Проведение бенчмаркинга на предприятии

Бенчмаркинг — это не только передовая технология конкурентного анализа, но и концепция, предполагающая развитие у предприятия стремления к непрерывному совершенствованию, а также сам процесс совершенствования. При этом необходимо отметить, что бенчмаркинг — это деятельность не одного человека, а целой команды, деятельность, которую необходимо стратегически встраивать в бизнес-план предприятия.

В том случае, когда организация использует бенчмаркинг, должны быть получены ответы на следующие вопросы:

Какая фирма — лидер?

По каким причинам наша компания не является лидером?

Что необходимо изменить в нашей компании, чтобы стать лучшей?

Как внедрить соответствующие стратегии достижения позиции лидера?

Бенчмаркинг должен быть постоянным процессом, нацеленным не только на соответствие конкуренции, но и на победу в ней. Классификация факторов успеха, определяющие процесс бенчмаркинга представлены в таблице 2.

Таблица 2 — Факторы успеха бенчмаркинга.

Развитие бенчмаркинга на предприятии способствует открытости и повышению эффективности бизнеса. Оно даёт возможность получить ответы на вопросы, которые ставит практика деятельности организации и предоставляет следующие преимущества:

Помогает выявить силы, которыми располагает организация, а также слабости, которые должны быть преодолены;

Помогает определить приоритеты деятельности по улучшению работы;

Определяет и включает лучшие из применяемых процессов и практик менеджмента;

Выясняет положение организации по сравнению с лучшими в мире;

Открывает новые технологии и методы управления организацией;

Позволяет осуществить крупномасштабные улучшения;

Концентрирует внимание на основных факторах успеха организации;

Создает культуру непрерывного усовершенствования;

Сокращает затраты на процесс улучшения;

Ведет к быстрому внедрению подходов при меньшем риске.

Бенчмаркинг на предприятии должен проводиться с учетом следующих принципов:

• 1. Взаимность. Бенчмаркинг является деятельностью, основанной на взаимном отношении, согласии и обмене данными, которые обеспечивают «выигрышную» ситуацию для обеих сторон. Но взаимность не бывает вслепую. Сначала необходимо согласовать пределы диапазона информации, порядок обмена данными, логику проведения исследования. В бенчмаркинговом альянсе любой партнёр должен иметь гарантии по поведению других и только уважение правил игры всеми участниками гарантирует всем хороший результат. Всё должно быть заранее установлено и согласовано.
• 2. Аналогия. Оперативные процессы партнёров должны быть схожими. Может быть оценён любой процесс, только бы группа исследования могла перевести его в культурный, структурный и предпринимательский контекст своего предприятия. Аналогия процессов и установление критериев отбора партнёров по бенчмаркингу являются тем, от чего зависит успех деятельности.
• 3. Измерение. Бенчмаркинг — это сравнение характеристик, измеренных на нескольких предприятиях. Целью является установление того, почему существуют различия в характеристиках и как достигнуть их наилучшего значения. Важнейшим считается определение ключевых характеристик процесса, что позволяет улучшить характеристики на основе изучения процесса.
• 4. Достоверность. Бенчмаркинг должен проводиться на основе фактических данных, точного анализа и изучения процесса, а не только на базе интуиции. [7; c.16]

Процесс бенчмаркинга состоит из нескольких фаз, совокупность которых образует модель. Одна из таких моделей называется «колесо бенчмаркинга» (рис.2). [2; с.194].

Рисунок 2 — «Колесо бенчмаркинга».

Согласно данной модели процесс бенчмаркинга состоит из 5 фаз:

1. «Планирование»

Для эффективной организации бенчмаркинга необходимо заранее спланировать процесс его внедрения, а также определить приоритетные направления будущих исследований, сфокусировав их на достижении конкретных целей и разработав технологию их проведения.

Использование бенчмаркинга требует разработки четкого плана будущего проекта с подробным описанием всех этапов. Планирование содержит 4 шага:

Выбор объекта бенчмаркинга. Им может стать все, что в принципе поддается измерению: бизнес процесс, производственный процесс, продукция, услуги и т. п. Чем точнее будет определено то, что необходимо измерить, тем полезнее будет информация о компании-партнере, собранная для сравнительного анализа. К наиболее распространенным объектам бенчмаркинга относятся уровень запасов, незавершенное производство, уровень брака, количество отходов и т. п.;

Формирование команды бенчмаркинга, которая берет на себя ответственность за выполнение исследований. Ее численность может колебаться в пределах от трех до восьми человек в зависимости от объемов исследований и наличных ресурсов;

Документирование процесса. Команда бенмаркинга проверяет избранный процесс и документирует его, если это не было сделано до принятия решения о проведении бенчмаркинга;

Определение показателей процесса. Команда бенчмаркинга определяет их текущий уровень для последующего сравнения с показателями партнера по бенчмаркингу и измерения их улучшения.

2. «Поиск»

Фаза поиска партнеров требует гораздо большего времени, чем фаза планирования. Если сначала завершить фазу планирования, а потом начать фазу поиска, то темп работы будет утерян. Поэтому нужно проводить поиск партнеров параллельно с процессами планирования. Можно начать поиск на ранней стадии фазы планирования.

