Анализ эффективности недостаточен для рекомендации ее внедрения

Необходим анализ экономической эффективности СЭД.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

• — автоматизация делопроизводства,
• — автоматизация потоков документов,
• — автоматизация контроля исполнения документов и поручений,
• — повышение исполнительской дисциплины,
• — наведение порядка в работе с документами,
• — сокращение времени на операции с документами,
• — переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

• — экономический — его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т. д.
• — финансовый — расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,
• — ресурсный — его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т. д.
• — научно-технический — включает новизну, простоту, полезность СЭД;
• — социальный — его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.