Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также раз-личных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению ор-ганизации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физиче-ских лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, ох-ватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цель данной работы рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в кур-се последних изменений законодательства;

2. проанализировать деятельность действующего предприятия в об-ласти бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

3. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета коман-дировочных расходов;

4. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Методологической основой написания курсовой работы являются норма-тивные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная ли-тература, периодические издания и данные действующего предприятия.

Объектом исследования является конкретное предприятие Общество с ограниченной ответственностью «Приоритет» .

1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с под-отчетными лицами

1.1. Выдача и учет подотчетных сумм.

Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы орга-низации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должно-стных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определя-ется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денеж-ные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям рас-ходования: административно-хозяйственные и операционные расходы[1].

Подотчетные суммы учитываю на активном счете 71 «Расчеты с подот-четными лицами», по дебету которого отражают выдачу денежных авансов подотчетным лицам, а по кредиту утвержденные суммы расходов из подот-четных сумм, а также возврат авансов.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче в разрезе подотчетных лиц.

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами — при-вычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров организаций всех форм собственности и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практиче-ски не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций — с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценно-стей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, спе-цифически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных в организации, и т. д. В результате, как показывает практика, ошибки и по-грешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расче-тов с подотчетными лицами. Отметим, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точ-ность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т. д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери[7].

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руково-дителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую ис-прашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за ра-ботником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс[4].

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются ру-ководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым прика-зом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике ор-ганизации.

Порядок оформления документов при командировке изложен в Инструк-ции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция N 62).

При направлении работника в командировку наряду с командировочным удостоверением на усмотрение руководителя может быть оформлен приказ. При этом организация может издать приказ, в котором указывается перечень документов, необходимых для направления работника в командировку.

Это может быть приказ о командировании или командировочное удостовере-ние (Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16−00−16/158).

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный на-чальник заполняет форму N Т-10а «Служебное задание для направления в ко-мандировку и отчет о его выполнении», в котором указывается служебное за-дание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. За-тем задание утверждает руководитель организации. На основании его отдел кадров организации выписывает командировочное удостоверение (форма N Т-10), причем в одном экземпляре. Если сотрудник организации в ходе выполне-ния служебного задания посещает несколько пунктов назначения, то в этом случае в каждом месте в документе необходимо сделать отметку о прибытии и убытии. Отметки должны быть заверены подписью должностного лица и печа-тью (п. 6 Инструкции N 62).

Командировочное удостоверение — документ, который подтверждает то, что расходы произведены фирмой обоснованно. Для работника же этот доку-мент необходим, чтобы ему возместили расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на коман-дировочные расходы, ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (План счетов бухгалтерского учета ФХД организации, утвержденный Прика-зом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н). Командировочные расходы отражаются в сумме фактически понесенных и документально подтвержден-ных расходов по кредиту счета 71. На счете 50 «Касса» отражаются денежные средства, выдаваемые работнику в качестве аванса и возврата работником, в случае их неиспользования. Согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33, командиро-вочные затраты являются расходами по обычным видам деятельности[7].

В командировку может направляться физическое лицо, с которым отно-шения данной организации регулируются трудовым договором (соглашением, контрактом) на постоянной основе или в качестве совместителя. То есть, если с таким работником отношения предприятия регулируются гражданско-правовыми договорами, он не может направляться в служебную командировку от данного предпрития. Что касается совместителя, то он может иметь два командировочных удостоверения по направлению в командировку (скорее все-го, в один пункт и, видимо, для достижения одной цели) — одно с основного места работы, второе — с работы по совместительству (Инструкция о служеб-ных командировках № 146, 30.04.1999).

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель коман-дировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоян-ной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалте-рию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый от-чет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, под-тверждающие произведенные им расходы.