Фаза поиска партнеров для бенчмаркинга состоит из следующих шагов:

Определение критериев, которым должен удовлетворять идеальный партнер по бенчмаркингу;

Поиск потенциальных партнеров для бенчмаркинга;

Выбор одного или более партнеров;

Установление контактов с партнерами для бенчмаркинга.

Если начать поиск партнеров для бенчмаркинга среди всех существующих организаций, то он превратится в крайне сложную процедуру. Поэтому следует определить перечень критериев, которым должен удовлетворять идеальный партнер для бенмаркинга, а затем целенаправленно разыскивать партнеров, удовлетворяющих этим критериям. В критерии включают такие типовые признаки, как географическое положение, размер, технология, рынки сбыта, отрасль, организация процесса и др.

Для поиска потенциальных партнеров по бенмаркингу используют несколько источников. Нужная информация нередко содержится в локальной компьютерной сети организации. Значительную помощь способны оказать эксперты в области деятельности организации. Полезные сведения можно извлечь из СМИ и Интернета.

Следует учитывать тот уровень, который хочет достичь партнер по бенчмаркингу.

Изначально методы бенчмаркинга предполагали использование самого передового опыта, существующего в мире. Однако, такой подход не всегда целесообразен, особенно в случаях с предприятиями, находящимися в несопоставимых условиях с ведущими мировыми компаниями, и задача перенять лучший мировой опыт может оказаться невыполнимой, и тем самым поставит под сомнение эффективность самой системы. Поэтому для начала рациональнее использовать опыт предприятий, работающих в аналогичных условиях, постепенно ставя перед собой более высокие задачи.

3. «Наблюдение»

На этой фазе происходит документирование процесса у партнера, точно так же как это было сделано для вашего собственного процесса на фазе планирования. Эта фаза включает следующие шаги:

Выбор методов и инструментов для сбора информации;

Непосредственный сбор информации, ее обработка;

Интерпритация (расшифровка) полученной информации.

В третьей фазе бенчмаркинга осуществляется сбор информации. В подавляющем большинстве случаев сбор данных о предполагаемом партнере осуществляется напрямую, в процессе непосредственного контакта с персоналом выбранной компании. Для этого проводятся совместные обсуждения, организуются визиты, отрабатывается технология обмена данными. В качестве возможной альтернативы допускается получение данных из дополнительных источников.

Все это не отменяет необходимости и не умаляет важности проведения классического кабинетного исследования, предполагающего тщательное и всестороннее изучение любой доступной (не секретной) документации потенциального партнера, публикаций в прессе, сообщений в других средствах массовой информации, данных в Интернете, отзывов партнеров и клиентов компании, посещение организуемых ею презентаций, а также конференций и семинаров, в которых принимает участие потенциальный партнер по сопоставительному анализу.

4. «Анализ»

Анализ данных проводится с целью выявления условий, благодаря которым партнер по бенчмаркингу достиг высоких результатов, а также для формулирования предложений по совершенствованию.

Он включает 5 шагов:

Нормализация данных;

Идентификация зазоров в уровнях показателей;

Идентификация причин возникновения зазоров.

Первый и второй шаги подготовительные. Они позволяют установить достоверность и репрезентативность информации и данных.

Прежде чем приступать к анализу данных, их следует определенным образом нормализовать. Аргументом против использования бенчмаркинга служит то, что все, полученное в результате сравнения, неповторимо и нет сравнений, которые подходят. Однако в большинстве случаев сравнение уместно, если ему предшествует нормализации данных. Под нормализацией данных понимают их корректировку с учетом различий в условиях.

Выявление и оценка зазоров в показателях позволяет установить, что один из партнеров действительно делает нечто, что позволяет ему опережать другого партнера. Для этого используют метод прямого сравнения блок-схем двух процессов, диаграмму причин и результатов, анализ коренной причины.

5. «Адаптация»

Фаза адаптации (внедрения) состоит из четырех шагов:

Описание идеального процесса и обобщение действий по улучшению на его основе;

Разработка плана внедрения, его реализация, мониторинг процесса;

Написание итогового отчета, который включает в себя описание исследования, содержит извлеченные уроки и рекомендации для последующих исследований. Отчет обязательно направляется партнерам по бенчмаркингу. В нем следует отметить всех участников бенчмаркинга, а также возможных участников аналогичных исследований в будущем.

Адаптация результатов бенчмаркинга самый трудный процесс. Не существует двух одинаковых организаций, то, что работает у партнера, возможно, не будет работать в компании — инициаторе или с теми же результатами.

Итак, использование бенчмаркинга повышает эффективность производственных, маркетинговых, управленческих и др. процессов, посредством исследования и внедрения на своем предприятии лучших методов и технологий других предприятий или отраслей. Это может приводить к прибыльному предпринимательству с высокой экономичностью, улучшению позиций в конкурентной борьбе, удовлетворению потребностей покупателей.