Академическая переписка. 
Академическое письмо. От исследования к тексту

Сегодня академическую коммуникацию практически невозможно представить без электронной переписки. По электронной почте студент получает домашние задания и отправляет письменные работы, посылает заявки на участие в конференциях, узнает расписание сессии и уточняет у менеджеров программ все необходимые вопросы.

Для того чтобы наша коммуникация была успешной, нужно освоить структуру электронного делового письма, речевые и этические нормы переписки в академической сфере.

Главные требования к официальной академической переписке:

• • уважение к адресату, учет его возможностей, интересов, требований (все это выражается в соблюдении этикета);
• • ясность для адресата целей письма и взаимосвязи фактов в содержании, а также согласованность приложения и содержания письма;
• • краткость.

Структура и речевые нормы электронного письма в академической сфере

Деловое письмо имеет четкую структуру (в скобках обозначены необязательные элементы):

• • (приветствие), обращение;
• • вступление — предваряющее/напоминающее причину письма;
• • содержательная часть;
• • этикетная формула прощания;
• • подпись;
• • (приложение).

Однако первое, что видит человек, которому приходит письмо по электронной почте, — это не само письмо, а имя отправителя сообщения («от кого») и тема. Именно на этом этапе адресат решает, открывать ему письмо или нет. Поэтому ваша первая задача — не дать получателю счесть ваше письмо спамом.

Имя и адрес

Переписка студентов с преподавателями — это деловая переписка. У вас может быть еще в школе созданный личный аккаунт с уменьшительно-ласкательным именем, псевдонимом, просто смешным прозвищем или датой вашего рождения. Но для писем в академической среде они не подходят. Адрес и имя, высвечивающиеся в адресной строке, должны помочь преподавателю понять, от кого он получил письмо, а знает он вас именно по реальным имени и фамилии. Более того, есть риск создать неверное представление о себе, неуместное — в деловом контексте.

Нет: «уеврпмирлитк окпжмдултмжк», «мишка мишка», «5 732 910″, „egor4ik285“, „Sam“, „Флюоресцентная мандаринка“,"666amnesyay».

Да: «Анна Решетникова», «Sergey Vetrov».

Если вы создаете групповую почту, то ошибкой будет указание только имени старосты. Лучше укажите номер своей группы. Креативность проявлять лучше тоже не в имени: эта строка исключительно функциональна.

Нет: «Журфак Журфакович», «Ион Либералартович», «Светлана Яблонская».

Да: «Группа 1217», «БЭК 154», «РИС016», «политологи 2018».

Тема письма

Запомните, что поле «тема письма»: а) обязательно к заполнению, б) не равно обращению. Здесь не может быть ни «Здравствуйте», ни «Уважаемая Анна Ивановна». Здесь не может быть и первой строчки вашего письма.

Тема — это метатекст, то есть текст о тексте, она кратко позволяет донести до человека суть того вопроса, который вы затрагиваете и раскрываете уже в самом письме (его «теле»). Это своего рода тэг — и он должен быть максимально конкретным, то есть описывать именно вашу ситуацию.

Нет: «по subject», «Привет», «ПустойЗ», «Работа», «Здравствуйте! Высылаю вам домашнее задание на случай, если предыдущее письмо не дошло. Спасибо!».

Да: «Эссе группы 1317», «модульное задание Екатерины Нафановой», «дата зачета по академическому письму», «вопрос по реферату „Название реферата“».

Посмотрите на свое письмо с точки зрения вашего адресата. Для студента тема «Академическое письмо» может казаться достаточно конкретной, так как этот курс они слушают всего один-два раза в неделю, но преподаватель, как правило, ведет один предмет у нескольких групп, иногда у разных факультетов, и эти два слова мало что скажут ему о содержании вашего письма. Более уместно будет обозначить тему, например, «Академическое письмо БЭК 124» или «Академическое письмо 15 февраля».

Если вы отправляете тезисы или статью на конференцию или для публикации в журнале, можете указать название своего текста и конференции уже в теме письма, так вы сразу привлекаете к ней внимание и облегчаете дальнейший поиск для адресата.

Нет: «Заявка», «Статья».

Да: «Заявка — Фамилия — Сокращенное название конференции», «Статья — Название статьи — Фамилия».

Приветствие и обращение

Из приветствия («Добрый день!», «Здравствуйте!») и обращения («Елена Игоревна», «Уважаемый Павел») обязательно в переписке только обращение. Поэтому самая распространенная ошибка в студенческих письмах — отсутствие последнего.

Если вы начинаете письмо с приветствия, но без обращения (Добрый день! Здравствуйте,…), то адресат вправе усомниться, что письмо предназначено именно ему, не отправлено ему по ошибке.

Нет: «Здравствуйте».

Да: «Здравствуйте, Павел Анатольевич!»; «Уважаемый Павел Анатольевич!».

Если вы стремитесь максимально овладеть академическим этикетом, то используйте обращение «многоуважаемый» или «глубокоуважаемый» в письмах, адресованных преподавателям из академической среды, известным ученым. Это общепринятое обращение в академической сфере. В то же время молодые преподаватели и административные работники, скорее всего, предпочтут стандартное «Уважаемый» или «Добрый день».

NB Уважения не должно становиться «меньше» к концу письма, поэтому, если вы обратились к адресату как к глубокоуважаемому, то в подписи напишите «с глубоким уважением».

