Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации

управление персонал информационный.

Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении

Информация — совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Государственные учреждения обычно получают огромный объем данных по каждому проекту или отдельному лицу, и эти данные должны храниться, организовываться, анализироваться и обмениваться для того, чтобы приносить пользу. Поиск оборудования, анализ тенденций изменения, анализ времени реакции, обмен знаниями становятся основной принятия решений Правительства будущего.

а) Многие государственные учреждения вводят сложные внутренние сети, базы хранения данных и другие системы, но им не удается эффективно использовать вложения, так как они игнорируют все остальное, что необходимо сделать для обеспечения открытого доступа к знаниям. Речь идет о внедрении информации в системы и процессы, поощрении служащих, создание альянсов для обогащения организации новыми знаниями.

Управленческие информационные системы представляют собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем (интеграции), что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации — высший, средний и низший.

Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень — уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Информационное обеспечение — одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы управления.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах, как показано на рисунке 1.: она либо оформлена как документ (план, отчет, приказ, заявка и т. д.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т. д.).

Рисунок 1 Информационные ресурсы организации Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и предоставления этой информации. На рисунке 2. представлена схема информационной среды управленческой деятельности.

В организационно-экономической сфере циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике обновления информация. Для управления этой информацией необходимо использовать:

общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93;

Рисунок 2 Информационная среда управленческой деятельности межгосударственные стандарты и государственные стандарты Российской Федерации группы Т54 «Система планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации» ;

межгосударственные стандарты и государственные стандарты Российской Федерации группы Т55 «Система административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного дела» ;

межгосударственные стандарты и государственные стандарты Российской Федерации класса Т6 «Система классификации, кодирования и технико-экономической информации» .

Системы документации (в соответствии с ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, приведены ниже:

• а) Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• б) Унифицированная система банковской документации;
• в) Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• г) Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• д) Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• е) Унифицированная система документации по труду;
• ж) Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
• з) Унифицированная система внешнеторговой документации.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формируются так:

• а) удовлетворение информационных потребностей органов управление;
• б) правильный отбор первичных сведений и источников информации;
• в) правильная систематизация и классификация информации;
• г) непрерывность процесса сбора и переработки информации;
• д) отсутствие дублирование информации;
• е) проверка корректности (непротиворечивости данных);
• ж) многократное использование информации;
• з) приведение к общему формату информации;
• и) фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
• к) уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

В России сейчас реализуется Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002;2010 годы)» (далее именуется — Программа), над которой работает ряд государственных структур.

Программа должна обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе, посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения ИКТ.

В Программе провозглашен революционный принцип снижения доли бумажных документов до 35%. Этот эффект должен быть достигнут за счет интеграции разрозненных ресурсов в единую межведомственную систему, унификации и стандартизации документооборота.

Приоритетным направлением автоматизации является создание единых информационных потоков и баз данных управления. В этот процесс должны быть вовлечены все ветви власти — исполнительная, законодательная, региональная, судебная.

" Электронное правительство" - главная задача властей в едином сетевом пространстве и основа всех моделей государственного управления XXI века.