Помимо архивных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ.
Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.
В структуре учреждения может не быть специального подразделения — архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив.
Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:
- — центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;
- -центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;
- -объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;
- -объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.
Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:
- -законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;
- -документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности,
- -документы по личному составу;
- -документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;
- -личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.
