Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества. Такая обязанность установлена ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .
В ходе проводимой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущественных ценностей, состояние расчетов и финансовых обязательств.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Соответствующее решение может быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной политике и т. п. В такого рода документе устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых — ежемесячно, по итогам квартала и т. п., так и проводимых в зависимости от наступления определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно порядок проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации обязательно оформляются специальным документом, называемым «Инвентаризационная опись». В ней указывается наименование конкретного объекта учета, обнаруженное его количество в натуральном выражении (или стоимостном). Затем эти описи передаются в бухгалтерию для сверки с данными бухгалтерского учета.
На основании сверенных данных, указанных в инвентаризационной описи с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, где указываются те позиции, по которым обнаружены расхождения. В этой же сличительной ведомости определяется результат инвентаризации — излишки или недостачи, то есть доходы или расходы (счет 91). Все излишки и недостачи приходуются в бухгалтерском учете, то есть оформляются бухгалтерскими записями как результаты инвентаризации.
По результатам инвентаризации составляется акт, в котором указывается общая сумма доходов или расходов, то есть излишков или недостач. Излишки, как правило, приходуются и попадают под налогообложение налога на прибыль по рыночной стоимости. В акте также указываются недостачи, которые решением руководителя могут быть отнесены на материально ответственное лицо (в этом случае должен быть заключен договор о полной материальной ответственности с материально ответственным лицом) или списаны за счет предприятия, то есть как прочие расходы.
инвентаризация финансовый ценность имущественный.
