Особенности эффективных корпоративных коммуникаций

Процедура разработки стратегической программы внутренних коммуникаций предусматривает предварительное исследование управленческой среды в компании с последующим анализом и общей оценкой. Для эффективного осуществления этой задачи необходимо предварительно изучить специальную научную литературу, чтобы квалифицированно составить общую картину, что представляет собой ваша организационная структура и какой именно тип внутрикорпоративных коммуникаций применен в ней.

Далее, в ходе исследования выявляется степень удовлетворенности работников общим уровнем коммуникативных связей в организации, какие формы коммуникаций сотрудники считают наиболее целесообразными и эффективными. Как правило, на практике выясняется, что не сами по себе формы коммуникации не удовлетворяют служащих компании, а отношение руководства к их содержанию и функциональной эксплуатации. Это происходит потому, что, на первый взгляд, качество коммуникативных связей не связано напрямую с главной производственной задачей — получением прибыли и, следовательно, не влияет на материальную составляющую вознаграждения за труд. Кроме того, в большинстве случаев служащие не заинтересованы представлять свои идеи, поскольку во многих компаниях это никак не стимулируется, более того, очень часто целый коллектив предлагает то или иное улучшение, а поощрения либо нет вовсе, либо получает кто-то один, и этот один — представитель руководства, не имеющий к первоначальному предложению никакого отношения.

Что же касается коллективного обсуждения тех или иных управленческих вопросов, то их неэффективность зачастую опять объясняется формальным отношением руководства к результатам подобных собраний. А следовательно, и последующее отношение недоверия и безразличия со стороны подчиненных к подобным мероприятиям. Их главная цель — способствовать диалогу между управленческой верхушкой и служащими — терпит фиаско, так как предполагаемый диалог перерастает в монолог, направленный по коммуникативно-управленческой линии сверху вниз.

Чтобы этот способ коммуникаций стал эффективным, нужно соблюдать ряд моментов:

• o руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, и как в буквальном, так и в переносном смысле «смешиваться с толпой» на этих встречах (это дает служащим ощущение участия);
• o вопросы, поднимаемые и обсуждаемые в процессе коллективного обмена мнениями, должны фиксироваться в протоколе с последующей возможностью доступного и прозрачного отслеживания исполнения;
• o при необходимости должно быть обеспечено условие анонимности и безопасности участия работников в процессе общественного обсуждения трудовых взаимоотношений;
• o установить правило подачи предложений, мнений, вопросов и пр. — в напечатанной форме, для придания им документального статуса, так как это будет дополнительно дисциплинировать всех участников коллективного обсуждения, как руководителей, так и работников (кроме того, это позволит соблюсти анонимность);
• o стараться построить коллективную коммуникацию в форме диалога, вовлекая в обсуждение наиболее конструктивно настроенную и адекватную аудиторию.

Следующий шаг на пути изучения ситуации — это определение того, какая информация подлежит распространению среди персонала, чтобы повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность. Джуди Уоллес считает, что осведомленность о том, что происходит с компанией, и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность и доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует процесс работы.

Результаты проведенного исследования оценивают с точки зрения того, можно ли уже сейчас использовать рядовых сотрудников компании в качестве стратегических партнеров подразделения организации, отвечающего за связи с общественностью или же сперва требуется преодолеть некоторые сложности. При этом, если есть какая-либо напряженность, нужно не допустить ее разрастания.

Как отмечает Д. Уоллес, внутрикорпоративные коммуникативные связи, сообщения управленческого и организационного характера, трудовые общественно-социальные взаимодействия с сотрудниками носят стратегический характер и программа связей должна быть частью любого стратегического плана компании.

Планы внутрикорпоративного коммуникативного взаимодействия

Вопрос разработки стратегического плана построения эффективной системы внутрикорпоративного коммуникативного взаимодействия сотрудников организации, как уже отмечалось выше, является очень важным для построения гармоничных производственных отношений, направленных на долгосрочные перспективы развития.

Разработке стратегии предшествует анализ ситуации, призванный выявить связь стратегии и оценки результатов в коммуникационных планах. Для объективности и детализации этого процесса необходимо найти ответы на следующие вопросы:

• o на какие сегменты можно разбить служащих?
• o какова средняя продолжительность времени службы в компании?
• o насколько удобно и как с географической точки зрения размещены служащие?
• o каким образом они получают информацию?
• o какие деловые цели вы преследуете и поддерживаете?
• o как ваша стратегия соответствует этим целям?
• o какие группы служащих нуждаются в получении достоверной доступной корпоратирующей информации?
• o в какое время наиболее эффективно это организовать и каким образом?
• o как вы собираетесь этого добиться?

Уже на стадии разработки стратегии необходимо подумать о том, как вы будете оценивать эффективность вашей коммуникационной стратегии и какие действия предпримете в случае, если бюджет не позволит осуществить непредвзятое исследование с объективными результатами. Примером оценки эффективности может служить случайная выборка служащих и их опрос (возможно, по телефону); фокус группы — другой способ узнать об идеях и предположениях людей и пр.

В научной литературе, посвященной описанию исследований в сфере деловых коммуникаций, предлагается также уделять большое внимание эмоциональной составляющей трудового взаимодействия, а не только ограничиваться схемой миссия — стратегия — цели — тактика — оценка эффективности. Конечно, люди будут следовать миссии организации, обыденно и безынициативно выполняя приказ начальства, но если руководитель имеет талант вдохновителя (вождя, трибуна, вожака или просто уважаемого лидера-профессионала), то можно ожидать от подчиненных совсем иного результата. Кроме того, для любого человека важно знать, что именно стоит за выбранной стратегией, ее предпосылки. Ему важно идентифицировать ее со своей ролью в производственном процессе. Степень согласия выражается через действия, которые и нужно отслеживать, оценивая таким образом эффективность претворяемой стратегии.

Для поддержания общей эффективности следует придерживаться правила — осуществляйте коммуникативные связи в комплексном формате, по крайней мере, несколькими путями: личная беседа, меморандум, электронная почта, видео, кабельное телевидение, письма и т. д. Наконец, активно защищайте свою программу перед руководством. Напоминайте ему, что успешные организации — это те, которые не только декларируют, но и применяют на практике методы public relations, используя практические навыки людей, умеющих их воплощать в жизнь ради выживания и организационного роста.