Электронные коллекции документов

Электронные коллекции относятся к виду электронных информационных ресурсов, которые в настоящее время активно разрабатываются библиотечно-информационными учреждениями. Создание электронных коллекций позволяет им обеспечить сохранность имеющихся уникальных документов (раритетных изданий, рукописей, краеведческих документов и т. п.), кумулировать разрозненные по структурным подразделениям (а иногда и по различным учреждениям, организациям, личным фондам) материалы; расширить состав информационных ресурсов, используемых при организации информационно-библиотечного обслуживания пользователей.

В соответствии с определением, приведенным в «Большом иллюстрированном словаре иностранных слов», коллекция (от лат. collectio — собирание) — систематизированное собрание каких-либо предметов, представляющее обычно научный, художественный, исторический интерес.

Понятие «электронная коллекция» введено ГОСТ Р 7.0.94−2015 «СИБИД. Комплектование библиотеки документами. Термины и определения»: «Все документы в электронной форме, сведения о которых включены в каталог библиотеки, независимо от способа создания и распространения, доступные пользователям библиотеки или информационного центра».

В профессиональной литературе отражены различные подходы к определению данного понятия. Представление о них дает приведенная ниже таблица 10.

Таблица 10

Определения понятия «электронная коллекция»

Анализ приведенных определений понятия «электронная коллекция» позволяет выявить отличительные признаки, присущие электронным коллекциям, к числу которых относятся:

• • целостность собрания;
• • взаимосвязь представленных в коллекции документов / данных по определённым признакам (содержательным, формальным);
• • полнота отображения предмета коллекции за длительный период его развития;
• • единые принципы отбора материала;

• • представление документов в цифровой форме;
• • общий интерфейс коллекции;
• • возможность многоаспектного поиска элементов коллекции.

Следует заметить, что для обозначения электронной коллекции разработчиками используется различная лексика: «электронная коллекция», «электронный архив», «мультимедийная летопись», «летопись города», «фотолетопись» и др. Тем не менее все эти ресурсы объединяет наличие у них признаков электронной коллекции.

Электронная коллекция документов — целостная совокупность документов, объединённых по одному или нескольким признакам, представленная в цифровой форме с единым интерфейсом и обладающая средствами навигации и поиска ее элементов Поскольку библиотечно-информационные учреждения преимущественно объединяют в рамках коллекций документы, далее будем рассматривать электронные коллекции документов.

Создаваемые электронные коллекции характеризуются видовым разнообразием. Представление об основных видах электронных коллекций документов дает таблица 11.

Многоаспектная классификация электронных коллекций документов

Таблица 11

На практике встречаются электронные коллекции, представляющие собой тематические подборки. Как правило, они являются небольшими по объему, включают совокупность документов, посвященных какой-либо узкой теме, не обладают поисковым аппаратом и предполагают последовательное перемещение по коллекции с использованием гиперссылок. Следует заметить, что такие электронные информационные ресурсы не обладают всей полнотой признаков электронных коллекций.

Большинство создаваемых библиотечно-информационными учреждениями электронных коллекций документов организованы в виде собраний электронных документов. Данные электронные коллекции отличаются большим объемом, наличием поискового аппарата и средств навигации.

Электронные коллекции документов могут быть организованы как самостоятельно функционирующий электронный информационный ресурс или быть интегрированы в электронную библиотеку. Следует заметить, что коллекции являются наиболее распространенной формой организации информационных ресурсов в электронной библиотеке.

Библиотечно-информационные учреждения используют различные способы создания электронных коллекций документов:

• • электронные коллекции создаются на основе документов, принадлежащих конкретному учреждению (самостоятельно генерируемые электронные коллекции документов);
• • электронные коллекции создаются из уже существующих документов и собраний (сводные электронные коллекции документов);
• • электронные коллекции организуются из сгенерированных (созданных держателем) и агрегированных (собранных из разных источников) документов (смешанные электронные коллекции документов).

Генераторами электронных коллекций документов выступают различные учреждения (библиотеки, музеи, архивы, научные и образовательные учреждения), а также энтузиасты-любители. В библиотечноинформационной сфере работой по формированию электронных коллекций занимаются в той или иной мере библиотечно-информационные учреждения практически всех видов.

Важную роль в создании и обеспечении доступа к электронным коллекциям документов играет Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина (http://www.prlib.ru). Электронные коллекции размещены на сайте библиотеки в рубрике «Коллекции Президентской библиотеки» и распределены на две группы: «Базовые коллекции» («Власть», «Народ», «Язык», «Территория») и «Подборки коллекций» («События», «Темы», «Персоны», «Регионы России», «Россия и страны мира», «Типо-видовые коллекции», «Периодические издания», «Авторефераты диссертаций», «Учебные издания»). Также обеспечена возможность доступа к коллекциям по хронологическому признаку и по алфавиту наименований коллекций.

