Анализ факторов внешней и внутренней среды магазина «Варвара»

Специалисты утверждают, что какими бы различными ни были организации, все они имеют ряд общих черт:

• — Создаются с одной главной целью — обеспечить координацию коллективных усилий, направленных на решение определенных задач
• — Все они должны ставить себе стратегические и тактические цели и периодически обновлять их;
• — Они должны следить за тем, чтобы все члены организации вносили вклад в достижение общей цели.

Методологическую основу изучения организации составляют системный и ситуационный подходы. С позиции системного подхода организацию возможно рассмотреть как открытую систему, характерные черты которой обусловлены взаимодействием ее элементов (внутренняя среда) и неразрывно связаны с внешнем окружением прямого и косвенного воздействия. Внутреннюю среду организации составляют ее структура, культура, ресурсы. Внешней средой прямого воздействия являются поставщики, потребители, конкуренты, акционеры, правительственные органы. Внешняя среда косвенного воздействия это политика, экономика, право, социально-культурные факторы, физико-географические условия.

Для определения стратегии поведения организации и выполнения ее в деятельности, руководство должно иметь полное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях, так и о внешней, тенденциях ее развития и расположении, которое занимает в ней эта организация.

Внешняя среда является источником, поставляющим ресурсы в организацию, которые необходимы для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.

Анализ факторов внешней среды организации. Внешняя среда представляет собой совокупность факторов прямого воздействия (поставщики, потребители, трудовые ресурсы, конкуренты) и косвенного воздействия (экономика, технология, социально-политические факторы).

Проведем анализ факторов внешней среды косвенного воздействия магазина «Варвара» (Таблица 8).

Таблица 8. Факторы внешней среды косвенного воздействия магазина «Варвара».

Все перечисленные выше компоненты внешней среды организации находятся в непосредственном взаимодействии и влияют друг на друга. Степень воздействия отдельных компонент на различные организации различна, при этом изменение одной составляющей может привести к изменениям другой.

Проведем анализ факторов внешней среды прямого воздействия магазина «Варвара» (Таблица 9).

Подводя итоги анализа факторов внешней среды магазина, получив данные о факторах представляющих опасность или открывающих новые возможности руководство должно оценить: обладает ли организация внутренними силами, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями. Для этого нужно провести анализ угроз и возможностей организации с помощью экспертных оценок.

Таблица 9. Факторы внешней среды прямого воздействия магазина «Варвара».

Для выявления сильных и слабых сторон деятельности организации в целом необходимо проанализировать внутреннюю среду с помощью экспертных оценок.

Для данного анализа необходимо применить метод SWOT. Применяя такой метод, устанавливаются линии связи между сильными и слабыми сторонами организации, внешними угрозами и возможностями путем экспертной оценки.

Для проведения экспертной оценки угроз и возможностей магазина «Варвара», а также выявления сильных и слабых сторон были привлечены 5 специалистов, оценивающие по десятибалльной шкале.

В роли специалистов (экспертов) выступили сотрудники данной организации:

• — Директор
• — Бухгалтер
• — Товаровед
• — Менеджер по продаже мебели
• — Продавец

На основании экспертных оценок составляем матрицу SWOT. С помощью матрицы, в которой установлена взаимосвязь между сильными и слабыми сторонами деятельности магазина «Варвара» и максимальными возможностями и угрозами, вырабатываются теоретические стратегии дальнейшего развития магазина.

Входе анализа сильных и слабых сторон, возможностей и угроз выбираются стратегии, позволяющие максимально использовать имеющиеся возможности и сильные стороны, либо, наоборот, ослабить угрозы и уменьшить влияние слабых сторон.

Каждая из групп этих теоретических стратегий соответствует эталонным стратегиям развития, описание которых будет представлено далее. По различным причинам не все рассмотренные стратегии могут применяться на практике управления магазином «Варвара». Поэтому необходимо выявить оптимальную стратегию, в соответствии с которой исследуемый объект мог бы осуществлять свое дальнейшее развитие. Для этого используется матрица оценки эффективности стратегий.

Из матрицы видно, что оптимальными стратегиями для магазина «Варвара» будут являться:

• — Выработка кадровой стратегии;
• — Повышение квалификации кадров;
• — Мониторинг за внешними изменениями.

Делая вывод, можно отметить следующие моменты: для формирования оптимальной стратегии, руководство магазина «Варвара» должно четко представлять динамику внешней среды (изменение потребностей покупателей, поведение конкурентов и поставщиков, нововведения государства и т. д.) и состояние внутренних ресурсов магазина (финансовое положение, динамика развития кадров и т. д.). В результате взаимодействия этих факторов формируется реальная стратегия развития организации.

Внешняя среда предприятия оказывает воздействие на внутреннюю среду, которая является частью общей среды находящаяся в пределах организации. Она оказывает постоянное и непосредственное воздействие на функционирование организации.

Анализ факторов внутренней среды организации. Внутреннюю среду магазина «Варвара» можно охарактеризовать, проведя анализ финансово-хозяйственной деятельности, персонала и доминирующей организационной структуры.

