Совершенствование системы информационного обеспечения управленческих процессов в организации

Внедрение новых информационных технологий в процесс управления деятельностью редакции

В процессе разработки рекомендаций по усовершенствованию процесса информационного обеспечения при принятии управленческих решений, необходимо использовать компьютерные информационные технологии.

Данная необходимость обусловлена и тем еще, что редакция имеет малый штат сотрудников при огромном количестве поступаемой, требующей обработки и исходящей информации. Существующий документооборот, выходит зачастую за пределы одного города. Работа с базами данных,. использование интерактивного режима и безбумажная обработка документов, а также пополнение баз данных — необходимые составляющие для оптимизации рабочего процесса современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций и улучшения экономических показателей.

Эффективной работе подразделений способствуют различные виды техники и технологии. В процессе оптимизации процессов управления на каждое рабочее место в редакции журнала должен быть установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. Персональные компьютеры должен быть оснащен стандартными и специфическими элементами программного обеспечения (в зависимости от типа выполняемых сотрудником организации работ):

• · операционными системами Windows или IOS со стандартными пакетами приложений;
• · Антивирус NOD 32, или Kaspersky с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно;
• · обязательной возможностью выхода в глобальную сеть Интернет;
• · программой учета «1С-предприятие»;
• · файлами для запуска сетевых программ: Гарант, Консультант Плюс;
• · прикладными программами: Advego Plagiatus 1.1.0.49, Corel Draw.

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в исследуемой редакции установлена локальная сеть.

Каждый из сотрудников редакции должен иметь свое имя в сети и пароль для входа в сеть, также должна быть разработана внутренняя электронная почта организации, по которой можно послать информацию любому из сотрудников, зная его сетевое имя.

При необходимости, для сохранения конфиденциальности получаемой и передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например, нескольким пользователям. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, заместителем и между несколькими сотрудниками при совместной разработке проектов.

Необходимо отметить, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т. е. остается больше места для работы специфических программ. Исчезает необходимость использовать носители для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме он-лайн. Наконец, можно отметить экономию средств при техническом обеспечении редакции: нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.

Сотрудники исследуемого предприятия используют в своей работе различные информационные технологии. Отдел журналистов пользуется текстовыми редакторами, в основном Word и графическими редакторами типа Chartist-b, Corel Draw, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Отпадает необходимость использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже рассчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.

Бухгалтерия и секретарь должны быть оснащены последней версией соответствующего вида программы «1С — предприятие», призванную для автоматизированного учета и обработки соответствующей информации. При использовании современных телекоммуникаций возможна оперативная передача информации из первых уст в режиме он-лайн.

Применение факса и модема должно помочь в передаче информации по внешним каналам и контрагентам, для получения от них необходимых сведений.

По нашему мнению, максимальное использование передовых информационных технологий хорошо подготовленными менеджерами, квалификация которых позволяет им использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность редакции работать в условиях развивающегося рынка не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их, принимая управленческие решения, контролировать их реализацию.

В сегодняшних динамичных условиях развития окружающей среды считается необходимым внедрение передовых технологий в производственный и управленческий процесс. Этому должно содействовать руководство организации, через приобретение информационных продуктов и современной техники, а также через повышение квалификации сотрудников редакции в целях освоения новых технологий, процессов и устройств.