Федеральные, центральные отраслевые, областные и краевые, вузовские, муниципальные библиотеки создают электронные коллекции, для которых источником формирования в подавляющем большинстве являются документы из их фондов. Так, Российской государственной библиотекой осуществляется создание электронных коллекций, которые представлены в составе электронной библиотеки (http://elibrary.rsl.ru): «Универсальное собрание», «Старопечатные книги», «Нотная коллекция», «Научная и учебная литература». Библиотеки субъектов РФ формируют краеведческие электронные коллекции. Библиотеки учебных заведений, как правило, создают электронные коллекции учебно-методических материалов, электронные коллекции научных трудов сотрудников вуза, электронные коллекции публикаций об учебном заведении и т. п. Отличительной особенностью создаваемых библиотеками электронных коллекций является их юридическая чистота. Библиотеки крайне редко включают в состав своих цифровых коллекций документы, попадающие под действие Гражданского кодекса (часть 4), регламентирующего использование интеллектуальной собственности. В случаях, когда такие произведения включаются, библиотеки заключают с правообладателями соответствующие договоры.

Заметный вклад в разработку электронных коллекций вносят научные и образовательные учреждения. В 2009 году Российской академией наук начата подготовка серии электронных коллекций, посвященных научному наследию и истории Российской академии наук (http://www.ras. ru/scientificactivity/functioningsystems/e-collections.aspx). В составе данной серии представлены коллекции «Президент АН СССР С. И. Вавилов. 120 лет со дня рождения», «Академия наук и космос. К 50-летию полета Ю. А. Гагарина», «Президенты Академии наук», «Атомная эра: вклад Академии наук», «Награды Академии наук», «Российская академия: коллекция портретов (1783−1841)», «М. В. Ломоносов и его время» и др. Среди проектов Сибирского отделения Российской академии наук следует отметить фотоархив «СО РАН с 1957 года: фотолетопись» (www. soranl957.ru), архив академика А. П. Ершова (http://ershov.iis.nsk.su).

Помимо вузовских библиотек, в сфере высшего образования инициаторами и участниками этого процесса являются факультеты, кафедры и специализированные научные подразделения. Как правило, такие коллекции посвящены истории вуза, персонам, внесшим заметный вклад в его развитие, научным школам и направлениям и др. Так, кафедрой технологии автоматизированной обработки информации Кемеровского государственного института культуры создан комплекс электронных коллекций документов, позволяющих получить целостное представление об истории, направлениях деятельности, достижениях в научно-исследовательской, учебно-методической, воспитательной работе кафедры, а также личностях, определивших путь её становления и развития. Данный комплекс электронных коллекций включает: электронный архив основателя кафедры — профессора С. А. Сбитнева (https://ebooks.kemgik. ru/public/Multimedia/SbitnevArhiv2008/photogallery/index.html); электронную коллекцию документов профессора Н. И. Колковой, возглавлявшей кафедру в период с 1996 по 2011 год; «Мультимедийную летопись кафедры ТАОИ КемГУКИ», «Фотоархив кафедры ТАОИ КемГУКИ» (http:// taoi.kemguki.ru).

В настоящее время наблюдается тенденция интеграции электронных коллекций, формируемых библиотеками, архивами и музеями, с целью обеспечения навигации и сквозного поиска объектов научного и культурного наследия в фондах различных институтов памяти.

Электронные коллекции документов выполняют следующие функции:

• • информационную функцию, так как содействуют информационному обеспечению различных областей науки, культуры, образования путем создания и предоставления полнотекстовых документов;
• • источниковедческую функцию, так как обеспечивают доступ к цифровым копиям оригинальных источников информации;
• • мемориальную функцию, так как содействуют сохранению и продвижению культурного, научного наследия, формированию исторической памяти;
• • познавательную функцию, так как позволяют приобщиться к новым знаниям;
• • образовательную функцию, так как содействуют углублению и расширению знаний пользователя, а также его самообразованию;
• • просветительскую функцию, так как способствуют популяризации, распространению знаний;
• • научную функцию, так как содействуют глубокому изучению темы (предмета, проблемы) научными работниками и специалистами за счет предоставления полных текстов документов из удаленных фондов;

• • кумулятивную функцию, так как объединяют разрозненные документы (в том числе территориально) в рамках одного ЭИР, концентрируют на одном носителе текстовые, видео-, фотодокументы;
• • систематизирующую функцию, так как суммируют знания, накопленные наукой и практикой в определенной предметной области, и обеспечивают их упорядочение по различным признакам;
• • ориентирующую функцию, так как обеспечивают ориентирование в заданной предметной области и быстрое нахождение необходимых сведений в зависимости от выбранных критериев поиска.

Массовый характер создания библиотечно-информационными учреждениями электронных коллекций документов требует освоения технологии их создания, которая рассмотрена в параграфе 5.4 данного учебника.