Организация и ее внутренняя и внешняя среда

Внутренняя среда организации представляет собой совокупность внутренних переменных организации, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые в организации процессы и в основном являющихся результатом управленческих решений, т. е. контролируемых руководством. К наиболее существенным переменным можно отнести цели, структуру, задачи, ресурсы, технологию, организационную культуру. Все внутренние переменные взаимосвязаны, изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной — допустим, людях.

Успех организации в значительной степени зависит также от сил, внешних по отношению к организации. Представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в управленческой мысли в конце 1950;х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, связанных с внешним миром. Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям все равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Так как от руководства зависит выживание организации менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

К основными факторам внешней среды относятся технология, экономические условия, социокультурные факторы, политические факторы, международные факторы, поставщики, законы и государственные органы, потребители, конкуренты.

Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Под сложностью внешнего окружения понимаются число и разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать. Подвижность среды характеризуется скоростью, с которой в среде происходят изменения. Неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации.

Таким образом, современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя.

Характеристики внешней и внутренней среды

Характеристики внешней среды

На организацию оказывают влияние многие факторы. Руководители должны учитывать только те из них, от которых решающим образом зависит успех организации. Чтобы определить окружающую среду и облегчить учет ее влияния на организацию, внешние факторы делятся на две основные группы: прямого воздействия и косвенного воздействия.

Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на деятельность организации и испытывают па себе прямое влияние результатов ее деятельности. Факторы косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного действия на деятельность организации, но тем не менее сказываются на них. Факторы косвенного воздействия обычно сложнее, чем факторы прямого воздействия, так как трудно получить полную и достоверную информацию, прогнозировать возможные последствия действия этих факторов на организацию.

К основным факторам внешней среды прямого воздействия относятся поставщики, законы и государственные органы, потребители, конкуренты.

1. Поставщики относятся к среде прямого воздействия, так как именно они обеспечивают ввод в организацию материалов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы, которые затем организация с точки зрения системного подхода преобразует в выходы.

Поставщики материалов, комплектующих, оборудования и энергии оказывают влияние на организацию за счет цен, сроков и ритмичности поставок, качества и т. д. Возможны различные варианты отношений в системе поставщикпотребитель. Существуют организации, которые зависят от непрерывного притока материалов, и им может понадобиться альтернативный поставщик. Возможна организация доставки в соответствии с японским принципом «точно в срок» или поддержание значительного объема запасов, что, однако, замораживает денежные ресурсы.

Поставщики капитала и финансовых услуг оказывают влияние через объемы и условия предоставления финансовых средств и услуг.

Поставщики трудовых ресурсов оказывают влияние через рынок трудовых ресурсов, прежде всего квалифицированных кадров, требования по уровню заработной платы и социальных гарантий, требования профсоюзов.

2. Законы и государственные органы. На деятельность организации оказывают влияние различные законы, особенно регулирующие се организационно-правовой статус, а также законодательство в сфере налогообложения, таможенного регулирования, градостроительства и землепользования, внешнеэкономической деятельности, сертификации и лицензирования, в сфере трудовых отношений и т. д. При этом следует учитывать, что законодательство в этой сфере достаточно сложное и часто меняющееся.

Организации обязаны соблюдать не только федеральные и региональные законы и местные нормативные правовые акты, по и требования органов государственного регулирования, которые обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования. Несмотря на проводимую в последние годы в России административную реформу, уровень барьеров для ведения предпринимательской деятельности все еще остается достаточно высоким.

• 3. Потребители. В соответствии с точкой зрения известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера единственная подлинная цель бизнеса — создавать потребителя, так как выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. От потребителей зависит, сможет ли организация возместить свои издержки, получить прибыль и развиваться дальше.
• 4. Конкуренты. Во многих случаях не потребители, а конкуренты определяют, какой товар или услугу и по какой цене можно продать. Так, если организация не сможет удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию не выжить. Организации могут конкурировать не только за потребителей, но и за трудовые ресурсы, материалы, капитал, право использовать определенные технические нововведения. От конкуренции зависят такие внутренние факторы, как условия и оплата труда, характер отношений руководителей с подчиненными.

К основным факторам внешней среды косвенного воздействия относятся технология; экономические условия; социокультурные, политические и международные факторы.

• 1. Технология одновременно является внутренней переменной и внешним фактором. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать; на скорость устаревания продукта; на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация должна использовать достижения научно-технического прогресса, хотя бы те разработки, от которых зависит эффективность ее деятельности.
• 2. Экономические условия оказывают влияние на стоимость товаров и спрос на товары и услуги. В условиях инфляции организации заинтересованы в увеличении запасов поставляемых организации ресурсов и замораживании заработной платы с целью удержания роста издержек в скором будущем; получении заемных средств, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может уменьшить запасы готовой продукции в связи с возможными трудностями се сбыта, сократить часть работников, отложить до лучших времен планы расширения производства. Состояние экономики влияет на возможности получения организацией финансовых ресурсов, например, в связи с ухудшением условий получения заемных средств (повышение требований по обеспечению и стоимости кредитов). Важно иметь в виду, что одно и то же изменение состояния экономики может оказать различное влияние на организации: на одни — положительное, а на другие — отрицательное.
• 3. Социокультурные факторы, влияющие на организацию, — это установки, жизненные ценности и традиции. Они влияют на формирование спроса населения, трудовые отношения, уровень заработной платы и условия труда. К этим факторам относится также демографическая ситуация в обществе. Важными являются и отношения организации с местным сообществом, в связи с чем тема социальной ответственности бизнеса становится особенно актуальной.
• 4. Политические факторы. Политические цели и задачи находящегося у власти правительства оказывают влияние на решения, принимаемые в сфере регулирования экономики. В частности, это касается системы налогообложения, установления налоговых льгот или льготных таможенных пошлин, законодательства по защите потребителей, стандартов на безопасность и на чистоту окружающей среды, контроля цен и заработной платы, содействия развитию малого и среднего бизнеса. Кроме того, на принятие решений в интересах отдельных секторов экономики оказывают влияние группы особых интересов и лоббисты. Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. Установление дипломатических отношений может открыть путь на новые рынки.
• 5. Международные факторы оказывают влияние на организации, действующие на международном уровне, и включают в себя уникальную совокупность факторов, характеризующих каждую страну: экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития.