — сбор и анализ наличия, содержания и уровня актуализации организационно-распорядительной документации.
• 3. Форматизация результатов проведенного организационного обследования с использованием методов организационного проектирования и представление их в виде:
  • — продуктовой модели;
  • — функциональной модели;
  • — структурной модели;
  • — модели ответственности за направления деятельности предприятия;
  • — организационно-функциональной модели.
• 4. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта Положения об организационной структуре, содержащего систематизированное описание организационной структуры предприятия в современных форматах.
• 5. Рассмотрение проекта, внесение корректив и дополнений.
• 6. Утверждение директором предприятия Положения об организационной структуре.