Базой для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности является годовая отчетность магазина «Варвара» за 2006 и 2007 года.

Владея данными за два периода можно провести сравнение отчетных данных с данными прошлого года, выявить факторы, влияющие на увеличение или снижение объема товарооборота, а также выявить резервы дальнейшего роста основных показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Анализ работы предприятия осуществляется с помощью ряда показателей. Показатели указываются как в абсолютном, так и в относительном выражении.

Для изучения финансово-хозяйственной деятельности магазина «Варвара» следует проанализировать данные таблиц 10, 11.

Таблица 10. Анализ основных финансовых показателей деятельности магазина «Варвара» за 2006;2007 гг.

Рис. 15. Динамика среднегодовой стоимости товарных запасов

При анализе данных этой таблицы вытекают следующие заключения:

• — Главным показателем хозяйственной деятельности любого торгового предприятия является объем товарооборота. За отчетный период этот показатель увеличился на 3080 тыс. руб. по сравнению с прошлым годом. Увеличилась и среднегодовая стоимость товарных запасов на 74.71%. Для полного и качественного удовлетворения спроса необходимо достаточное количество товарных запасов. С ростом объема реализации товаров неизменно будет расти и данный показатель (рис. 15).
• — Скорость обращения также имела тенденцию к росту. Так, в отчетном году она составила 3.82 оборота, что на 22.04% выше прошлого года.

Рис. 16. Динамика роста производительности труда и ФОТ

• — Положительным моментом в деятельности магазина является повышение эффективности использования трудовых ресурсов, о чем свидетельствует рост производительности труда на 136,93%, при росте среднего размера оплаты труда на 86.49%, а фонда оплаты труда на 67.8%.При этом численность персонала магазина уменьшилась на одного человека за анализируемый период (рис. 16).
• — В 2007 году площадь магазина 153.7 кв. м. Несмотря на это эффективность использования торговой площади выросла. Среднегодовая нагрузка на 1 кв. м. торговой площади увеличилась на 20.84%, что составляет 2.82 тыс. руб.
• — В отчетном году произошло увеличение стоимости основных фондов на 80,0 тыс. руб., а показатель характеризующий эффективность их использования вырос на 15.28%.

Подводя общий итог хозяйственной деятельности магазина «Варвара» следует отметить рост показателей эффективности работы предприятия.

Преследуя цель выпускной квалификационной работы, помимо проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности магазина стоит рассмотреть состав персонала организации согласно штатному расписанию и детально проанализировать трудовые ресурсы данного предприятия.

Основа любой организации — персонал, от деятельности которого зависит достижение общей цели предприятия, реализация и повышение эффективности деятельности и многие другие экономические показатели. Поэтому основной задачей при анализе управления персоналом, а частности и анализе системы оплаты труда персонала, является изучение его численности, структуры, текучести кадров. Численность персонала магазина «Варвара» относительно небольшая и соответственно проанализировать такой штат довольно легко. Проанализируем динамику структуры персонала магазина «Варвара» по групповому составу за 2006 — 2007 гг. (Таблица 12).

Таблица 12. Динамика состава и структуры кадров магазина «Варвара» по групповому составу за 2006 — 2007 гг.

Рис. 17. соотношение структуры кадров магазина «Варвара» в 2007 г.

На основании полученных данных (таб. 12, рис. 17) можно сделать следующие выводы: за два анализируемых года (2006 — 2007) в целом по магазину численность изменилась незначительно, так в 2006 году она составляла 10 человек, а в 2007 снизилась на одного человека. Изменения произошли в следующих группах персонала:

• — Административно — управленческий персонал остался без изменения;
• — Торгово — оперативный персонал уменьшился на одного человека, удельный вес этой группы составил 44,45%;
• — Вспомогательный персонал не изменил своего состава и включает себя как прежде 2 человека. Следующим шагом в изучении персонала магазина «Варвара» является анализ динамики состава и структуры служащих по возрастному составу (Таблица 13).

Таблица 13. Динамика развития состава и структуры персонала магазина «Варвара» за 2006 — 2007 гг.

По полученным данным (рис. 18) видно, что большая часть персонала принадлежит к возрастной категории до 25 лет. За анализируемый период их численность не изменилась, по-прежнему составляет 4 человека, но удельный вес этой категории увеличился из-за увольнения одного работника.

Самая малая доля приходится на возрастную группу от 30 до 40 лет, численность этой группы — всего 1 человек, которая не менялась в течение двух лет.

Изменение произошло в категории персонала от 25 до 30 лет, в связи с увольнением одного работника. Человек, входящий в категорию от 30 до 40 лет, занимает высший уровень управления. В результате можно отметить традиционную расстановку персонала, при которой на высшем уровне управления находятся работники постарше, а на более низком — помоложе.

Рассмотрим структуру персонала магазина «Варвара» в динамике по уровню образования (Таблица 14).

Таблица 14. Динамика структуры магазина «Варвара» по уровню образования за 2006 — 2007 гг.

На основании полученных данных можно сделать вывод, что изменение в структуре персонала по уровню образования произошли только из-за снижения численности.

Проанализировав основные показатели деятельности магазина «Варвара», а также рассмотрев состав и структуру персонала, целесообразно приступить к определению организационной культуры магазина. Используя анкету, включающую в себя развернутое описание четырех типов культур, определим доминирующую в магазине «Варвара».

Эта анкета была составлена доктором Роджером Харрисоном. Она включает в себя 15 групп из четырех альтернативных формулировок.

Общее число каждой формулировки:

• — культура власти — 44 балла
• — культура роли — 33 балла
• — культура задачи — 38 баллов
• — культура личности — 26 баллов.

Проанализировав существующую культуру магазина «Варвара» можно сделать вывод, что в данной организации преобладает культура власти.

Организация с таким типом культуры характеризуется централизованным источником власти, решения принимаются в результате баланса влияний, быстрым реагированием на события, оценивая выполненное задание по результатам, с лояльным отношением к средствам выполнения.

На сформировавшуюся культуру магазина в значительной степени повлияли цели и задачи, стоящие перед ним. Основным фактором послужило получение максимальной прибыли от реализации товаров надлежащего качества, полное удовлетворение потребностей покупателей, применяя обслуживание высшего уровня для постоянного привлечения старых и новых потребителей.

Бесспорно, на формирование культуры магазина огромное влияние оказало внешнее окружение — экономическое, политическое, технологическое и социальное, которое предполагает уметь быстро реагировать на изменения и приспосабливаться.

Ядром любой организации являются люди, которые являются значимым фактором, влияющим на культуру организации. Кадры, по сути, и определяют тип культуры.

Подводя итоги анализу факторов внешней и внутренней среды магазина «Варвара» необходимо отметить следующее: при анализе было выявлено, как персонал магазина зависит от факторов внешней и внутренней среды, как изменились основные финансово — экономические показатели работы магазина за два последних года, какова динамика состава и структуры кадров магазина.

Далее необходимо рассмотреть эффективность управления предприятием, проанализировать основные экономические показатели деятельности: товарооборот, издержки, рентабельность.

Понятие эффективность содержит в себе соотношение показателей результата и затрат на его достижение. Эффективность управления это результат деятельности, эффект от которой можно получать в течение длительного времени.

Эта система экономических показателей дает возможность оценивать и сравнивать эффективность работы предприятия, проводить анализ использования отдельных видов ресурсов предприятия, учитывать и определять влияние значимых факторов на общие результаты деятельности предприятия торговли, выявлять резервы и намечать пути повышения эффективности их работы.

Эффективность деятельности предприятия формируется под влиянием факторов, обеспечивающих изменение конечных результатов деятельности при рациональном использовании всех видов ресурсов и затрат. С учетом анализа системы показателей эффективности определяют мероприятия, направленные на повышение эффективности их деятельности. Анализ эффективности деятельности предприятия является заключительным этапом подведения итогов работы предприятия.

Основными факторами, влияющими на деятельность предприятия, являются: дисциплина и ответственность работников, специализация предприятия, обновление основных фондов, условия труда работников, организация рабочих мест, текучесть кадров, заинтересованность работников в достижении высоких результатов деятельности, применение прогрессивных форм торговли и т. д.

Рассмотрев понятия эффективности и факторы, влияющие на нее, определим степень эффективности существующей системы управления магазином «Варвара» с помощью показателей деятельности (Таблица 15).

Таблица 15. Оценка эффективности управления магазина «Варвара» за 2006 — 2007 гг.

Определяя степень эффективности существующей системы управления магазина «Варвара» с помощью основных показателей функционирования, необходимо отметить, что за анализируемый период они увеличились. Самым положительным моментом является рост показателя рентабельности в 2007 году по сравнению с 2006 годом. Увеличение фондоотдачи и уменьшение фондоемкости свидетельствуют о повышении эффективности использования основных фондов магазина. В отчетном году увеличились размеры торговой площади, несмотря на это увеличилась и нагрузка на 1 кв. м. по сравнению с прошлым годом. Результатом роста объема продаж является рост товарных запасов. Показатель эффективного использования основных средств — скорость обращения товарных запасов, который в отчетном году вырос на 22.04%. Так же плюсом в деятельности магазина является рост производительности труда. Тенденция роста зафиксирована и у таких показателей как: товарооборот на 1 руб. ФЗП (на 27.09%), прибыль на одного работника (на 184.11%),.

Помимо оценки эффективности управления, проведенной выше, необходимо обратить внимание на то, как непосредственно руководство магазина «Варвара» оценивает социально — экономическую эффективность управленческой точки зрения (Таблица 16).

Таблица 16. Оценка социально-экономической эффективности управления магазина «Варвара».

Анализируя полученные по представленным показателям данные необходимо отметить, что, по мнению руководства, эффективность довольно низкая (17.9 баллов). Делая вывод, руководству необходимо в дальнейшем совершенствовать и внедрять новые наиболее эффективные действия, реализация которых повысит степень эффективности управления до оптимального уровня.