Технологии исполнения и контроля зa исполнением конфиденциальных документов

В соответствии с разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации (см. гл. 4) после учета и регистрации конфиденциальных документов осуществляется нх рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно их предварительно рассмотреть и распределить по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю организации. В этом Перечне полномочия по принятию решений по исполнению докумешов делегируются на соответствующий уровень управления. В Перечень включаются конкретные наименования поступающих документов. которые имеют, как правило, типовой и повторяющийся характер и адресуются заместителям руководителя организации, руководителям структурных подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения их руководителем организации (форма 5). Разработку Перечня целесообразно возлагать на постоянно действующую Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации (см. разд. 4.1.2). При его подготовке необходимо учитывать требования разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации в часто обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами экспертной комиссии и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе определяется должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в Перечень.

Ими могут быть руководители Службы дело производе гва и Службы безопасности или помощник (референт) руководителя организации. Это лицо, в соответствии с Перечнем, лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку руководители различных уровней при адресовании нм документов в резолюции определяют их характер и сроки исполнения. При адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать, но исполнению документа и в какие сроки, так как такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей и, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководство от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим конфиденциальным документам (см. гл. 4).

Не включенные в Перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем организации, передаются ему (его помощнику, секретарю) под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов (форма 6), если они не рассматриваются в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, ответственного за их учет.

Форма 5.

Форма 6.

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если часть документов, рассматриваемых в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

После рассмотрения и нанесения на них резолюций документы передаются исполнителям (см. разд. 1). Требующие исполнения внутренние конфиденциальные распорядительные документы (приказы, протоколы и решения коллегиальных органов и лр.) также передаются исполнителям. Нели исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания — поставленному в резолюции первым.

При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного и регистрационного номеров документа и количества его листов (с пересчетом) записям в регистрационных и учетных формах. Если в процессе исполнения документа выявится. что исполнителю требуется лишь часть документа, то документ полностью сдается в Службу делопроизводства с погашением подписи исполнителя за получение, а исполнителю иод новую расписку в регистрационно-учетных формах выдается необходимая ему часть документа.

Передача документов между исполнителями должна производиться через Службу делопроизводства или Службу контроля исполнения (если такая отдельная служба предусмотрена штатным расписанием организации) при возврате в течение рабочего дня, по разовой расписке.

При карточном учете в случае изменения местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое его местонахождение, а карточка перемещается в соответст вующую ячейку картотеки [209].

Если документ одновременно выдастся, но частям нескольким исполнителям. то при карточном учете подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнитетей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо содержать лишь сведения об учетном номере документа, фамилию соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров). Применение автоматизированных электронных картотек АИС контроля исполнения упрощает данный процесс.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов. Ответственность та качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения конфиденциальных документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений Служба делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры регистрационно-учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При карточном учете дня контроля за исполнением документов изготавливаются специальные контрольные карточки, содержащие следующие реквизиты:

регистрационный номер документа и отметку конфиденциальности;

дату документа;

вид и заголовок документа:

резолюцию;

контрольные отметки;

отметку о снятии документа с контроля.

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, которые имеют отдельные пункты и самостоятельного исполнителя, отвечающего за выполнение и за свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контролнруемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по водам регистрации документов, исполнителям. видам доку ментов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в автоматизированную информационную систему контроля исполнения.

В процессе контроля исполнения документа Служба делопроизводства должна периодически (в установленные в организации сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа Служба делопроизводства извещает соответствующего руководителя. После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении [209; 224].

На документах, зарегистрированных в картотеке учета документов инвентарного (выделенного) хранения, отметка «В дело» и индекс дела не проставляются (см. разд. 6).

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдастся и Службу делопроизводства. Ес сотрудник должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах регистрационных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная регистрационная карточка (при карточной регистрации) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь дня ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним осуществляется в Службе делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом, если ознакомление производится в присутствии сотрудника, ответственного за учет и регистрацию документа, подпись в регистрационно-учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты должны быть на самих документах. а подписи об ознакомлении с конфиденциальными распорядительными документами — на специальном листе ознакомления.

После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц приложения, не имеющие отметки конфиденциальности и не подлежащие совместном)' хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в Службу делопроизводства. При этом заполняются графы 8—10 журнала учета и регистрации поступивших документов, делается отметка о передаче на основном документе или сопроводительном письме (см. разд. 1).

При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители обязаны:

знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение па доступ в силу должностных обязанностей:

предъявлять работнику Службы делопроизводства числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

вести учет находящейся у них конфиденциальных документов;

ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в Службу делопроизводства;

немедленно сообщать непосредственному руководителю и в Службу делопроизводства об утере или недодаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов:

сдавать по описи в Службу делопроизводства все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

Руководители при рассмотрении конфиденциальных документов обязаны:

принять правильное решение по составу исполнителей, допускаемых к документу;

исключить возможность ознакомления с документом посторонних лиц;

предотвратить возможность хищения или копирования документов посетителями и другими посторонними лицами;

исключить возможность утечки информации, но техническим каналам.

Посторонним лицом является любое лицо, нс имеющее права доступа к данному конкретному конфиденциальному документу, в том числе другие руководители ц сотрудники.

Сотрудник Службы делопроизводства, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:

предотвратить выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему;

зафиксировать факт передачи документа исполнителю;

обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа:

ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована:

предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и ею возврате;

обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей.

Ответственность за сохранность конфиденциальной информации и предотвращение утечки информации в структурных подразделениях организации несут их руководители и сотрудники. При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители должны быть обеспечены постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов, номерной личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, а также металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться п Службе безопасности организации [224].

Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться о передаточном журнале или карточках (в том числе электронных) учета документов. Прием и выдача документов должны визироваться подписью или отметкой в электронной карточке, что необходимо для установления факта возложения персональной от ветственност и за документ на конкретных работников.

При централизованной технологии делопроизводства хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей запрещается. Отдельные дела с разрешения Службы делопроизводства могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. Исполнение конфиденциальных доку ментов сопровождается созданием других конфиденциальных документов. Особенности создания и изготовления конфиденциальных документов с помощью средств ЭВМ, печатания, копирования, тиражирования рассмотрены в разд. 2.6.