Правила подготовки организационно-распорядительных документов

Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и основной частям текста.

Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»?

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и поэтому могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации, поэтому, например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др. возникает необходимость составления протоколов. Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.). В деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при проведении аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных экспертных комиссий.

Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38−2004. При оформлении документов согласно СТБ 6.38−2004 используются следующие реквизиты:

• 1 — Государственный герб Республики Беларусь;
• 2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 3 — код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004−2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018−2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;
• 4 — код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010−95 «Унифицированные документы» (ОКУД);
• 5 — наименование вышестоящей организации;
• 6 — наименование организации;
• 7 — наименование структурного подразделения;
• 8 — почтовый адрес отправителя;
• 9 — коммуникационные и коммерческие данные;
• 10 — название вида документа;
• 11 — дата;
• 12 — регистрационный индекс документа;
• 13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
• 14 — место составления или издания;
• 15 — гриф ограничения доступа;
• 16 — адресат;
• 17 — гриф утверждения;
• 18 — резолюция;
• 19 — заголовок к тексту;
• 20 — отметка о контроле;
• 21 — текст;
• 22 — отметка о наличии приложения;
• 23 — подпись;
• 24 — гриф приложения;
• 25 — гриф согласования;
• 26 — визы; протокол распорядительный приказ
• 27 — печать;
• 28 — отметка об исполнителе;
• 29 — отметка о заверении копии;
• 30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
• 32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть.

Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире — краткое изложение текста выступления.

Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» — 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» — 3 интервала.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы — расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.