Цели регистрации
Регистрация преследует три цели:
- · Учёт документов
- · Контроль за их исполнением
- · Справочная работа по документам
Учёт документов даёт количественные данные для обсчёта общего объёма документооборота, его анализа за определённый промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т. п.
Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Сам процесс регистрации — это перенос с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах организации. В процессе регистрации закладывается информационно-справочная система по всем документам организации. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учёта, исполнении и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
