Анализ системы документирования

Деятельность организации основана на законодательных и нормативных актах, положениях, инструкциях, государственных стандартах. Без использования организационно — правовой базы не возможно организационная деятельность. Особые требования предъявляются к документу, который играет важную роль не только при регистрации предприятия, но и является главным регистрационным документом.

Документы составляются по указанию Генерального директора, руководства ЦЗНГН, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

Оформление документов ЦЗНГН, высылаемых за его пределы, следует производить на бланках с изображением эмблемы (логотипа). Оформление внутренних документов предприятия следует производить на стандартных листах машинописной бумаги формата А4.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1−2 интервала.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами, без знаков препинания.

Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

• — указание учреждения — автора;
• — наименование вида документа (на письмах наименование не указывается);
• — заголовок документа;
• — адресат и место составления или издания документа;
• — проставление отметок о согласовании текста документа (визирование);
• — удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
• — проставление отметок о прохождении и исполнении документа;
• — в письмах-ответах в установленном месте бланка ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения.

Датой документа является дата его подписания. Датой издания (принятия) распорядительного документа считается дата подписания его руководителем. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датой документа, составленного совместно несколькими организациями, является дата подписания его последней организацией.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Если документ составлен на бланке ЦЗНГН, то должность указывается сокращенно.

При подготовке документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

Отметка об исполнителе включает: фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку располагают на лицевой стороне ниже подписи должностного лица с левой стороны листа или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При уходе работника в отпуск, выезде в командировку, его увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

На каждого обратившегося гражданина заводится личное дело, в которое включаются следующие документы (см. Приложения):

• — направление на прохождение медицинской комиссии;
• -заявление о предоставление безработному гражданину государственной услуги по профессиональной ориентации;
• — заявление о предоставление безработному гражданину государственной услуги по психологической поддержке;
• — карточка персонального учета гражданина, ищущего работу;
• — приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия по безработице;
• — выписка из приказа о назначении выплаты пособия по безработице;
• — приказ о приостановке предоставления государственной услуги в виде выплаты пособия по безработице;
• — выписка из приказа о приостановлении выплаты пособия;
• — приказ о прекращении предоставления государственной услуги в виде выплаты пособия по безработице с одновременным снятием с учета в качестве безработного;
• — выписка из приказа о приостановлении выплаты пособия по безработице;
• — приказ о назначении, размере и сроках выплаты стипендии;
• — выписка из приказа о назначении стипендии;
• — заявление гражданина о направление на обучение;
• — заявление-анкета о предоставлении гражданину государственной услуги содействия в поиске подходящей работы;
• — заявление-анкета о предоставлении безработному гражданину государственной услуги по социальной адаптации безработных граждан на рынке труда;
• — заявление о предоставлении безработному гражданину государственной услуги по содействию самозанятости;
• — заявление гражданина о начислении стипендии.