Обращаться к преподавателю принято по имени-отчеству. Только сам преподаватель может попросить студентов называть его по имени — без такого разрешения опускать его отчество в обращении нельзя. Фамилию преподавателя при этом в обращении указывать не надо. И обязательно проверьте, правильно ли вы все записали. Лучше уточнить на сайте вуза имя преподавателя, чем перепутать его и тем самым выказать неуважение.

Нет: «Здравствуйте, Петрова Надежда Александровна», «Мария, привет», «Наталья, …».

Да: «Мария Александровна, здравствуйте!», «Добрый день, Анна Ивановна…».

Обратите внимание, что приветствия в русском языке употребляются в именительном падеже. Родительный падеж характерен для прощаний. «Доброй ночи» и «Доброго времени суток» в качестве приветствия поэтому грамматически некорректны.

Нет: «Доброго времени суток!»; «Доброй ночи, Ирина Марковна».

Да: «Ирина Марковна, доброе утро!», «Добрый вечер, Алексей Петрович», «Добрый день, Анастасия Игоревна», «Здравствуйте, Павел Викторович».

Если вы пишете письмо на коллективную почту, обратитесь к этому коллективу.

Нет: «Здравствуйте. Скажите, можно ли принять участие в конференции?», «Друзья!», «Дорогая кафедра!».

Да: «Глубокоуважаемые члены оргкомитета XX Международной Апрельской научной конференции!», «Уважаемые коллеги/» (только если вы обращаетесь к людям, работающим в одной с вами сфере); «Уважаемые преподаватели!».

Содержание письма. Прикрепление документов

Содержание, тело письма — обязательная его часть. Нельзя только прикрепить файл, но ничего не написать в письме. Напишите, что это за файл, по какому курсу вы отправляете задание. Сформулируйте задачу письма.

Нет: «ЧерныйлебедъАосх», «Академписъмо.ррЬ>.

С уважением, Ирина Петрова, гр. 171.

Да:

1) Здравствуйте, Павел Викторович,

Мое домашнее задание по семинару 1 в приложении.

С уважением, Ирина Петрова, гр. 171.

«Черный лебедь. docx»

2) Здравствуйте, Павел Викторович,

Примите, пожалуйста, мое домашнее задание к семинару 1.

С уважением, Ирина Петрова, гр. 171.

«Черный лебедь. docx»

В названии файла можно указать кроме темы свою фамилию. Это значительно упростит задачу проверяющему, который получает десятки однотипных работ от студентов и в противном случае вынужден их переименовывать, чтобы сохранить все.

Нет: «ЧерныйлебедъАосх», «Академписъмо.ррЬ>.

Да: «Черныйлебедъ_ПетроваДосх», «Академическое-писъмо_1210_Сергеев».

Разбивайте текст на абзацы и добавляйте просветы между ними. Используйте маркированные и нумерованные списки. Визуально так вы показываете его структуру. Письмо, написанное одним сплошным абзацем, сложно воспринимается и требует большего времени на его прочтение, а вы цените время адресата. Чем быстрее он поймет, что вы от него хотите, тем лучше прежде всего для вас.

Цель вашего письма должна быть ясна из первого же абзаца, желательно — из первого предложения.

Проверяйте, отвечаете ли вы всем или только отправителю. Иначе можно попасть в неудобную ситуацию.

Если вы хотите задать лично вас касающийся вопрос преподавателю — пишите со своей почты, а не с общей.

Подпись

Завершающая письмо фраза — этикетная формула — должна принадлежать деловому стилю и соблюдать иерархию. Пожелания хорошего дня возможны от вышестоящего к нижестоящему, но не наоборот.

Нет: «Хорошего дня»; «С теплейшими пожеланиями»; «Отличных выходных».

Да: «С уважением», «Всего Вам доброго».

Далее обязательно следует именная подпись. Всегда подписывайте свои письма. Чтобы преподаватель быстро понял, с кем вступает коммуникацию (число студентов одного преподавателя в семестре может исчисляться трехзначным числом, так что он может не запомнить всех сразу), укажите свои имя, фамилию, номер группы, направление подготовки.

Нет: «Маша»; «Иван Петров».

Да: «Мария Веснина, группа 217 ВК»; «Иван Петров, студент 5 английской группы, 3 курс филологического факультета».

Если вы пишете преподавателю, который в данный момент у вас ничего не ведет, напомните ему, кто вы, где вы встречались в предыдущий раз.

Нет: «Иван Геннадьевич, можете прислать мне вашу последнюю статью? Маша Иванова».

Да: «Уважаемый Иван Геннадьевич,

Спасибо Вам за совет прочитать книгу «Название книги» который Вы мне дали после Вашей лекции о «тема лекции» в «название площадки». Вы упоминали, что в своей последней статье рассматриваете смежный вопрос. Если это возможно, не могли бы Вы прислать ее или посоветовать, где ее можно найти в электронном формате? В нашу библиотеку, к сожалению, этот журнал еще не поступил".

Или:

«Иван Геннадьевич, здравствуйте!

Я училась у Вас два года назад на курсе «Название курса». На сайте журнала «Название журнала» увидела, что Вы опубликовали там статью «Название статьи». Я исследую сейчас смежную тему («тема исследования»), и мне было бы очень полезно ее прочитать. К сожалению, на сайте доступна только аннотация. Если у Вас будет возможность прислать электронную версию — была бы Вам очень признательна.

С уважением, Маша Иванова

Студентка N курса Название направления".