Задание 1. Общая характеристика систем автоматизации бухгалтерского учета, их возможности и ограничения

Уровень развития современных технологий позволяет значительно упростить процессы сбора и обработки учетных данных. Для этого используются различные системы автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета подразумевает применение электронно-вычислительных машин, которые с помощью компьютерной программы обеспечивают ведение бухгалтерского учета.

Система автоматизации бухгалтерского учета — это комплекс программных, информационных средств, позволяющих осуществить ведение бухгалтерского учета, подготовку финансовой отчетности и анализ финансовой деятельности предприятия.

Бухгалтерские информационные системы должны решать следующие основные задачи:

обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

получение оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета, учета по МСФО на основе единой первичной информации;

получение достоверных сведений для принятия управленческих решений;

автоматизация обработки информации на всех стадиях технологического процесса, начиная со стадии первичного учета.

Системы автоматизации бухгалтерского учета могут быть сгруппированы следующим образом:

Программы предназначены и создаются для работы в различных операционных системах (оболочках). В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows и т. д.

С большой долей вероятности программа, созданная для работы, например, в операционной системе Windows будет неработоспособна в DOS.

По степени автоматизации программы можно разбить на следующие основные категории: узкоспециализированные программы, специализированные, универсальные (комплексные системы).

Узкоспециализированные программы служат для автоматизации выполнения какой-либо одной операции, например, печати платежных поручений.

Специализированные программы решают задачи автоматизации отдельного участка, например, учет всех банковских операций с автоматическим формированием всех платежных документов, выписок банка, накопительных ведомостей и журналов-ордеров.

Универсальные (комплексные) системы охватывают весь процесс бухгалтерского учета и могут включать в себя учет кассовых, банковских операций, основных средств, товароматериальных ценностей и т. д. и формирование всех регистров учета, в том числе главной книги.

Программы предназначены и создаются для работы в различных организациях и предприятиях. Специфика учета каждого предприятия отличается от остальных и может зависеть от формы собственности, отраслевой принадлежности, вида деятельности. Бухгалтерские программы должны учитывать перечисленные особенности.

Очень часто возникает необходимость организовать раздельный бухгалтерский учет на нескольких компьютерах (рабочих местах) с последующим слиянием данных для подведения итогов. Как правило, разделение работ между рабочими местами осуществляется по участкам учета. В этой связи в настоящее время все бухгалтерские пакеты можно разделить на следующие категории: работающие в автономном режиме; работающие в сетевом режиме.

Масштаб организации также накладывает свой отпечаток на выбор автоматизированных систем бухгалтерского учета. В этом отношении все бухгалтерские программы могут быть разделены на следующие категории: для малых, средних и крупных предприятий.

На данный момент разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях.

Организация может сама разработать или приобрести лицензионную программу. Выбор программы зависит от величины организации, объема хозяйственных операций, потребностей в раздельном учете и т. д.

Немаловажной характеристикой является наличие макроязыка (встроенного языка программирования) и степень его развития в целях адаптации программного продукта к изменяющимся условиям функционирования производства и законодательной базы.

Программы могут отличаться по наличию сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и т. п.: отсутствуют, недостаточно развитые, хорошо развитые, позволяющие делать изменения, настройку самим пользователем, не изменяя при этом программы.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские программы содержат, как правило, большой объем нормативно-справочной информации, включающей документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные.

Они позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, а также работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета дает возможность проводить большое число различных операций, в частности начисление заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Основными достоинствами данной формы учета являются однократное введение первичной информации, высокая аналитичность, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией за любой отрезок времени, автоматический контроль арифметической точности.

При автоматизированной форме учета, так же как и при ручных формах, работа бухгалтера заключается в обработке первичных оправдательных документов и бухгалтерских справок. Каждый документ, соответствующий хозяйственной операции, записывается машинным способом с помощью бухгалтерских проводок. Многие первичные документы формируются непосредственно в программе, и на их основе создаются бухгалтерские записи. Выходными формами являются как традиционные учетные регистры, так и регистры, предлагаемые бухгалтерской программой (карточка счета, оборотно-сальдовые ведомости общие, по счетам и субсчетам, анализ счета, анализ субконто и др.). На основании этих регистров программным способом формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Документы предусмотрены для большинства типовых операций. Например, поступление денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Документ формирует запись по дебету счета 50 «Касса», кредит счета определяется в зависимости от статьи движения денежных средств. Если, например, это возврат подотчетных сумм, программа автоматически определит корреспондирующий счет — 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, в условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

• — формирование первичного учетного документа на основе ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;
• — перенос необходимых сведений на машинные носители информации;
• — создание в автоматическом режиме стандартной выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• — создание по запросу в автоматическом режиме детальных, обобщенных или сгруппированных по определенным признакам бухгалтерских данных в виде машинограмм или видеограмм для проведения контрольных мероприятий, аналитической работы, управленческих и других нужд.

Принципом автоматизированной формы бухгалтерского учета является однократный ввод первичных данных и многократное их использование не только в учетных целях, но и в любой экономической деятельности организации, связанное с возможностью накапливания значительного объема информации на жестком диске ЭВМ. Автоматизированная форма бухгалтерского учета на данный момент является наиболее распространенной.