Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «КарМас»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

• 1. Общие положения.
• 2. Правила подготовки и оформления документов.
• 3. Требования к реквизитам документов.
• 4. Организация документооборота
• 4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
• 4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
• 4.3. Организация контроля исполнения документов.
• 4.4. Поисковая система по документам.
• 4.5. Составление номенклатуры дел.
• 4.6. Формирование и оформление дел.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО «КарМас» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Ведет документооборот в компании ООО «КарМас» заместитель директора.

Также необходимо отметить, что в ООО «Кар Мас» присутствуют Учредительные документы — Устав Компании (см. Приложение 7), в котором закреплены все основные моменты организации Рассматривая службу делопроизводства в ООО «КарМас» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.